Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



Než začnete - Fakturace

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

V dalších kapitolách najdete to, co potřebujete vědět než začnete vystavovat faktury:

  • Konstanty - nastavte si vlastnosti modulu Fakturace.
  • Řady faktur - nadefinujte si číselné řady vydaných a přijatých faktur.
  • Organizace - seznamte se s vlastnostmi číselníku Organizace.
  • Způsoby vystavení - jak docílíte, aby vydaná faktura obsahovala to, co potřebujete.
  • Ostatní číselníky - jaké další "pomůcky" využijete při práci s fakturami.
  • Tiskové formuláře - jak zařídíte, aby vydaná faktura vypadala podle vašich představ.
Upozornění UPOZORNĚNÍ Modul Fakturace má hodně společného s moduly Sklady a Nákup a prodej. Více informací také viz příručka k těmto modulům.

Konstanty

Konstanty modulu Fakturace mají hodně společného s konstantami modulů Sklady, Nákup a prodej. V této kapitole jsou popsány ty nejdůležitější.

Tip Úplný seznam a popis konstant je uveden v kapitole Konstanty.

Pro nastavení konstant modulu Fakturace zvolte na kartě Akce volbu Možnosti, Konfigurace/Správa systému. V levé části okna vyberte volbu Fakturace.

Datum splatnosti přijatých faktur

Určujete, jak se má předvyplnit lhůta splatnosti při zadávání přijatých faktur. Zda dnešním datem nebo podle stejných pravidel jako u vydaných faktur.

Generování pokladních dokladů

U číselných řad faktur můžete zvolit pokladnu a vystavovat pokladní doklady pro platbu faktury v hotovosti (viz kap. Řady faktur). Nastavením konstanty určujete, zda se bude pokladní doklad generovat automaticky po realizaci faktury nebo vystavovat ručně z přehledu faktur samostatnou volbou.

Daňový základ realizační faktury počítat z HM

Když je nastaveno na:

  • ANO - bere údaje ze zálohové faktury nepřepočtené (= kurz zálohové faktury).
  • NE - bere údaje ze zálohové faktury přepočtené kurzem realizační faktury.

Zaokrouhlení vydaných faktur

Tuto konstantu nastavujete pro jednotlivé měny, a to volbou Oprava v přehledu Číselníky, Konstanty a číselníky, Měny. Z pole se seznamem vybíráte z rozmezí hodnot Tisíce měny až Setiny měny.

Jestliže budete pro vystavování faktur používat fakturační položky, nastavte si ještě následující konstantu. Zvolte Možnosti, Konfigurace/Správa systému, v levé části okna vyberte volbu Sklady, nákup a prodej, v pravé části nastavte:

Délka registračního čísla

Registrační číslo je spolu se skupinou základním určením položky v katalogu (přehled všech fakturačních položek). Touto konstantou nastavte maximální délku registračního čísla, kterou chcete používat. Přednastavená hodnota je 5 míst. Maximální hodnota je 30 míst.

Pokud budete využívat jednoduché sledování úhrad vydaných faktur přímo v přehledu vydaných faktur (saldo sestaveno z prvotních dokladů), máte k dispozici ještě další konstantu. Na kartě HELIOS zvolte Možnosti, Konfigurace/Správa systému, v levé části okna vyberte volbu Firemní, v pravé části nastavte:

Časové rozlišení splatnosti

Nastavujete časové intervaly (ve dnech) pro vyhodnocení splatností a úhrad vydaných faktur (viz kap. Vydané faktury; Úhrady).

Řady faktur

Pro vystavování vydaných faktur a zadávání přijatých faktur si nadefinujte alespoň:

  • jednu číselnou řadu faktur vydaných
  • jednu číselnou řadu dobropisů vydaných
  • jednu číselnou řadu faktur přijatých
  • jednu číselnou řadu dobropisů přijatých

Systém Helios Orange rozlišuje fakturu a dobropis jako dva různé typy (druhy) dokladů, proto by měl mít každý typ (druh) svou číselnou řadu. Číselnou řadou také mohou být odděleny daňové a nedaňové doklady, faktury tuzemské a zahraniční apod.

Číslo faktury (variabilní symbol, párovací znak) je devítimístné. Skládá se ze tří míst řady dokladu ("předčíslí") a šesti míst pořadového čísla. Nuly zleva se nevynechají.

Než začnete vystavovat konkrétní faktury, zkuste si číselnou řadu nastavit a ve formuláři pro novou fakturu se podívejte, jak číslo faktury vypadá. Dokud fakturu nezrealizujete volbou Realizace, můžete ji bez problémů smazat.

Číselnou řadu faktur nastavíte v přehledu Sklady, Konstanty a číselníky, Řady dokladů (viz kap. Řady dokladů ).

Po instalaci systému je číselník řad předvyplněn. Můžete použít nadefinované řady, případně doplnit další, nebo je smazat a vytvořit si svoje vlastní.

Druhy faktur a dobropisů - přehled.

FA Uvod Rady.png


Funkcí Nový… zadáte novou číselnou řadu faktur nebo dobropisů.

Řady faktur a dobropisů - editor.

FA Uvod Rady Editor.png


Druh pohybu zboží

Ze seznamu vyberte vzhledem k modulu Fakturace jednu z hodnot Faktura vydaná, Dobropis vydaný, Faktura přijatá, Dobropis přijatý.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Faktura ani dobropis se žádným způsobem nepromítají do množství na skladě ani do množství k dispozici na skladě. Nezvyšují ani nesnižují. Stav skladu mění doklady Příjemky, Výdejky a jejich storna.


Řada dokladu

Řada dokladu je třímístná číselná hodnota. Číslo faktury se skládá z řady dokladu a šestimístného pořadového čísla. Pokud chcete začít faktury číslovat od jiného pořadového čísla, použijte akci Nastavení pořadového čísla v přehledu Řady dokladů. Systém dbá na to, aby číselná řada byla vzestupná a souvislá.

Název

Popisný název číselné řady dokladů. Např. "Faktura - daňový doklad" nebo "Zálohová faktura". Slouží k orientaci v přehledu nadefinovaných číselných řad při vystavování konkrétního dokladu.

Na záložce 2 - Def. OK určujete, které akce se mají provést v případě, že doklad uložíte tlačítkem Def. OK.

Na záložce 6 - Zadávání můžete vybrat z návazných číselníků hodnoty, které se mají převyplnit u nově vytvářeného dokladu. Jedná se o Nákladové středisko, Nákladový okruh, Vozidlo, Číslo zakázky, Zaměstnance

Podrobný popis údajů, které se ve formuláři vyplňují, najdete v kapitole Řady dokladů.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Pokud k nastavené číselné řadě již existují konkrétní vystavené doklady, nelze tuto číselnou řadu smazat !

Organizace

Před začátkem provozu modulu Fakturace je důležité stanovit provozní pravidla pro práci s číselníkem Organizace, ve kterém jsou uloženy mj. veškeré údaje o dodavatelích a odběratelích. Kdo bude mít k číselníku plný přístup, kdo bude jen vybírat. Které položky záznamu organizace jsou nezbytné a musí se zadat, které jsou případně orientační a informativní. Jakým způsobem budou (nebo nebudou) využívány slevy k organizaci apod.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Nezapomínejte, že organizace je důležitým parametrem např. pro vyhodnocení prodejů nebo pro sledování závazků a pohledávek. Proto pozor např. na duplicitní zadávání organizací apod.


Podrobné informace o práci s přehledem, zadávání nových záznamů atd., viz kap. Organizace.

Způsoby vystavení faktury

Fakturu vystavíte několika způsoby:

  • Přímo vyplníte text a hodnoty na fakturu bez vazby na číselník/katalog Kmenové karty. K vystavení faktury využijete údaje faktury na záložce 2 - Položky v sekci [1] Textové položky.
  • Na fakturu zařadíte Službu ze záložky 4 - Služby.
  • Na fakturu zařadíte přímo některou z položek katalogu Kmenové karty. Vybíráte z přehledu Stav skladu.
  • Použijete jako podklad pro vystavení některý z dokladů modulu Sklady nebo Nákup a prodej. Výdejku (dodací list), objednávku, nabídkovou sestavu, příp. příjemku.
  • Použijete jako podklad jinou vystavenou fakturu.
  • Použijete jako podklad některý z dokladů z přehledu Fakturační příkazy modulu Doprava.
Upozornění Žádná položka zařazená na fakturu, ať už přímo nebo převodem, nesnižuje stav skladu (Množství) ani stav k dispozici (Množství k dispozici)!

Oprava položky a oprava faktury

Oprava položky faktury je nezávislá na opravě hlavičky faktury. To znamená, že pokud opravíte položku faktury a uložíte ji tlačítkem OK, změna položky je trvalá, i když editaci faktury ukončíte tlačítkem Storno.

Ostatní číselníky

Podle způsobu, jakým budete vystavovat faktury, budete využívat více či méně číselníků systému Helios Orange. Číselník řad faktur (Sklady, Konstanty a číselníky, Řady dokladů) a číselník organizací (Obchoodní partneři a CRM, Organizace) budete využívat vždy.

Seznam dalších číselníků:

  • Sklady, Kmenové karty - katalog všech fakturačních položek.
  • Číselníky, Organizační struktura - organizační struktura firmy včetně skladů. Každý článek organizační struktury může mít vytvořen svůj vlastní přehled fakturačních položek.
  • Sklady, Konstanty a číselníky, Skupiny karet - číselník pro rozlišení „druhů“ fakturačních položek. Používejte pro lepší orientaci a snadnější vyhodnocení.
  • Nabídkové ceny - volba (v přehledu Kmenové karty nebo Stav skladu, podle nastavení konstanty Platnost nabídkových cen). Nastavujete různé úrovně pro různé organizace nebo skupiny organizací. Zadáváte ceny, které systém pak automaticky přednastavuje. K dispozici máte také číselník Cenové úrovně, kde si vytvoříte a pojmenujete jednotlivé úrovně cen (maloobchod, velkoobchod apod.).
  • Číselníky - Zakázky, Nákladové okruhy, Zaměstnanci některý z číselníků můžete využít pro sledování „obchodního případu“.
  • Číselníky, Účetní kódy - kontace - nastavujete účetní předpis (souvztažnost) pro zaúčtování faktur.
  • Číselníky - Kurzovní lístek, Kódy měn - používáte pro zadávání kurzů a cizích měn. Ty pak používáte u vydaných a přijatých faktur.
  • Obchodní partneři a CRM, Konstanty a číselníky, Formy úhrady - zadáváte používané formy úhrady, lze spojit s nastavení splatnosti.
  • Číselníky, Způsob dopravy - jednoduchý číselník pro přednastavení používaných druhů dopravy.

Více informací o jednotlivých číselnících viz kap. Číselníky.

Tiskové formuláře

Pro tisk vystavených faktur máte k dispozici základní distribuční formuláře. Pokud potřebujete tiskové formuláře podle vlastního grafického vzoru, spojte se prosím s Vaším dodavatelem systému Helios Orange.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Jan Žoček, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail