Organizačná štruktúra - Číselníky

Z WikiOrange
Prejsť na: navigácia, hľadanie

Organizačná štruktúra firmy je jedným z najdôležitejších číselníkov systému HELIOS Orange. Niektoré moduly sa nedajú bez tejto štruktúry používať. Každá agenda nejakým spôsobom využíva organizačnú štruktúru. Napr. z hľadiska modulu Účtovníctvo slúži organizačná štruktúra k rozdeleniu firmy na účtovné útvary (napr. závody, strediská, prevádzky apod.), ktoré využíva pri sledovaní nákladov a výnosov firmy. Modul Sklady zase používa organizačnú štruktúru ako definíciu skladov. BID4

Číselník môže a nemusí mať stromovú štruktúru. To znamená, že část organizační struktury, např. závod, můžete dělit na další části struktury, např. střediska a tato střediska dále rozdělíte na další části, např. provozy nebo sklady. Názvy jednotlivých úrovní si volíte sami. Takto můžete definovat strukturu až do hloubky 5-ti úrovní. Záleží na tom, jak podrobné informace chcete využitím struktury získávat. Stromový charakter struktury umožňuje vyhodnocovat data nejen za vybranou část struktury, ale i za část struktury včetně všech jejich podúrovní současně. Tuto vlastnost využijete například v modulu Účetnictví při tisku sestav jako je Rozvaha, Výsledovka a řady dalších sestav.

Protože rozvržení organizační struktury přímo ovlivňuje možnosti vyhodnocování, je velice důležité si její definici dobře promyslet a brát do úvahy i možné budoucí změny členění vaší firmy.

Upozornění Jakmile je nějaká část struktury v systému použita, je velice obtížné a někdy i nemožné ji změnit nebo zrušit. Proto věnujte definici tohoto číselníku velkou pozornost!


Vlastnosti a vzhled přehledu organizační struktury je přednastaven. Vy jej však můžete upravit podle svých potřeb pomocí volby Nastav. Pomocí volby Nastav můžete např. definovat, že se v přehledu budou zobrazovat pouze části struktury, které jsou ve třetí úrovni (ve třetí úrovni máte např. definované sklady). Možností využití funkce Nastav je celá řada a je jim věnována celá kapitola viz Pás karet (Ribbon) - Společné kapitoly – Nastav.


Nastavení organizační struktury

Vstoupíte-li ve stromové struktuře systému HELIOS Orange do přehledu Číselníky, Organizační struktura, zobrazí se přehled jednotlivých záznamů – přehled organizační struktury. Pokud jste strukturu ještě nedefinovali, budete mít v přehledu 1 předdefinovaný záznam – Středisko 001.

Pro definici platí pravidlo, že musí být provedena od nejvyšší úrovně po nejnižší.

Postup při definici organizační struktury je následující:

  • Nejdříve zkontrolujte, zda Vašim představám vyhovuje přednastavená definice úrovní organizační struktury. Pokud tomu tak není, pak můžete změnit názvy jednotlivých úrovní pomocí volby pásu karet Definice organizační struktury... na kartě Akce
  • V zobrazeném přehledu Organizační struktura vyberete z pásu karet volbu Nový. Otevře se prázdný editor úrovně organizační struktury.
  • Vyplňte Název a odpovídající číslo úrovně části struktury v první úrovni. Můžete upravit údaje i na dalších záložkách, popis polí je uveden v části popisující editor organizační struktury. Údaje uložíte kliknutím na tlačítko OK.
  • Podle prvního bodu definujete všechny ostatní části organizační struktury, které chcete mít v první úrovni.
  • Definici části struktury pro druhou až pátou úroveň provedete tak, že se kurzorovým řádkem nastavíte na část organizační struktury, pro kterou chcete definovat podúroveň a z pásu karet opět zvolíte volbu Nový. Otevře se editor, který bude již z části vyplněn nadřízenou úrovní. Vyplníte údaje pro podřízenou úroveň a opět uložíte. Podobným způsobem definujete jednotlivé podúrovně až do hloubky max. úrovně 5.


Při ukládání systém provádí celou řadu kontrol a pokud zjistí nějakou nesrovnalost, upozorní vás hlášením.

Dotaz nebo informativní hláška Prázdná nebo chybně zadaná položka Název !

Pole Název je povinným údajem a systém zjistil, že není vyplněno, nebo je vyplněno chybně. Potvrďte tedy tlačítko OK a vyplňte nebo opravte pole Název.


Dotaz nebo informativní hláška Prázdná nebo chybně zadaná položka Číslo střediska !

S tímto hlášením se můžete setkat v okamžiku, kdy definujete nějakou část organizační struktury, která má být v 1. úrovni a zapomenete vyplnit číslo. Toto číslo se automaticky přenáší do pole Číslo střediska. Protože je Číslo střediska povinný údaj a systém zjistil, že není vyplněno, tak vás na tuto skutečnost upozorní. Potvrďte tedy tlačítko OK a vyplňte pole v první úrovni struktury.


Dotaz nebo informativní hláška Prázdná nebo chybně zadaná položka Závod (ev. Středisko, Provoz, Provozovna nebo Dílna) !

A s tímto hlášením se můžete setkat ve chvíli, kdy definujete nějakou část organizační struktury, která má být v 1. až 5. úrovni a do pole Závod ev. Středisko, Provoz, Provozovna nebo Dílna (název si definujete sami) zadáte místo čísla jiný znak. Protože do pole Závod můžete zadat pouze číslo, systém vás na tuto chybu upozorní. Potvrďte tlačítko OK a opravte pole Závod.


Dotaz nebo informativní hláška Duplicitní označení – nelze vložit záznam !

Číslo střediska je jedinečný údaj, který není možné zadat pro více definovaných částí struktury. Systém zjistil, že ukládaný záznam má Číslo střediska, které je už v systému použito. Potvrďte tedy tlačítko OK a opravte pole Závod (Středisko, Provoz, ....) (z těchto údajů si systém sám automaticky Číslo střediska vytváří).


Príklad Příklad definice organizační struktury.

Chceme vytvořit dvouúrovňovou organizační strukturu - tj. použití úrovní Závod a Středisko. Všechny sklady budou vedeny účetní metodou, která je nastavena v Globální konfiguraci skladu.


V přehledu Organizační struktura nejprve opravte automaticky vytvořené středisko 001. Nastavte se na záznam kurzorovým řádkem a z pásu karet z karty Přehled vyberte volbu Oprava. Otevře se editor. Do pole Název zadejte "Dřevovýroba" a do pole Závod číslo 100. Údaje vyplnění v editoru uložte tlačítkem OK. Systém vás vrátí zpět do přehledu. Dále v přehledu organizační struktury zvolte z pásu karet volbu Nový a otevře se nový prázdný editor. Do pole Název vyplňte údaj "Bazény", do pole Závod číslo 200. Vyplněné údaje uložte klepnutím na tlačítko OK. Opět zvolte volbu Nový a stejným způsobem nadefinujte i "Zahradnické služby" pro Závod 300, "Správa" pro Závod 400 atd.

Nyní jste nadefinovali část struktury první úrovně a budete definovat část struktury pro druhou úroveň. Závod "Zahradnické sužby" se již dále nedělí. Podúrovně Závodu "Dřevovýroba" nadefinujete tak, že se na závod "Dřevovýroba" nastavíte kurzorovým řádkem a z pásu karet opět zvolíte volbu Nový. Objeví se editor určený pro definici podúrovně Závodu "Dřevovýroba". Do pole Název zadejte údaj "Dřevovýroba - sklad materiálu" a do pole Středisko zadejte číslo 00001. Definici uložte klepnutím na tlačítko OK. V přehledu struktury se opět nastavte kurzorovým řádkem na závod "Dřevovýroba" a nadefinujte stejným způsobem i střediska "Dřevovýroba - sklad polotovarů" s číslem 00002 a "Dřevovýroba - sklad výrobků" s číslem 00003 a uložte tlačítkem OK. Nyní jste vytvořili část struktury pro druhou úroveň. Takto postupujete i v případě definování dalších závodů a jejich středisek.

Výsledkem definice bude organizační struktura uvedená na následujícím obrázku:

Definovaná struktura firmy
Súbor:Organizacni struktura definice priklad.png


Informace, které v přehledu organizační struktury vidíte, se zobrazují v závislosti na uživatelském nastavení. Vzhled a vlastnosti přehledu jsou implicitně přednastavené. Upravit je můžete pomocí volby Nastav (popis funkcionality najdete v kapitole Pás karet (Ribbon) - Společné kapitoly – Nastav).


Editor organizační struktury

Organizační struktura jako celek je definována jednotlivými záznamy - částmi. Každá část struktury má svou definici, která část struktury identifikuje a určuje její vlastnosti. Nejprve si tedy popišme editor části organizační struktury. Údaje editoru jsou rozděleny na záložky 1 - Organizační struktura, 2 - Skupiny stavů a 3 - Skladové pozice - Umístění.

Súbor:Organizacni struktura definice.png
Definice úrovně organizační struktury


Záložka 1 - Organizační struktura

Záložka obsahuje údaje, které určují číslo a název struktury a další vlastnosti.

[1] Úroveň

Název

Alfanumerické označení části organizační struktury. Pole je 40ti místné a povinné.


Číslo střediska

Systém tento údaj vyplňuje automaticky. Vkládá do pole čísla jednotlivých úrovní. Tzn. je-li část organizační struktury definována jako Závod 100 a Středisko 00003, systém si dosadí do pole Číslo střediska číslo 10000003.


Druh skladu

Toto pole má svůj význam v případě, že používáte modul Sklady. V případě, že část organizační struktury, kterou definujete, budete používat jako sklad, můžete zde zadat, jakou účetní metodou bude sklad veden. Klepnutím na tlačítko Seznam.png rozbalíte pole se seznamem hodnot:

  • Služba – Tuto hodnotu použijete, pokud chcete, aby daná část organizační struktury sloužila jako ceník služeb. Tzn. že u karet, které ve skladu (v ceníku) povedete, nebudete sledovat stav.
  • Podle globální konfigurace – při tomto nastavení přebírá definovaná část organizační struktury vlastnosti nastavené v Globální konfiguraci systému v poli Druh skladu.
  • FIFO – jedna z metod vedení evidence skladu. Zboží je vyskladňováno automaticky v nejstarších evidenčních cenách.
  • Průměry – jedna z metod vedení evidence skladu. Zboží je vyskladňováno v průměrných evidenčních cenách.


Druh skladu můžete měnit do okamžiku, kdy na sklad zařadíte nějaké zboží nebo službu. Poté je již toto pole nepřístupné.


Typ střediska

Definice typu střediska je určena pro modul Výroba. Podrobný popis naleznete v dokumentaci, týkající se modulu Výroba.


[2] Struktura

Názvy jednotlivých úrovní se zobrazují podle připravené Definice organizační struktury.


Přednastavené jsou tyto úrovně:


Závod (1. úroveň struktury)

Pole pro zadání čísla části struktury, která se bude nacházet v 1. úrovni hloubky struktury.


Středisko (2. úroveň struktury)

Pole pro zadání čísla části struktury, která se bude nacházet ve 2. úrovni hloubky struktury.


Provoz (3. úroveň struktury)

Pole pro zadání čísla části struktury, která se bude nacházet ve 3. úrovni hloubky struktury.


Provozovna (4. úroveň struktury)

Pole pro zadání čísla části struktury, která se bude nacházet ve 4. úrovni hloubky struktury.


Dílna (5. úroveň struktury)

Pole pro zadání čísla části struktury, která se bude nacházet v 5. úrovni hloubky struktury.


Vyplnění výše uvedených údajů již postačí pro uložení definice.


[3] Workflow

Workflow

Zatržením zaškrtávacího pole vyberete středisko pro zobrazení ve stromečku pro definovaná workflow. Střediska bez tohoto zaškrtávacího pole se nebudou ve workflow zobrazovat.


Název pro WF

Umožňuje zadat vlastní označení pro zobrazení střediska ve stromečku workflow. Zobrazení názvu musí být nastaveno v konfiguraci workflow, změna se projeví po přegenerování stromečku.


[4] Další údaje

Barva pro stavový řádek

Umožňuje barevně rozlišit pole s informací o vybraném (aktuálním) skladu ve stavovém řádku okna HELIOS Orange.


Daňový sklad pro účely výkazu lihu


[5] Sklady

Sklad materiálu

Definice skladu materiálu je určena pro modul Výroba. Podrobný popis naleznete v dokumentaci, týkající se modulu Výroba.


Výrobní mezisklad

Definice výrobního meziskladu je určena pro modul Výroba. Podrobný popis naleznete v dokumentaci, týkající se modulu Výroba.


Sklad hotových výrobků

Definice skladu hotových výrobků je určena pro modul Výroba. Podrobný popis naleznete v dokumentaci, týkající se modulu Výroba.


Nákladové středisko

Definice nákladového střediska je určena pro modul Výroba. Podrobný popis naleznete v dokumentaci, týkající se modulu Výroba.


Záložka 3 - Skupiny stavů

BID327 Na této záložce vidíte přehled skupin stavů, do kterých je zobrazené středisko zařazeno.

Po prvním spuštění systému HELIOS Orange je automaticky vytvořena skupina 001 pro všechny účty a všechna střediska a skupina 002 pro všechny účty a žádná střediska.

Pro zařazování středisek do jednotlivých skupin je důležitý režim nápočtu stavů, který se nastavuje v přehledu Číselníky, Další, Účetní období ve stromové struktuře hlavní nabídky.

Stav ON-LINE - stavy se aktualizují automaticky po zaúčtování každého účetního dokladu, na nové středisko budou zařazeny všechny skupiny stavů, které mají v poli Střediska výběr nastaveno Všechny.

Stav OFF-LINE - stavy se nepočítají při účtování dokladů, ale až na vyžádání uživatele. Na nové středisko budou automaticky zařazeny pouze ty skupiny, které mají v poli Střediska výběr nastaveno Všechny. Zobrazené středisko můžete zařadit i do dalších skupin a to po výběru volby Nový. Otevře se přehled Skupiny stavů, vybranou skupinu zařadíte volbou Přenos.

Vytváření Skupin stavů a práce s nimi je podrobně popsána v kapitole Stavy účtů.


Záložka 3 - Skladové pozice- Umístění

BID542

Na záložce vytváříte v přehledu seznam umístění, které budete používat na daném středisku v modulu Sklady. Umístění zboží se zadává na pohybových dokladech, tj. na příjemkách a výdejkách. Přehled, jak je zboží umístěno, si zobrazíte v přehledu Stav skladu.


Zadávání umístění na položkách dokladů

Nastavujete, zda se na daném skladu má nebo nemá kontrolovat zadání umístění na položkách dokladů. Kontrola, pokud je nastavena, se provádí jednak při ukládání položky na pohybovém dokladu, jednak při realizaci pohybového dokladu. Vybíráte z hodnot:

  • Bez kontroly - realizace ani editor nekontrolují umístění
  • Povinné s kontrolou - umístění je vyžadováno jak při zadávání položky na doklad tak při realizaci. Bez zadání umístění systém nedovolí uložit položku na doklad, resp. zrealizovat doklad
  • Zakázané - při zadávání položky na pohybový doklad nelze zadat umístění
  • Jen upozornění - při ukládání položky na pohybový doklad budete upozornění na nevyplněné umístění, realizace vyplnění nekontroluje
  • S upozorněním a kontrolou - editor upozorní na nevyplněné umístění, realizace jej vyžaduje
  • S kontrolou - editor nekontroluje umístění, realizace jej vyžaduje


Pás karet

Na pásu karet přehledu organizační struktury najdete volby, které můžete v číselníku organizační struktury použít. Volby, které jsou společné i pro jiné přehledy, jsou podrobně popsány ve společné kapitole Pás karet (Ribbon). V této kapitole bychom se zmínili pouze o některých.

Karta Přehled

Oprava

Touto volbou místní nabídky provádíte prohlížení nebo opravu již zadané části organizační struktury. Název části organizační struktury můžete opravovat libovolně bez ohledu na to, zda již byla tato část struktury v systému použita nebo ne. Číslo střediska můžete opravit pouze do té doby, než v systému toto středisko použijete. Opravu čísla tedy nemůžete provést např. v případě, že jste na vybranou část struktury zařadili skladové položky nebo vystavili nějaký doklad, nebo i v případě, že část struktury, u které se pokoušíte číslo opravit, obsahuje ještě nějakou podúroveň.

Změny v editoru uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z editoru a v tom případě systém zkontroluje, zda jste v editoru neprovedli změny a pokud ano, tak se zeptá:

Dotaz nebo informativní hláška Uložit změny?

Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete v editoru organizační struktury.


Nový

Volbou Nový můžete pořizovat nové části organizační struktury. Popis tvorby organizační struktury jsme si popsali již v částo Definice organizační struktury. Touto volbou může v průběhu práce se systémem doplňovat další potřebné části organizační struktury.


Zrušit

Touto volbou zrušíte záznam, na kterém je v přehledu nastaven kurzorový řádek. Při rušení záznamu provádí systém řadu kontrol. Pokud zjistí, že rušený záznam je již v systému použit, nedovolí záznam zrušit. Použití záznamu v systému znamená, že na danou část struktury je například zaúčtován účetní doklad, nebo na ni byla zařazena nějaká služba nebo zboží atd. Systém vás na tuto skutečnost upozorní hlášením:

Dotaz nebo informativní hláška Na záznam jsou navázány další údaje – nelze smazat!

Hlášení potvrďte tlačítkem OK.


V případě, že se pokoušíte smazat tu část struktury, která má k sobě navázanou podúroveň, systém vám smazání záznamu nedovolí a upozorní vás hlášením:

Varování nebo chybová hláška Existují střediska na nižších úrovních – nelze smazat

Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Pokud budete chtít záznam smazat, musíte nejprve smazat části struktury na nižších úrovních.


Karta Akce

Zablokování vybraných záznamů

Zablokování

Po potvrzení volby jste nejprve vyzváni k zadání globálního hesla. Po potvrzení heslem dojde k zablokování střediska, na kterém jste nastaveni kurzorem. Ve sloupci B se objeví příznak blokování. Zablokování má pouze vlastnost "uživatelského označení" pro možnost filtrace. Neprojeví se při vystavování dokladů apod.

Zakázání

Po potvrzení volby jste nejprve vyzváni k zadání globálního hesla. Po potvrzení heslem dojde k zakázání střediska, na kterém jste nastaveni kurzorem. Ve sloupci Z se objeví příznak blokování. Zakázaný sklad nelze vybrat v rámci některých editorů jako hodnota. Např. v technické přípravě výroby u vyráběných dílců nelze na záložce Parametry dílců např. u atributu Sklad pro odvádění do výroby vybrat zakázaný sklad. Dále se zakázaný sklad projevuje při účtování dokladu - nelze zaúčtovat doklad, který je v rámci daného období na zakázaném skladě. Zakázání se neprojeví při vystavování nebo realizaci dokladů.


Odblokování vybraných záznamů

Odblokování

Po potvrzení volby jste nejprve vyzváni k zadání globálního hesla. Po potvrzení heslem dojde k odblokování střediska, na kterém jste nastaveni kurzorem. Ve sloupci B zmizí příznak blokování.

Povolení

Po potvrzení volby jste nejprve vyzváni k zadání globálního hesla. Po potvrzení heslem dojde k povolení střediska, na kterém jste nastaveni kurzorem. Ve sloupci Z zmizí příznak zakázání.


Přehledy

Tato volba umožňuje zobrazit přehledy dokladů, které se váží na útvar, na kterém se momentálně nacházíte kurzorovým řádkem. Volba zobrazuje 2 různé přehledy.


Účetní deník

BID106 Potvrzením této volby nejprve otevřete přehled účetních období, ze kterého vyberete to, jehož doklady, chcete zobrazit. Poklepáním otevřete přehled dokladů vybraného účetního období. Tento přehled slouží pouze k prohlížení a tisku. Nelze v něm záznamy ani opravovat, ani rušit.


Saldokonto

BID101 Tato volba zobrazí přehled Stav saldokonta, ale zafiltrovaný na konkrétní středisko. Podmínkou je, že v saldokontní skupině je zadána vazba na středisko, tzn.středisko se sleduje. Údaje ze saldokontní skupiny, kde vazba na středisko je nastavena na NENÍ, se v tomto přehledu nezobrazují.


Aktivity

BID221 Tato volba zobrazí přehled Kontaktní jednání, která obsahují v editoru na záložce 5 – Dodatky středisko (útvar), na kterém se momentálně nacházíte kurzorovým řádkem v přehledu Organizační struktura. Na rozdíl od předchozí nabídky, zde můžete záznamy nejenom prohlížet a tisknout, ale také opravovat a pořizovat nové záznamy.


Změna přednastaveno

Tato volba umožňuje vybrat útvar (část struktury), která se bude automaticky nabízet při spuštění modulu, který výběr útvaru vyžaduje. Pokud si tedy přednastavíte např. sklad 200, tak při spuštění nabídky Stav skladu se vám automaticky otevře přehled stavu skladu 200. Přednastavení provedete tak, že se nastavíte kurzorovým řádkem na ten útvar (část organizační struktury), který chcete přednastavit a na pásu karet vyberete volbu Změna přednastaveno.

Systém se Vás zeptá:

Dotaz nebo informativní hláška Opravdu chcete provést akci: Přednastavení střediska/skladu?

Stiskem tlačítka Ano potvrdíte nastavení, stiskem tlačítka Ne nebo Storno se přednastavení neprovede.

Zrušení tohoto přednastavení provedete tak, že přednastavíte jiné středisko nebo sklad. A nebo, pokud nechcete mít přednastavený žádný sklad, tak po zvolení volby Změna přednastaveno na přednastaveném skladu potvrdíte dotaz na odnastavení střediska / skladu kliknutím na tlačítko Ano.


Definice organizační struktury

BID103 Pomocí volby Definice organizační struktury, kterou najdete na pásu karet přehledu na kartě Akce, můžete měnit názvy jednotlivých úrovní struktury. Lze definovat maximálně 5 úrovní organizační struktury. Potvrzením volby otevřete přehled názvů úrovní.

Přehled názvů úrovní organizační struktury
Súbor:Organizacni struktura definice nastaveni.png


Názvy jsou implicitně zadané takto:

  1. úroveň Závod - šířka úrovně je nastavena na 3
  2. úroveň Středisko - šířka úrovně je nastavena na 5
  3. úroveň Provoz - šířka úrovně je nastavena na 3
  4. úroveň Provozovna - šířka úrovně je nastavena na 3
  5. úroveň Dílna - šířka úrovně je nastavena na 3

Opravu názvu vybrané úrovně provedete tak, že se nastavíte kurzorovým řádkem na vybraný záznam, který chcete opravit a z pásu karet vyberete volbu Oprava. Otevře se editor názvu úrovně, ve kterém provedete změnu. Editor uložíte klepnutím na tlačítko OK.


Umístění

BID542 Volbu využijete pro modul Sklady. Definujete číselník umístění zboží ve skladu. Umístění přiřazujete skladovým kartám v přehledu Sklady, Stav skladu volbou Nabídka umístění.


Definice práv na změnu stavu skladu

Pro danou část organizační struktury můžete přiřazovat uživatelům práva. Pokud není ve vyvolaném přehledu Definice práv na změnu stavu skladu přiřazen žádný uživatel, mají k dané části práva všichni.


Globální koeficienty pro zakázku

BID174 Tato volba je úzce spojená s modulem Zakázky. Umožňuje definovat koeficienty, které použijete při vyhodnocování jednotlivých zakázek. Např. pomocí těchto koeficientů můžete rozpočítávat fixní náklady na zakázku. Koeficienty definované touto volbou jsou platné pro všechny útvary organizační struktury. Podrobný popis práce s touto volbou naleznete v kapitole Zakázky, Předpisy kalkulace - Globální koeficienty pro zakázku.


Střediskové koeficienty pro zakázku

BID173 Tato volba je obdobou předchozí funkce. Odlišuje se pouze tím, že definovaný koeficient je vždy platný pouze pro vybraný útvar, nikoli pro všechny útvary. Podrobný popis této funkce opět naleznete v kapitole Zakázky – Předpisy kalkulace, Střediskové koeficienty pro zakázku.

Za obsah tohoto článku odpovídá Veronika Porodová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail

Kategorie:Číselníky