Zákazky - Číselníky

Z WikiOrange
Prejsť na: navigácia, hľadanie


Modul Zakázky slouží k zadávání karet zakázek, jejich sledování, plánování a vyhodnocování. Na zakázku se zadávají termíny, plánované náklady a výnosy. To vše můžete porovnávat se skutečnými údaji dle dokladů v systému Helios Orange. Finanční plány lze zadávat jak sumační tak i po měsících.

BID59

Modul Zakázky je určen k evidenci a následnému vyhodnocení různých akcí, které z hlediska programu Helios Orange označíte jako zakázku. Jsou to jednotlivé obchodní případy, projekty, akce v rámci firmy, apod. Zakázky lze vyhodnocovat jednak sumačně, sledujete pouze náklady a výnosy, jednak i s rozlišením na jednotlivé dílčí operace vztahující se k dané zakázce. Dílčími operacemi lze rozumět například měsíční mzdové náklady, materiálové náklady, náklady na kooperace, atd. Výsledek skutečných účetních operací lze porovnávat s plánovanými částkami jak sumačními, tak i s časově rozlišenými. K jednotlivým zakázkám je možné si zobrazit veškeré vystavené doklady. Aby bylo možno si zobrazit i doklady vystavené na zakázku, je nutné, aby na nich bylo vyplněno číslo zakázky. Podmínkou pro to, aby bylo možné pracovat s účetními doklady v modulu Zakázka je, aby na konkrétním účetním zápise byla přiřazena zakázka. Na účtech, u kterých chcete sledovat zakázku, je vhodné nastavit v účetním rozvrhu parametr Zadávání zakázky – povinné.

Upozornění Modul zakázky je rozdělen na 2 části:

1) zakázky, které obsahuje Helios v jádru systému
2) rozšířenou funkcionalitu zakázek, kterou je třeba dokoupit jako samostatný modul
Rozšířená funkcionalita mimo jiné obsahuje: Kalkulace, Termíny, Měsíční plán a další vybrané volby pásu karet.


Řady zakázek

BID1386

Máte možnost vytvořit si vlastní řady zakázek. Automaticky je generována jedna systémová zakázka. Pro každou řadu zakázek lze nastavit vlastní číslování.
V editoru řad lze na záložkách:

  • 2 – Priorita
  • 3 – Identifikátor
  • 4 – Stav

určit, které hodnoty z číselníků

  • Číselník priorit zakázek
  • Číselník identifikátorů zakázek
  • Číselník stavů zakázek

se budou pro danou řadu nabízet pro zadání

  • v editoru Obchodní případy – do polí
    • Priorita
    • Důvod fáze
    • Fáze případu
  • v editoru Zakázky
    • Priorita
    • Identifikátor
    • Uživatelský stav


Editor

Přehled Zakázek naleznete v nabídce Číselníky, Zakázky.

Pokud chcete založit novou kartu zakázky, použijete volbu pásu karet Nový. Otevře se vám nová karta, kde vyplňujete základní údaje o zákazníkovi, termínech, atd. Novou zakázku můžete založit i přímo z jakéhokoli dokladu, na který lze zadat číslo zakázky.


Číslo zakázky

15-ti místný údaj. Lze zadat libovolné znaky. Je to jednoznačný identifikátor zakázky. Nelze zadat dvě zakázky se stejným číslem. Systém najde naposledy zadanou zakázku a nabídne číslo o jedničku větší. Pokud potřebujete, tuto hodnotu přepíšete požadovaným číslem zakázky.

Upozornění Číslo zakázky je jediný povinný údaj na kartě zakázky.


Název

Název zakázky, max. 100 znaků – textový údaj, do kterého uvedete název dané zakázky.


Druhý název

Druhý název zakázky, max. 100 znaků. Opět textový údaj.

Pomocí volby Nastav lze tyto údaje zobrazovat v přehledu a lze podle nich třídit a filtrovat seznam zakázek.

Záložka 1 - Zakázka

Na této záložce zadáváte veškeré nefinanční údaje týkající se dané zakázky.


Příjemce zakázky

Z číselníku Organizací zadáváte, pro koho je daná zakázka určena.


Místo určení příjemce

Vybíráte z číselníku Organizací místo určení. To je místo, kde budou např. prováděny práce, nebo kam se má odvézt zboží.


Zadavatel

Z číselníku Organizací vybíráte, kdo je zadavatelem zakázky.


S kým se jednalo

Vybíráte z číselníku kontaktních osob.


Zodpovědný pracovník

Výběrem z číselníku Zaměstnanců zadáte zodpovědnou osobu za zakázku.


Zodpovědné středisko

Výběrem z číselníku Organizační struktura zadáváte středisko, kterému daná zakázka přísluší. Jednotlivým střediskům z organizační struktury lze přiřadit Střediskový koeficient. Tento koeficient se používá ve výpočtech kalkulací zakázky, například pro rozpočítání fixních nákladů jednotlivých středisek na zakázku. Postup zadání naleznete v kapitole Předpisy kalkulace.


Začátek plán

Zadáváte plánovaný začátek zakázky.


Začátek realita

Zadáváte skutečný začátek zakázky.


Konec plán

Zadáváte plánovaný konec zakázky.


Konec realita

Zadáváte skutečný konec zakázky.


Stav

Vybíráte z číselníku stavů:

  • Aktivní - zakázka se používá, lze zadat na doklad
  • Blokovaná - při výběru takové zakázky na doklad budete upozorněni, že zakázka je blokovaná, ale na doklad lze zadat,
  • Uzavřená - zakázku ve stavu Uzavřená nelze zadat na doklad.
    • Více Info ZDE.



Uživatelský stav

Pomocí číselníku stavů lze k zakázce přiřadit vlastní stav.


Priorita, Identifikátor

Pomocí číselníku priorit a identifikátorů lze jednotlivé zakázky třídit do různých skupin dle vaší potřeby.


Nadřízená zakázka


Výběr z číselníku Zakázek. Využijete například tehdy, pokud tato zakázka je součástí jiné. Ke každé kartě zakázky lze zobrazit seznam podřízených zakázek a lze vyhodnotit nadřízenou zakázku dohromady s podřízenými zakázkami dle předpisu kalkulací zadaného na nadřízené zakázce.


Návazná zakázka

Vybíráte z číselníku Zakázek tu zakázku, která je návazná (pokračující).


Veřejná zakázka - pole je viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Pokud je zaškrtnuto, je tato zakázka "vnímána" jako veřejná zakázka - slouží pro modul Výkazy pro Příspěvkové organizace.

Záložka 2 - Dodatky

Na této záložce můžete vyplnit pole Číslo objednávky, Číslo nabídky, Číslo smlouvy, Upozornění a Poznámku.

Funkce Upozornění je stejná jako u organizací - pokud je vyplněno, zobrazí se při přenosu zakázky na doklad okno se zadaným textem.


Záložka 3 - Kalkulace

Upozornění Tato záložka je dostupná pouze při zakoupení plné funkcionality modulu zakázky.


Na této záložce zadáváte veškeré plánované finanční údaje, případně počáteční stav u zakázky již běžící. Dále zde zadáváte číslo kalkulačního předpisu, podle kterého se budou počítat z modulu Účetnictví veškeré další, skutečné finanční hodnoty.

Záložka kalkulací na kartě zakázky


Číslo předpisu BID175 Na tomto poli se přepnete do číselníku Předpisů kalkulace, ze kterého vyberete předpis, podle kterého se mají počítat skutečné finanční hodnoty z modulu Účetnictví. Postup, jak zadat předpis kalkulace, naleznete v kapitole Předpisy kalkulace.


Sumační plán

Pokud jste již vyplnili číslo předpisu, vyplnily se vám názvy řádků tak, jak jste je v definovali předpisu kalkulací. Do sloupce Plán vyplníte plánované finanční hodnoty. Tato čísla se zobrazí ve výpočtu kalkulací, kde je možné je porovnávat s čísly skutečnými.


Počáteční stav

Jestliže není na kartě zadáno číslo kalkulačního předpisu, nelze vyplnit jednotlivé hodnoty. V počátečním stavu zakázky lze zadávat dva sloupce. Skutečnost a Plán. Skutečnost vyplňujete pouze tehdy, jestliže v době zadávání zakázky do systému Helios Orange již nějaké skutečné hodnoty znáte. Hodnoty vyplněné ve sloupci Skutečnost a Plán se vám budou zahrnovat do celkových skutečných hodnot při spuštění výpočtů kalkulací. Pomocí Nastav si lze tyto hodnoty ve výpočtech zobrazit i samostatně. Sloupec Plán vyplňujete tehdy, jestliže chcete rozlišit, jaký byl plán do doby zadání zakázky do systému Helios Orange a jaký je plán po jejím zadání.


  • Ve sloupci Počáteční stav - skutečnost lze použít následující symboly.

SKUTEKn - odkaz na jiný řádek tohoto sloupce.

SUM(SKUTEKm:SKUTEKn) - sumace vybraných řádků tohoto sloupce (součet řádku „m“ až „n“).


  • Ve sloupci Počáteční stav - plán lze použít následující symboly.

PLANn - odkaz na jiný řádek tohoto sloupce.

SUM(PLANm:PLANn) - sumace vybraných řádků tohoto sloupce (součet řádku „m“ až „n“).
m,n = číslo řádku daného sloupce


Príklad Příklad vyplnění Počátečního stavu zakázky

Zadání

V době zavádění systému Helios Orange již máte rozeběhnutou zakázku Stavba rodinných domů. Tato zakázka již běží od 01/2007, Helios Orange zavádíte od 07/2007. Se zakázkou chcete i nadále pokračovat a v sumárních vyhodnoceních potřebujete zohlednit i již proběhlé náklady a výnosy. Dále chcete ve vyhodnocení zohlednit plán do 06/2007 a od 07/2007. Hodnoty, které již znáte:

Skutečnost do 06/2007 Plán do 06/2007 Plán od 07/2007
Mzdové náklady: 159 500,- 150 000,- 300 000,-
Nakoupený materiál: 650 700,- 690 000,- 1 300 000,-
Služby kooperačních partnerů: 810 000,- 980 000,- 1 500 000,-
Zisk z prodeje domu: 1 950 000,- 2 500 000,- 5 000 000,-


Provedení

Založíte si zakázku Stavba rodinných domů. Na záložce Kalkulace, Sumační plán, vyberete do položky Číslo předpisu číslo kalkulačního předpisu, podle kterého se budou počítat skutečné finanční hodnoty z údajů zadaných v účetnictví. Příklad zadání kalkulačního předpisu je v kapitole Předpis kalkulací. V kalkulačním předpisu máte zadané položky pro následující hodnoty: Mzdové náklady, Nakoupený materiál, Služby kooperačních partnerů a Zisk z prodeje domu. Tím se vám tyto položky přenesou i do názvů jednotlivých řádků na záložkách Kalkulace. Vyplníte plánované hodnoty od 07/2007 do sloupce Sumační plán. Dále potvrdíte záložku Počáteční stav, do sloupce Skutečnost a Plán vyplníte jednotlivé hodnoty do 06/2007, které jsou již známé (viz Zadání).

Výsledek

Po zadání hodnot počátečního stavu by záložka Počáteční stav měla vypadat jako na následujících obrázcích.

Záložka Sumační plán


Záložka Počáteční stav



ďalší ďalší

Za obsah tohoto článku odpovídá Veronika Porodová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail