Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



Vzájemné zápočty - Fakturace

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

Úvod

BID304 BID305 BID328 BID329

V přehledu Fakturace, Další, Vzájemné zápočty vidíte všechny vzájemné zápočty závazků a pohledávek pořízené do systému. Zdrojem pro vystavení vzájemného zápočtu jsou přijaté faktury a dobropisy a vydané faktury a dobropisy.

Obsah jednotlivých sloupců přehledu, jejich pořadí a způsob třídění si můžete nadefinovat pomocí funkce místní nabídky Nastav.

Údaje ze vzájemného zápočtu lze při dodržení pravidel popsaných dále účtovat do účetního deníku (viz kap. Účtování).

S pomocí definovaných formulářů pro tisk vám může dodavatel programu upravit vzhled dokladu o provedení zápočtu do podoby, která vám bude vyhovovat.

Pás karet v přehledu obsahuje nabídku všech funkcí pro práci se vzájemnými zápočty. Obsahuje standardní volby pro práci s přehledy, např. MS Office, Nastav, Povolit seskupování, jejichž popis najdete ve společné části příručky (viz kap. Pás karet (Ribbon)). Dále obsahuje volby specifické pro přehled Vzájemné zápočty. Jejich popis najdete dále.

Nový

Nový vzájemný zápočet vystavíte volbou Nový… v přehledu Vzájemné zápočty. Otevře se formulář zápočtu. Údaje formuláře jsou uspořádány do jednotlivých záložek:

Záložka 1-Hlavička

Zadáváte "hlavičkové" údaje vzájemného zápočtu.


Zapocet hlavicka.png


Číslo organizace, Název organizace

Zadáváte organizaci, se kterou chcete provést vzájemný zápočet. Pokud do číselníku organizací vstoupíte přes pole Číslo organizace, bude číselník setříděn podle čísla organizace. Pokud do číselníku organizací vstoupíte přes pole Název organizace, bude číselník setříděn podle názvu organizace. Organizaci vyhledáte a přenesete do formuláře. Společně s číslem se přenese i název organizace. Pokud organizaci zadáte přímo do formuláře, systém provede kontrolu proti stávajícímu číselníku. Při zadání neexistujícího údaje se otevře číselník a máte možnost organizaci vyhledat a přenést.

Tip Pokud bude na hlavičce zadána organizace, budou se při zadávání závazků a pohledávek na vzájemný zápočet nabízet pouze faktury dané organizace. Pokud organizace nebude na hlavičce zadána, budou se nabízet všechny realizované neuhrazené faktury a dobropisy.


Název

30-ti místný údaj, vaše označení zápočtu. Podle údaje lze vyhledávat a třídit.

Datum odeslání

Datum, kdy byl zápočet odeslán. Zadáte z klávesnice nebo pomocí tlačítka Kalendar.jpg. Zobrazí se kalendář, ze kterého vyberete požadované datum. Podle údaje lze vyhledávat a třídit.

Datum potvrzení

Datum potvrzení zápočtu. Zadáte z klávesnice nebo pomocí tlačítka Kalendar.jpg. Podle údaje lze vyhledávat a třídit. Po vyplnění údaje Datum potvrzení bude zápočet ve stavu Uzavřeno a nebude možné údaje na zápočtu měnit.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Dokud není Datum potvrzení vyplněno, nelze zápočet zaúčtovat.


Období stavu

Pokud používáte období stavu, vybíráte z číselníku období stavu.

Pořízeno

Datum zadání zápočtu do systému. Předvyplňuje se dnešním datem. Zadáte z klávesnice nebo pomocí tlačítka Kalendar.jpg. Podle údaje lze vyhledávat a třídit.

Druh účetního dokladu

Druh účetního dokladu (sborník) účetního deníku, do kterého se budou zaúčtováním vzájemných zápočtů vytvářet účetní zápisy. Zadáváte z klávesnice nebo pomocí tlačítka Tritecky.jpg vybíráte z číselníku druhů účetních dokladů (viz též kap. Druhy účetních dokladů)

Neseskupovat stejné řádky

Podle nastavení se při účtování vzájemného zápočtu systém buď pokusí vznikající záznamy sloučit do řádků (podle párovacího znaku a organizace) nebo ne - pro každý závazek a pohledávku vznikne v účetním dokladu samostatný řádek.

Zápočet dorovnán

Automaticky se zaškrtne pokud je zápočet dorovná.

Druh zápočtu - jen informativní pole, zda zápočet je po dohodě s protistranou, nebo je interní (jednostranný)

  • Dohodou
  • Jednostranný

Text zápočtu Text vyrovnání rozdílu

Texty, které se tisknou na formulář zápočtu, lze zadat přímo do zápočtu, nebo vybrat z číselníku pomocných textů.

Použít měnu - zaškrtnete pokud je zápočet v cizí měně. Dál potom vyplníte měnu zápočtu, Datum kurzu a Kurz.

Tip Můžete zaškrtnout i v případě, je zápočet v CZK - pak je na záložce 2 - Zápočty přístupná akce - Dorovnej zápočet, tedy doporučujeme zaškrtnout.
Tip V případě, že je na hlavičce zápočtu zatržen příznak "Použít měnu", je úhrada generována s použitím kurzu zápočtu. V opačném případě (na hlavičce zápočtu není zatržen příznak "Použít měnu") je úhrada generována s použitím kurzu faktury.

Poznámka

Textová poznámka k dokladu.

Pohledávky, Závazky, Saldo

Nepřístupná pole. Pohledávky celkem, Závazky celkem a rozdíl těchto dvou hodnot. Systém dopočítává automaticky z faktur a dobropisů zařazených na zápočet.

Záložka 2-Zápočty

Na záložce 2 - Zápočty vidíte všechny "řádky" zápočtu, tj. všechny pohledávky a závazky zařazené na zápočet. Obsah sloupců přehledu, jejich pořadí a způsob třídění si můžete změnit pomocí funkce Nastav.

Upozornění Jako pohledávku lze na zápočet zařadit doklady modulu Fakturace typu Faktura vydaná nebo Dobropis přijatý, jako závazek doklady typu Faktura přijatá nebo Dobropis vydaný. Na zápočet lze zařadit pouze realizované faktury a dobropisy, které byly realizovány a dosud nebyly uhrazeny.

Pohledávky a závazky lze zařadit na zápočet dvojím způsobem:

  • Volbou Nový na záložce 2 - Zápočty. Zde máte možnost vytvářet jednotlivé řádky zápočtu formou jedna pohledávka proti jednomu závazku.
  • Volbou Nový na záložkách 3 - Pohledávky a 4 - Závazky. Zde zadáváte samostatně pohledávky a samostatně závazky.

Nový řádek zápočtu zadáte volbou Nový... na záložce 2 - Zápočty. Objeví se formulář pro zadání pohledávky a závazku. Pohledávku vybíráte ze seznamu vydaných faktur a přijatých dobropisů, závazek ze seznamu přijatých faktur a vydaných dobropisů. Vybranou pohledávku (závazek) převedete na řádek zápočtu.

Pokud máte na záložce 1 - Hlavička vyplněnou organizaci, nabídnou se k výběru pouze faktury a dobropisy dané organizace.

Další řádky zápočtu zadáte stejným způsobem.

Pás karet - Akce

Pro záložku Zápočty jsou dostupné tyto akce:

  • Nové pohledávky
  • Nové závazky
  • Nabídni řádky k dorovnání - pokud zápočet není dorovnán, touto akcí vám systém nabídne pohledávku nebo závazek, který je možné upravit, aby byl zápočet vyrovnaný. Po zobrazení nabídky je opět v pásu karet pod kartou Akce, funkce Dorovnej zápočet.
  • Dorovnej zápočet - systém sám vybere pohledávku nebo závazek a dorovná zápočet
Tip Pokud započítáváte faktury v cizí měně, může se někdy při přepočtu stát, že zápočet bude v hlavní měně nedorovnán v řádu setin.Potom pomocí této akce tento rozdíl dorovnáte.

Záložka 3-Pohledávky

Na záložce 3 - Pohledávky vidíte všechny pohledávky zařazené na zápočet. Obsah sloupců přehledu, jejich pořadí a způsob třídění si můžete změnit pomocí funkce Nastav.

Novou pohledávku zařadíte na zápočet volbou Nový... v přehledu záložky 3 - Pohledávky. Objeví se formulář pro zadání pohledávky. Pohledávku vybíráte ze seznamu vydaných faktur a přijatých dobropisů. Vybranou pohledávku převedete na zápočet.

Pokud máte na záložce 1 - Hlavička vyplněnou organizaci, nabídnou se k výběru pouze faktury a dobropisy dané organizace.

Další pohledávky zadáváte stejným způsobem.

Záložka 4-Závazky

Na záložce 4 - Závazky vidíte všechny závazky zařazené na zápočet. Obsah sloupců přehledu, jejich pořadí a způsob třídění si můžete změnit pomocí funkce Nastav.

Nový závazek zařadíte na zápočet volbou Nový... na záložce 4 - Závazky. Objeví se formulář pro zadání závazku. Závazek vybíráte ze seznamu přijatých faktur a vydaných dobropisů. Vybraný závazek převedete na zápočet.

Pokud máte na záložce 1 - Hlavička vyplněnou organizaci, nabídnou se k výběru pouze faktury a dobropisy dané organizace.

Další závazky zadáváte stejným způsobem.

Upozornění Po zařazení faktury (dobropisu) na řádek zápočtu k ní (němu) systém automaticky vygeneruje úhradu.


Zrušit

Volbou Zrušit lze z přehledu smazat vzájemný zápočet. Nelze smazat zápočet, který již byl uzavřen (případně uzavřen a zaúčtován).

Pás karet - Akce

Účtování

Vzájemný zápočet lze zaúčtovat do modulu Účetnictví. To znamená, že v modulu Účetnictví, v přehledu Účetní deník, vznikne příslušný účetní zápis.

S účtováním vzájemného zápočtu je spojeno několik dalších akcí:

  • Pohled do účetnictví
  • Odúčtování dokladu
  • Zrušení příznaku účtování

Účtování

Volbou zaúčtujete vzájemný zápočet do účetního deníku.

Upozornění Doklad lze zaúčtovat pouze v případě, že jsou splněny následující podmínky:
  • V hlavičce vzájemného zápočtu jsou vyplněny údaje Datum potvrzení a Druh účetního dokladu.
  • V řádcích zápočtu jsou u jednotlivých závazků a pohledávek vyplněny údaje Účet, případně Párovací znak a Organizace. Dotahování účtu lze ovlivnit pomocí zaškrtávacího pole Prioritně použít při generování zápočtů ve fakturaci, které najdete v Účetnictví, Číselník účtů, záložka 2-Další údaje.
  • Účty, na které se zápočty účtují musí být zařazeny do alespoň jedné saldokontní skupiny.

Vzájemnému zápočtu se tedy nepřiřazují kontace z číselníku Účetní kódy - kontace jako je tomu při účtování jiných dokladů z modulů Fakturace a Sklady.

Před samotným zaúčtováním do deníku probíhá kontrola, zda jsou na dokladu vyplněny všechny potřebné údaje. Chybějící údaje je možno doplnit v editaci před zaúčtováním.

Pohled do Účetnictví

Zobrazí příslušný účetní zápis v účetním deníku.

Odúčtování dokladu

Po zadání přístupového hesla zruší účetní zápis. Také zruší příznak o zaúčtování vzájemného zápočtu.

Zrušení příznaku účtování

Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování vzájemného zápočtu. Nejedná se o odúčtování! Volbu lze použít pouze v případě, že u zápočtu je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam Po potvrzení heslem se odstraní příznak zaúčtování a doklad lze znovu účtovat.

Návrhář zápočtů Systém sám navrhne doklady k započítání. Komletní popis funkce, včetně nastavení najdete zdeNávrhář zápočtů - Fakturace

Zrušit navržené zápočty v návrháři zápočtů Zruší případné existující návrhy zápočtů. Na případnou existenci záznamů v návrháři budete upozorněni při spuštění návrháře zápočtů. Navrhar zapoctu f.png


Práce v přehledu

  • Popis níže je společný pro přehledy dokladů skladu, nákupu, prodeje a fakturace
    • TZN. pro: Vydané faktury, Přijaté faktury, Vzájemné zápočty + Příjemky, Výdejky, Vydané objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídky, Dodatečné SN + Celní příjemky, Celní výdejky.
      • Chování přehledu Došlých objednávek je odlišné od výše uvedených přehledů a popis níže pro něj není platný.


Tvorba dokladu

  • Doklad založený v daném přehledu je vždy navázán na zvolené aktuální období - aktuální období je zobrazeno na stavovém řádku.
    • Do data případu na dokladu není možné zadat datum, které do zvoleného obdobní nenáleží.
      • Například: Pokud je zvolené období 2018 (1.1.2018 - 31.12.2018) a volbou nový je zakládán doklad, není mu možné zadat datum 15.8.2017.
        • Při ukládání takového dokladu je ukládání přerušeno hláškou: "Datum pořízení nespadá do období na dokladu".
        • Editor dokladu není v takovém případě možné uložit, dokud není zadáno datum spadající do daného období.
    • Při zakládání dokladu je nutné, aby bylo zvoleno období, do kterého doklad náleží.
      • Vytvoření doklad nelze mezi obdobími přesouvat.



Výběr aktuálního období

  • Po spuštění Heliosu a vstupu do přehledu, který vyžaduje zadání období je zobrazen dotaz na výběr období (pokud období není přednastaveno v lokálních konstantách, v tom případě je takové období automaticky vybráno).
    • Po výběru období je toto období použito ve všech přehledech (které období vyžadují) - po prvním vybrání období již není zobrazován další dotaz na období v jiném přehledu - systém si nastavenou hodnotu "pamatuje".
      • Vybrané období lze kdykoliv změnit na stavovém řádku v místě, kde je zobrazeno (dvojklik myší, nebo pravé tlačítko a volba "Změna období").
  • Období je možné přenastavit v: Lokální uživatelské konstanty > Období > Přednastavené období.



Zobrazení dokladů z více období

SkladyObdobiDoklady.PNG SkladyObdobiStavRadek.PNG SkladyObdobiStavRadekZmena.PNG
  • U výše uvedených přehledů (viz úvod kapitoly "Práce v přehledu") je možné zobrazit doklady z více období najednou.
    • Platí ale stále to, co je uvedeno v odstavci výše "tvorba dokladů" - doklad je tvořen pouze pro jedno aktuálně vybrané období, bez ohledu na to, kolik dalších obdobní je zobrazeno.
  • Na stavovém řádku je možné kliknutím na zvolené období (pravým tlačítkem myši) zobrazit volbu Výběr více období.
    • Tato volba zobrazí přehled všech období a umožní označit více období - označené období je možné vybrat volbou "Výběr období".
    • Takto zvolené zobrazení přes období je nastaveno pro daného uživatele a daný přehled.
      • Takto je možné nastavit pro každý přehled jiný rozsah zobrazovaných období (pro přihlášeného uživatele).


Lokální konstanty
SkladyObdobiKonstanty.PNG
  • V Lokální uživatelské konstanty > Období > Přednastavení zobrazovaného rozsahu období je možné přednastavit zobrazovaná období.
    • Rozsah zobrazovaných období může být nastaven na hodnotu:
      • Aktuálně přednastavené období
        • Jsou zobrazeny doklady z období, které je aktuálně zvoleno na stavovém řádku (které je přednastavené) - tato volba je platná pro všechny výše uvedené přehledy.
      • Všechna období
        • Jsou zobrazeny doklady ze všech období.
        • Po aktivaci této volby je nutné níže zadat, jakých dokladů se toto nastavení týká.
          • Doklady, které nejsou označeny jsou zobrazovány v režimu "Aktuálně přednastavené období".
      • Počet období plus/mínus
        • Zpřístupní se pole "Plus" a "Minus" - zde je možné zadat, kolik období zpětně a dopředu bude zobrazeno (vzhledem k aktuálně vybranému období).
          • To znamená, že při změně aktuálně vybraného období se změní i zobrazovaná období.
          • Pokud jsou pro daný přehled ze stavového řádku ručně nastavena období pro zobrazení, tak změna aktuálního období již takto nastavené období pro zobrazení u daného přehledu nezmění.
        • Po aktivaci této volby je nutné níže zadat, jakých dokladů se toto nastavení týká.
          • Doklady, které nejsou označeny jsou zobrazovány v režimu "Aktuálně přednastavené období".
    • Zde uvedené hodnoty zobrazované období "Přednastaví" - při práci v daných přehledech je možné zobrazovaná období přes stavový řádek individuálně upravovat.
    • Pokud je použita možnost zobrazení dokladů z více období, je ve stavovém řádku zobrazeno aktuálně vybrané období (do kterého jsou vytvářeny nově pořízené doklady) a před názvem období je zobrazena *.


Práce s doklady x období
  • Doklad pořízený přes „Nový“ bere v potaz období, které je aktuálně vybrané na stavovém řádku.
  • Kopie dokladu se řídí datumem případu požadovaném v dialogovém okně kopie, tj. pořídí doklad do období dle zvoleného data případu.
  • Položkový nebo dokladový převod ctí období ze stavového řádku (nebo období vybrané uživatelem).
  • Generování návazného dokladu (např. z příjemky fakturu přijatou) vygeneruje doklad, který spadá do období, které přísluší dnešnímu datu.
  • Změna sestavy při zapnutém režimu pro více období (dole je u období u uvedena *) v hlavním přehledu se neprojeví v tomto přehledu, pokud je aktivován v rámci funkcionality převod dokladů, a to do té doby, dokud uživatel z hlavního přehledu dokladů nepřejde do jiného přehledu a nevrátí se zpět.
  • Aplikace více období, či změna v rozsahu těchto období v přehledu dokladů aktivovaném v rámci funkcionality převod dokladů nemá dopad na hlavní přehled dokladů.


Za obsah tohoto článku odpovídá Jan Žoček, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail