Saldokonta - Účetnictví

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

BID55

V přehledu Saldokonta se definují jednotlivé saldokontní skupiny v závislosti na potřebách organizace pro sledování jednotlivých druhů saldokont (např. saldo dodavatelské, saldo odběratelské, saldo zúčtování se státním rozpočtem, saldo záloh apod.). Počet saldokontních skupin není pevně daný. Lze je uživatelsky definovat tak, aby jednotlivé skupiny uspokojily jak požadavky na účetní, tak na manažerské výstupy. U každé saldokontní skupiny je nutno definovat, podle jakých vazeb se budou saldokontní složky vytvářet. Saldokontní složky lze tvořit na základě zadaných vazeb - dle Párovacího znaku, Organizace, Zakázky, Útvaru nebo Zaměstnance, včetně Data párování, případně jejich kombinací. Např. klasické dodavatelské nebo odběratelské saldo má obvykle vazbu na Párovací znak (číslo faktury, příp.číslo dodavatelské faktury) a na Organizaci. Např.leasingy, půjčky a nájmy (opakované platby na základě uzavřených smluv) se vystavují obvykle s vazbou na Párovací znak, Organizaci a Datum párování salda či Druhý párovací znak. (Datum párování salda/Druhý párovací znak nám zabezpečí rozpad předpisů do jednotlivých řádků saldokonta po měsících.)
V saldokontu lze vystavovat platební příkazy, upomínky a penalizační faktury. Na příslušné saldokontní skupině musí být možnost vystavování platebních příkazů, upomínek a penalizačních faktur povolena.


Přehled Saldokonta

Přehled saldokontních skupin otevřete z hlavní nabídky Účetnictví, Saldokonta.

Přehled Saldokonta

Saldokonta02.png


V tomto přehledu je možné přidávat, rušit a editovat saldokontní skupiny, příp. tisknout jejich seznam. Mazání saldokontní skupiny je třeba potvrdit přihlašovacím jménem.

Editor Saldokontní skupiny

Editor Saldokontní skupiny otevřete v přehledu saldokonta stiskem tlačítka Nový.

Editor Saldokontní skupina
Saldokonta03.png

Záložka Definice

Na záložce definice saldokontní skupiny se definují tyto položky:

  • 1 - Identifikace

Číslo saldokontní skupiny Třímístný údaj - identifikace saldokontní skupiny.

Název saldokontní skupiny Textový údaj - název saldokontní skupiny.

Maska účtů
Lze zadat jednotlivé masky účtů oddělené čárkou. Např. 310, 3110,... Jednotlivé masky jsou zpracovány od začátku čísla účtu, tedy konverzí 310, 3110.
Při založení nového účtu v Účtovém rozvrhu se automaticky doplní vazba na účet do všech saldokontních skupin dle zadané masky. Platí i pro generování účtů např. při importu účetních dokladů.
V přehledu saldokontních skupin je dále nová akce "Navázání účtů dle masek". Pro označené saldokontní skupiny provede doplnění vazeb pro všechny účty v účetním rozvrhu odpovídající zadání.

Návrhář zápočtů Označuje saldokontní skupiny, které mají být zahrnuty do generování návrhu zápočtů (Saldokonta - vzájemné zápočty funkcionalita Návrhář zápočtů - Generování) Pole Návrhář zápočtů může být zatrženo pouze u saldokontních skupin, které mají nastaveny shodné vazby párování - organizace, párovací znak, útvar, … a zároveň účty mohou být navázány pouze do jedné saldokontní skupiny, která je označena jako saldokontní skupina pro návrhář zápočtů (je systémem hlídáno a pokud chce uživatel zařadit do saldokontní skupiny pro návrhář zápočtů účet, který je obsažen již v jiné takového skupině, pak je systémem upozorněn a přiřazení se neprovede).

  • 2 - Charakter salda - Slouží k výběru možností týkající se vystavování upomínek, penalizačních faktur a platebních příkazů na dané saldokontní skupině.

Pole Upomínky a pen. faktury mají dva stavy:

- nevystavovat - nelze vystavit Upomínky a Penalizační faktury.
- vystavovat - lze vygenerovat Upomínky a Penalizační faktury.

Pole Vystavovat PP (platební příkazy)

- nevystavovat - nelze vystavit PP
- na organizaci - tato nabídka se zobrazí v případě, že je na saldokontní skupině nastavena vazba na Organizaci. PP budou vygenerovány na dané Organizace, resp. jejich bankovní účty.
- na zaměstnance - tato nabídka se zobrazí v případě, že je na saldokontní skupině nastavena vazba na Zaměstnance. PP budou vygenerovány na dané zaměstnance, resp. jejich bankovní účty.
- ruční vystavení - PP lze vystavit ručně pomocí tlačítka Nový v přehledu platebních příkazů na daném saldokontním řádku.

Nezobrazit z deníku
Pokud bude pole zatrženo, nebude možno tuto skupinu zobrazit při pořizování dokladů v deníku (párovací znak - vstup do saldokonta - tato skupina nebude v přehledu nabízených stejně jako prázdné skupiny).

Napočítat do skupin organizací
Pokud bude pole zatrženo, budou z tohoto saldokonta napočítány údaje do skupin organizací viz skupiny organizací.

Tip Pokud máte jeden analytický účet obsažen ve více saldokontních skupinách, toto označení nebude zřejmě označeno u všech, aby nedocházelo k duplicitnímu načítání hodnot do skupin organizací - např. saldokonto odběratelské sumární obsahuje účty 311100,311200 - zde označeno nebude. Saldokonto tuzemské 311100 označeno bude.

Napočítat do peněžních toků Zda napočítávat do peněžních toků.

Zahrnout do předběžné analýzy Zda zahrnout do předběžné analýzy.

Opravné položky Bude označeno u saldokontních skupin, u kterých chcete použít generování opravných položek.

Povolit účtovat kurzové rozdíly Pokud je zatrženo, je ve volbě Účtování nad zobrazeným stavem saldokonta přístupná volba pro účtování kurzových rozdílů.

  • 3 - Vazba

Slouží k definici vazeb dané saldokontní skupiny. Vazby lze vytvářet podle těchto položek:

Zakázka
Středisko
Organizace
Párovací znak
Druhý párovací znak
Zaměstnanec
Datum párování

Vazby lze kombinovat, s vyjímkou použití vazeb Datum párovaní a Druhý párovací znak (z nich můžete využít jen jednu nebo druhou vazbu). Vazby znamenají, jakým způsobem je daná saldokontní skupina sledována a napočítávána.


Nejjednodušším případem je sledování jen podle jedné vazby. (Příkladem je sledování jen podle párovacího znaku. To znamená, že do příslušné saldokontní složky budou promítnuty ty účetní zápisy, které jsou zaúčtovány na saldokontní účet navázaný na danou saldokontní skupinu a na stejný párovací znak, který definuje daný saldokontní řádek.)
Nejvíce používaným způsobem je sledování podle dvou vazeb a to dle čísla organizace a párovacího znaku. (Jedná se např. o klasické odběratelské nebo dodavatelské saldo. Do příslušné saldokontní složky budou promítnuty ty účetní zápisy, které jsou zaúčtovány na saldokontní účet navázaný na danou saldokontní skupinu a na stejný párovací znak a stejné číslo organizace.)
Je možné používat i kombinace více vazeb, tj. i vazeb na Střediska (Útvary) nebo na zakázky či zaměstnance.
Datum párování salda, případně Druhý párovací znak slouží především pro doklady na vstupu. Používá se zvláště při účtování předpisů vytvářených na základě smluv (např.leasingy, nájmy, půjčky atd.), kde každá splátka má stejný Párovací znak a Organizaci, je ale potřeba tyto předpisy v saldokontu evidovat měsíčně.

Tip Pokud je alespoň na jedné saldokontní skupině označeno použití Druhého párovacího znaku, označí se použití druhého párovacího znaku i v Konfiguraci modulu Účetnictví. Druhý párovací znak lze zadávat v účetním deníku, na prvotních dokladech.



Na dané saldokontní skupině pomocí volby Nápočet kontrolních sum je možno si pomocí Nastav zobrazit sloupce Suma saldo 1, Suma zůstatek deník a Suma rozdíl, kterým se dá jednoduše provést kontrola aktuálního salda na účetnictví.

4 - Účetní kódy - kontace

  • Číslo kontace - Kurz. rozdíl k fakturám - zadáváte číslo kontace pro dorovnání kurzových rozdílů v běžném roce. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře.
  • Číslo kontace - Hal. dorovnání - zadáváte číslo kontace pro dorovnání rozdílů sald. případu. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře.
  • Číslo kontace - Kurz. rozdíl k bil. dni - zadáváte číslo kontace pro dorovnání kurzových rozdílů k bilančnímu dni. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře.
  • Číslo kontace - Opravné položky - zadáváte číslo kontace pro opravné položky. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře.
  • Číslo kontace - Přeúčtování - zadáváte číslo kontace přeúčtování.

Pokud kontace nezadáte přímo na příslušné saldokontní skupině, budete jednotlivé kontace pro zaúčtování vybírat ručně až při jejich účtování.

Záložka Účty

Upozornění Při prvním otevření nové saldokontní skupiny se zobrazuje pouze záložka saldokontní skupiny. Po zadání údajů na záložce Saldokontní skupiny uložíte údaje stiskem klávesy OK. Při dalším otevření této Saldokontní skupiny bude zobrazena i záložka Účty a lze navazovat jednotlivé účty.


Záložka účty

Saldokonta ucty.png

Zde přidáváte požadované účty pro saldokontní skupinu. Obsluhujete pomocí Pásu karet. V pásu karet karty Přehled je tlačítko Přidat. Otevře se přehled Účtový rozvrh, kde si vyberete účet (účty) a stiskem tlačítka Přenospřenesete.

Upozornění Vazby účtů k saldokontním skupinám lze provádět ve formuláři Saldokontní skupina na záložce Účty. Naopak lze saldokontní skupiny zařazovat na formuláři Účet v přehledu Účtový rozvrh, záložka Saldokonta.

Tlačítkem Odebrat naopak vybraný účet/účty ze skupiny odstraníte. Další akce najdete v Pásu karet karty Akce, odpovídají akcím v přehledu Účtový rozvrh.

Záložka Sestavy
Lze přednastavit sestavu, která se zobrazí po výběru příslušného salda (Saldo, Saldo ke dni/období stavu, Saldo za účty)
Saldokonta sestavy.png

  • Přednastavená sestava Saldo
  • Přednastavená sestava Saldo ke dni/období stavu
  • Přednastavená sestava Saldo za účty
Tip V přehledu saldokontních skupin lze v "Nastav" zobrazit údaje o nastavených sestavách a pomocí akce "Kopie nastavení sestav do dalších skupin" lze zkopírovat přednastavené sestavy dané skupiny do dalších skupin. Takto přednastavené sestavy se uplatní při základním zobrazení daných přehledů salda, mají přednost před přednastavenými sestavami na uživatele apod. Při posunu přehledu salda přes saldkokontní skupiny je vždy zobrazena přednastavená sestava pro danou skupinu. Jestliže není žádná sestava na saldokontní skupině přednastavena, je přehled zobrazen s použitím přednastavené sestavy na uživatele apod. Před zobrazením se kontroluje, zda má daný uživatel právo na danou sestavu. Jestliže nemá, zobrazí se informativní hlášení "Nemáte právo pro sestavu XYZ!" a přehled je zobrazen prázdný. Účetního fakturačního salda se tyto úpravy netýkají.

Pás karet přehledu Saldokonta - karta Akce

Stav saldokonta

Podrobně popsáno v samostatné kapitole Stav saldokonta (Ctrl-S) - Účetnictví.

Stav saldokonta k datu

BID593 BID238

Saldo k datu.png

Po potvrzení volby Stav saldokonta k datu… se otevře přehled nazvaný Přehledy salda ke dni... V tomto přehledu jsou zobrazeny jednotlivé aktualizace prováděné ke konkrétnímu dni. Tyto aktualizace mohou vzniknout dvěma způsoby:

  • po stisku tlačítka Nový se vytvoří nová aktualizace ke zvolenému dni - je prázdná. Pro její naplnění je potřeba provést aktualizaci
  • po provedení akce Aktualizace saldokont ke dni vybraných skupin se automaticky vytvoří nová aktualizace k datu se zadaným datumem.

V zobrazeném přehledu můžete na kartě Akce použít tyto akce: Pás karet - karta Akce

  • Zobrazení přehledu - pouze zobrazí již dříve aktualizovaný přehled. Dle data aktualizace zvažte, jak jsou data aktuální.
  • Zobrazení přehledu s aktualizací - nejprve provede aktualizaci a potom zaktualizovaný přehled zobrazí.
  • Aktualizace vybraných přehledů - můžete zaktualizovat více přehledů najednou (např. k jednotlivým měsícům).

V zobrazených přehledech jsou v pásu karet Přehled, volby pro obsluhu, kromě obecných, zde pod volbou Tisk/Tisk formulářem naleznete různé přednastavené sestavy, např. Inventury pohledávek/závazků v hlavní i cizí měně a Formuláře saldokonto k datu v hlavní i cizí měně. Pro tisk musíte vybrat vhodný formulář. Pokud chcete odeslat Inventuru pohledávek svému zákazníkovi, musíte po nápočtu saldokonta k vybranému datu, ve fitru vybrat požadovanou Organizaci. Potom Ctrl+A označit všechny doklady ve filtru. Potom volbou Tisk/Tisk formulářem vytisknout. Máte možnost formulář i odeslat mailem - kliknutím na tlačítko E-mail v horní liště. Do adresy se přednastaví emailové spojení z dané organizace.

Pokud se aktualizuje saldo, je na tuto situaci uživatel, který by si chtěl toto saldo zobrazit, upozorněn hláškou.

Informaci o tom, že je nápočet saldokonta k datu řádně dokončen získá uživatel ze sloupce Datum aktualizace. Tento sloupec jasně vypovídá o tom, zda aktualizace doběhla v pořádku (sloupec je naplněn datem a časem ukončení aktualizace) nebo zda aktualizace buď nebyla nikdy spuštěna nebo nedoběhla (datum aktualizace je prázdné).


Stav saldokonta k období stavu

BID594 BID238 Pokud používáte období stavu, můžete si stav saldokonta zobrazit i k těmto obdobím. Funkcionalita je obdobná jako u Stavu saldokonta k datu. Po potvrzení volby Stav saldokonta k období datu… se otevře přehled nazvaný Přehledy salda k období stavu… V tomto přehledu jsou zobrazeny jednotlivé aktualizace provedené k období stavu. Tyto aktualizace mohou vzniknout dvěma způsoby:

  • po stisku tlačítka Nový se vytvoří nová aktualizace - je prázdná, pro naplnění je potřeba provést aktualizaci.
  • po provedení akce Aktualizace saldokont k období stavu vybraných skupin se automaticky vytvoří nová aktualizace.

V menu místní nabídky jsou tyto akce:

Zobrazení přehledu - tato akce zobrazí okno Zvolený přehled salda k období stavu... V tomto přehledu je vidět stav saldokonta k tomu období stavu, ke kterému bylo napočítáno. Je třeba však vědět, že se jedná se o nápočtový přehled - to znamená, že pokud byla od poslední aktualizace provedena změna v deníku, zde se neprojeví a je nutno aktualizovat pomocí funkce Aktualizace z menu místní nabídky.

Zobrazit s aktualizací - proběhne aktualizace a bude zobrazen přehled saldokonta tvořený na základě účetních zápisů k zadanému období stavu saldokonta.

V přehledech saldokonta k datu jsou přístupné další akce v menu místní nabídky, tyto jsou shodné s nabídkami v přehledu Stav saldokonta, kde je popsáno jejich ovládání.

Aktualizace vybraných přehledů - tato akce slouží k tomu, aby se znovu vytvořila saldokonta pro označené přehledy.

Saldo za účty

Z přehledu saldokontních skupin nebo z přehledu stavu salda lze pomocí akce "Saldo za účty" zobrazit přehled salda po účtech. Z přehledu stavu salda lze tato akce spustit pro označené saldokontní složky. V přehledu "Saldo za účty" jsou saldokontní složky rozpadlé za jednotlivé účty. Je možné zobrazit přehled účetních řádků, které tvoří danou složku pás karet Z přehledu stavu salda nebo z přehledu "Saldo za účty" lze nadále zobrazit pomocí akce "Kontrola na stav účtu" kontrolní přehled "Saldo za účty seskupeně". Tento přehled obsahuje kontrolní sumy ze salda a z účetního deníku za jednotlivé účty.

Přes Nastav lze v přehledu Saldo za účty zobrazit návazné informace z číselníků Organizační struktura, Číselník organizací, Zakázka, Zaměstnanci a Saldokontní skupiny.

Tuto funkci je možné také spustit nad zobrazeným přehledem Saldo k datu. V přehledu "Zvolený přehled salda ke dni" je v místní nabídce Saldo za účty ke dni, tato volba funguje jen nad označenými řádky.

Archiv saldokontních případů

BID489 Po potvrzení této nabídky se zobrazí přehled saldokontních případů daného salda, které byly přesunuty do archivu.

Při přesunu archivního salda zpět do aktivního je v případě, že je v aktivním saldu nalezen stejný saldokontní případ, zobrazen dotaz na pokračování s upozorněním, že dojde ke sloučení obou saldokontních případů. Po potvrzení dojde ke sloučení aktivního saldokontního případu s původně archivním saldokontním případem. Možné operace zobrazíte v pásu karet karty Akce.


Účetní řádky

Výběrem volby Účetní řádky v menu místní nabídky nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><U> se otevře přehled účetních zápisů tvořících daný saldokontní případ. S těmito řádky můžete dále pracovat obdobně jako v účetním deníku.

Tip Funkcí Změny a Hromadné změny je umožněno pracovat s hromadnými změnami.

Po provedené změn, které mají vliv na saldo, dojde automaticky k aktualizaci saldokontních případů.


Přesun saldokontních případů do salda

Výběrem této volby se označené saldokontní případy přesunou z archivu zpět do aktuálního salda.

Upozornění Funkce Aktualizace neaktualizuje archiv. Tedy po přesunu archivu do salda je vhodné aktualizaci spustit.

Poznámky k saldokontnímu případu K saldokontním případům můžete zadat poznámku. Pomocí tlačítka Nový v pásu karet Přehledu se otevře editor pro zadání poznámky.

Aktualizace

Pro aktualizaci salda jsou v pásu karet následující možnosti, kterými určujete rozsah aktualizace:

Aktualizace salda všech skupin

Aktualizace saldokontní skupiny

Aktualizace sloupců salda (datum upomínek, sumy plat.příkazů) - tyto sloupce se napočítavají v závislosti na nastavení konfigurace Účetnictví více zde Konstanty - Společné kapitoly

Aktualizace saldokont ke dni pro vybrané skupiny

Aktualizace saldokont k období stavu pro vybrané skupiny


Údržba salda Spuštění této akce je nutné potvrdit přihlašovacím jménem. Poté se Helios zeptá: Opravdu spustit údržbu salda?, po kliknutí na tlačítko Ano dojde k údržbě salda. Při tomto procesu program smaže ze salda nulové řádky, pod kterými již nejsou žádné účetní zápisy (například po smazání dokladu v účetním deníku).

Nápočet kontrolních sum

Po potvrzení volby dojde k nápočtu hodnot zůstatků účtů obsažených v saldokontní skupině do přehledu Saldokonta. Napočtené zůstatky lze zobrazit v přehledu Saldokonta pomocí Nastav. Jedná se o atributy Suma saldo 1, Suma zůst.deník a Suma rozdíl. Díky této akci lze jednoduše odkontrolovat zůstatek účtu proti zůstatku jednotlivých saldokontních skupin.

Saldokonta kontrola.png

Suma zůst. deník se napočítává z účetních dokladů, které:

  1. jsou ve fázi účtováno nebo uzavřeno
  2. jsou navázány na danou saldokontní skupinu
  3. mají stav běžný (bez ohledu na vyplnění druh data) NEBO stav počáteční s druhem data jiným než "Není datum" (doklady ve stavu koncový se nenačítají nikdy, ani při vyplněném druhu data)
Upozornění Pozor na navádění počátečních stavů salda při přechodu z jiného systému, aby se hodnoty korektně načítaly do kontrolních sum. Především se jedná o sloupec Suma zůst. deník.

Kontrolní přehled dokladů mimo saldo

Zobrazí se pohled do účetního deníku, který obsahuje účetní záznamy, které mají účet navázaný na saldokontní skupinu a mají nastaven atribut Datum salda na hodnotu "Není datum", tudíž nejsou do salda napočítány. Účetní záznamy lze označit a hromadně u nich nastavit atribut Datum salda na hodnoty "Datum splatnosti" nebo "Datum úhrady" nebo "Saldo bez datumu". Zobrazený přehled umožňuje pohyb po jednotlivých saldokontních skupinách.

Rozkopírování

Slouží k rozkopírování saldokontních skupin do dalších databází.

Upozornění Při rozkopírování dojde k překopírování dané saldokontní skupiny, ale nepřenesou se vazby na účty ze záložky 2. Pokud jsou na dané saldokotní skupině kontace funkce Přeúčtování po jejím spuštění oznámí chybu: Na záznam chcete navázat neexistující údaje - Nelze opravit a akce se neprovede.

Opravné položky

Pod ikonkou

Saldo ikona01.png

najdete zobrazení opravných položek, které byly vygenerované ze salda.

Další

Pod ikonkou

Saldo ikona02.png

najdete další akce saldokonta:

Navázání účtů dle masek

Vazbu účtů na saldokontní skupinu provádíme buďto ručně na záložce 2 Účty, nebo pomocí této akce. Pro úspěšné navázání účtů dle masek, je nutné na dané saldokontní skupině, na záložce 1 - Definice zadat do pole Maska účtů případnou masku.

Kopie vybraných saldokontních skupin do saldokontních skupin fakturačního salda

Pokud používáte účetní fakturační saldo, je možné využít tuto funkci. Nemusíte potom nastavovat skupiny ve fakturačním saldu samostatně, ale založí se tam pomocí této akce.

Změna párování z Datumu párování na Druhý párovací znak

Pokud jste dříve používali Datum párování a nyní chcete využít Druhý párovací znak (tyto dvě volby pro párování nemohou být zapnuté současně, ale vždy jen jedna z nich), využijete tuto akci.

Upozornění Tato akce může být časově náročná, a je doporučeno aby byl v tu chvíli v systému přihlášen jen jeden uživatel.

Po skončení akce je nutné spustit aktualizaci.

Tip Pokud v budoucnu zapnete používání Druhého párovacího znaku na jiné saldokontní skupině, už není nutné aktualizaci spouštět, ale nevadí, pokud se spustí.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Jana Půrová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail