ISDOC elektronická fakturace - Rozšiřující moduly

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání


Úvod

Plugin ISDOC elektronická fakturace je rozšíření systému Helios Orange umožňující odesílat Faktury/dobropisy vydané a načítat Faktury/dobropisy přijaté v datovém formátu elektronické fakturace ISDOC (Information System Document).

Po instalaci pluginu rpISDOC.dll (viz kap. Instalace pluginu) je třeba nejprve upravit a nakonfigurovat Definice zpráv. Podrobně viz kap. Konfigurace.

Faktury pak odesíláte z přehledu Vydané faktury volbou místního menu Zprávy, Generování zpráv. Součástí odeslané zprávy mohou být i libovolné přílohy, mj. náhled faktury v PDF formátu.

Faktury načítáte do přehledu Přijaté faktury volbou Zprávy, Načtení zpráv.


Konfigurace

Definice zprávy

Pro odesílání i načítání faktur musíte mít vytvořenou nejméně jednu, v případě potřeby i více definic zpráv. Tyto definice vytváříte v přehledu Vydané (resp. Přijaté) faktury volbou menu Zprávy, Generování zpráv, Nový.

První definice zprávy se založí automaticky při instalaci pluginu, je třeba jí upravit podle vaší potřeby.

RpISDOC 5.jpg

Název zprávy

Vyplňte libovolný název zprávy, nejlépe takový, který vám usnadní orientaci při odesílání/načítání zpráv.


Formát zprávy

Vyberte formát Obecný plugin


Adresa místa zdroje zpráv

Vyplňte cestu, kde budou uloženy soubory s fakturami pro načítání.


Adresa místa určení zpráv

Vyplňte cestu, kde budou vznikat vyexportované soubory s fakturami.


ProgID COM Pluginu

Vyplňte rpISDOC.ExportImport


Záložka 4 - Certifikát, podzáložka El. podpis, případně Časové razítko

Pokud zde přiřadíte certifikát a zaškrtnete volbu Výstupní zprávy podepisovat…, bude vygenerovaný soubor elektronicky podepsán.
Zpráva ISDOC má také podporu Časového razítka.


Konfigurace pro definici zprávy

Vytvořenou definici zprávy je třeba nakonfigurovat. V přehledu Vydané (resp. Přijaté) faktury zvolte v místním menu volbu Zprávy, Generování zpráv. Na vybrané definici zprávy klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte volbu ISDOC, Konfigurace ISDOC.

Upozornění Každá definice zprávy, kterou chcete používat, musí mít i svojí konfiguraci.

Záložka Export


Identifikace organizace (dodavatel i odběratel)

Vybíráte, která hodnota z karty organizace se přenese do elementu CatalogFirmIdentification (Identifikace organizace)

  • EAN
  • IČO
  • DIČ DPH


Identifikace položky

Vybíráte, která hodnota z karty Zboží a služby se přenese do elementu BuyersItemIdentification (Identifikace zboží dle kupujícího)

  • EAN
  • SKP
  • Registrační číslo
  • Skupina+Registrační číslo
  • Návazná skupina - Název
  • Externí atribut TabPohybyZbozi


Položka - ext. číslo objednávky - <Invoice><InvoiceLine><OrderReference><ExternalOrderID>
Položka - číslo řádku objednávky - <Invoice><InvoiceLine><OrderReference><LineID>
Položka - vlastní číslo objednávky přijaté - <Invoice><InvoiceLine><OrderReference><SalesOrderID>
Položka - datum vystavení objednávky - <Invoice><InvoiceLine><OrderReference><IssueDate>

Upozornění Uvedené 4 atributy se vyexportují pouze v případě, že jsou na faktuře všechny vyplněny. Pokud jakýkoli z atributů není na faktuře vyplněn, nebude se exportovat žádný ze 4 uvedených xml tagů charakterizujících položku objednávky!

U těchto atributů vybíráte z možností:

  • Došlé objednávky (výchozí)
  • externí či standardní atribut TabPohybyZbozi
  • externí či standardní atribut TabDokladyZbozi


Hlavička - vlastní číslo objednávky přijaté - <Invoice><OrderReferences><OrderReference><SalesOrderID>

Vybíráte z možností:

  • Došlé objednávky (výchozí)
  • externí či standardní atribut TabDokladyZbozi


Adresa místa určení zpráv

Vybíráte z možností:

  • převzít z definice zprávy (výchozí)
  • přednastavený kontakt "Hromadně pro e-mail" z organizace dokladu


Záložka Import


Identifikace organizace

Nastavujete, podle čeho se má při importu hledat organizace. Buď podle IČO (PartyIdentification.ID), podle DIČ (PartyTaxScheme.CompanyID) nebo podle EAN (PartyIdentification.CatalogFirmIdentification).

Princip hledání podle některého z uvedených atributů je následující:

  • Pokud se organizace nedohledá jednoznačně (tj. v HeliosOrange je např. více organizací se stejným IČO apod.), hledá se následně pouze mezi aktivními organizacemi.
  • Pokud se organizace nadále nedohledá jednoznačně, hledá se mezi aktivními organizace se zaškrtnutým příznakem Fakturační adresa.
  • Pokud se i tak najde víc organizací, jedná se o chybu a import je přerušen.
  • Pokud není dohledána žádná organizace, je při importu založena, pokud je v konfiguraci zatrženo Zakládat neexistující organizace.


Identifikace položky

Nastavujete, podle čeho se mají při importu hledat položky faktury. Možnosti jsou EAN (CatalogueItemIdentification.ID), SKP, RegCis, SkupZbo+RegCis, Návazná skupina (v těchto čtyřech případech se pracuje s hodnotou BuyersItemIdentification.ID).

Jestliže je jako identifikátor Registrační číslo a nebo Skupina+Registrační číslo, lze zaškrtnout volbu pro zakládání neexistujících položek při importu. Položky jsou pak založeny na sklad a případně do té skupiny (pokud je identifikátorem pouze RegCis), která je přednastavená. Pokud je jako identifikátor jiná z možností, neexistující položky se nezakládají a import se nezdaří.


Řada dokladů pro faktury/dobropisy

Nastavujete, do jaké řady jsou importované faktury/dobropisy vytvářeny.


Výchozí položka skladu pro položky bez identifikace

Pokud v importním souboru chybí informace, podle které se má dohledávat položka faktury (podle nastavení v poli Identifikace položky buď CatalogueItemIdentification.ID nebo BuyersItemIdentification.ID), můžete zde nastavit položku, která se zařadí na fakturu.


Záložka Přílohy faktury

RpISDOC 2.jpg

Nastavujete parametry pro připojení příloh k exportované faktuře a zpracování příloh při importu.

Automaticky lze při exportu připojit dokumenty navázané na fakturu, tj. soubory, které zobrazí volba Dokumenty nad vydanou fakturou. Dále lze soubory přidávat z disku ručně přes zobrazený dialog. Konfigurace příloh také umožňuje označit některou z příloh jako náhled faktury. Automaticky může být jako náhled označen první nalezený PDF dokument mezi přílohami.

Jestliže se importuje soubor ISDOCX, lze nechat automaticky zpracovat přílohy. Ty budou navázány k danému dokladu jako Dokumenty, přičemž lze uložit přílohy jako soubor na disk do předvolené složky nebo do databáze. Lze nastavit, zda se případné existující soubory v cílové složce budou bez dotazu přepisovat (v případě shodného názvu) a nebo zda bude zobrazen dotaz.


Poznámka:
Konfiguraci lze nastavovat i v přehledu Speciální pluginy (Možnosti, Konfigurace/správa systému, na databázi pravé tlačítko myši, Externí akce, opět pravé tlačítko myši, Speciální pluginy), kde je v menu na pravé tlačítko myši volba Konfigurace. Zobrazí se přehled definice zpráv, vyberete příslušnou zprávu a dvojklikem myši nebo tlačítkem Přenos si zobrazíte konfigurační okno.


Nastavení typu dokladu pro export

Formát ISDOC rozlišuje následující typy dokladů:

  • faktura
  • dobropis
  • vrubopis
  • zálohová faktura (nedaňový zálohový list)
  • daňový zálohový list
  • dobropis daňového zálohového listu

Tyto typy je třeba nastavit u jednotlivých řad faktur a dobropisů. Instalace pluginu vytvoří v číselníku Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů oběhu zboží externí atribut "Typ dokladu ISDOC", kde se typ nastavuje. Pokud externí atribut na řadě dokladů nenastavíte, použije se při exportu typ Faktura nebo Dobropis podle druhu pohybu řady dokladů.


Export faktur/dobropisů vydaných

Data exportujete (odesíláte) z přehledu Vydané faktury. Označíte fakturu/y, kterou/é chcete odeslat, a v místní nabídce potvrdíte volbu Zprávy, Generování zpráv.

Nabídne se seznam vytvořených Definic zpráv. Zvolená definice zprávy musí odpovídat podmínkám popsaným v kapitole Konfigurace.

Dvojklikem myši nebo tlačítkem Přenos v okně Výběr - Přehled definice zpráv spustíte vlastní export.

V kapitole Podmínky exportu najdete popis, jaké údaje, odkud a za jakých podmínek se exportují. Týká se to např. bankovního spojení a data splatnosti, kontaktních údajů (e-mail, telefon) apod.

Pokud je v konfiguraci zprávy zaškrtnuto pole Zobrazit dialog pro připojení dokumentů z disku, objeví se ještě následující okno pro práci s přílohami. Zde můžete přidávat nebo odebírat přílohy k faktuře, příp. označit některý z připojených souborů formátu PDF jako náhled faktury.

RpISDOC 4.jpg

Po úspěšném vygenerování zprávy se zobrazí následující okno, které odkliknete tlačítkem Konec.

RpISDOC 3.jpg


Upozornění Pokud je konfigurace nastavena tak, že se nepřipojují žádné přílohy, vzniká exportem soubor s příponou .ISDOC. Pokud jsou připojeny i přílohy, vzniká exportem soubor s příponou .ISDOCX


Přílohy

Jednou z exportovaných příloh může být náhled faktury v PDF, který si můžete vytvořit například následujícím způsobem:

  • V přehledu vydaných faktur zvolíte na faktuře Tisk, Tisk formulářem. Tisk je třeba mít nastaven tak, aby se zobrazovalo okno s náhledem.
  • V náhledu před tiskem je vpravo nahoře tlačítko Dokumenty. Kliknutím na tlačítko se vytvoří soubor zvoleného formátu, uloží se do databáze a naváže se jako dokument k faktuře, tj. uvidíte ho na faktuře volbou místní nabídky Dokumenty.
  • Formát souboru volíte pomocí šipky vedle tlačítka Dokumenty. Výchozí formát se nastavuje v konstantách - Možnosti, Uživatelské konstanty - lokální, záložka E-mail, Fax, Soubor, pole Implicitní typ pro uložení tisku do dokumentů.
  • PDF náhled může být opatřen elektronickým podpisem. Musíte mít nainstalovaný modul Helios Orange Elektronický podpis PDF a v konstantách (Možnosti, Uživatelské konstanty - lokální, záložka Certifikát pro el. podpis PDF) musí být nastaven podpisový certifikát.


Podmínky exportu

  • Pro definici zprávy musí existovat její konfigurace, jinak nelze exportovat.
  • Faktura musí být zrealizovaná.
  • Faktura musí mít alespoň jednu položku (tj. druhá záložka ve formuláři faktury se jmenuje 2-Součty za doklad). Textové faktury, tj. faktury, u kterých je předmět fakturace a částky vyplněny na záložce 2-Textové položky, se neexportují.
  • Název výsledného souboru je ve tvaru FV-<parovaciznak>.isdoc(x) nebo DV-<parovaciznak>.isdoc(x)
  • Nultá organizace (dodavatel) musí mít vyplněny následující údaje: Název, Ulice, Číslo popisné a/nebo číslo orientační, místo, PSČ, země (+název země v číselníku zemí), IČO.
  • Nultá organizace také musí mít vyplněn jeden z identifikátorů (dle konfigurace zprávy) – IČO, DIČ, EAN.
  • Odběratel (a případné místo určení) musí mít vyplněny následující údaje: Název, Ulice, Číslo popisné a/nebo číslo orientační, místo, PSČ, země (+název země v číselníku zemí), IČO
  • Odběratel (a případné místo určení) také musí mít vyplněn jeden z identifikátorů (dle konfigurace zprávy) – IČO, DIČ, EAN.
  • Kontakt, Telefon, E-mail – pokud je na faktuře připojen Kontaktní zaměstnanec, hledají se jeho přednastavené kontakty (telefon a e-mail).
  • Kolekce plateb - <PaymentMeans>, tj. údaje Částka k úhradě, Bankovní spojení, Datum splatnosti atd.
Upozornění Tyto údaje se exportují pouze v případě, že je na faktuře je vyplněna forma úhrady a tato forma úhrady má ve svém doplňkovém kódu hodnoty 10, 20, 42, 48 nebo 97 (10-cash, 20-cheque, 42-Bankaccount, 48-Bankcard, 97-Clearing between partners). Pokud je doplňkový kód 42, exportují se i údaje o navázaném bankovním spojení na faktuře a toto spojení musí být na faktuře vyplněno. Zároveň musí mít v číselníku bankovních spojení vyplněny povinné položky číslo účtu, kód ústavu a název ústavu.
  • Sazba DPH <není> je zpracována jako sazba 0 (nula), neboť předepsaný formát neumožňuje použít sazbu <není>.
  • Způsob výpočtu DPH se určuje podle druhu vstupní ceny na položce. Pokud je vstupní cena bez DPH, pak zdola, pokud je s DPH, pak shora.
  • Popis na položce faktury – bere se Popis1 z položky faktury, není-li vyplněn, bere se Název1 z kmenové karty.
  • Zálohy – pokud v Doplňkových položkách existuje záznam se způsobem vzniku Záloha nebo Záloha - Změna DPH, jsou všechny zálohy navázané na fakturu považovány za daňové, jinak za nedaňové.


Import faktur/dobropisů přijatých

Data importujete (načítáte) do přehledu Přijaté faktury. V místní nabídce potvrdíte volbu Zprávy, Načtení zpráv.

Nabídne se seznam vytvořených Definic zpráv. Zvolená definice zprávy musí odpovídat podmínkám popsaným v kapitole Konfigurace.

Dále potvrdíte volbu Stažení zpráv. Nabídnou se vám soubory ke stažení ve složce, která je v konfiguraci. Označíte soubory k importu a tlačítkem Otevřít spustíte vlastní import.

V kapitole Podmínky importu najdete popis, jaké údaje a za jakých podmínek se importují.


Podmínky importu

  • Pro definici zprávy musí existovat její konfigurace, jinak nelze importovat.
  • Daný doklad nesmí již existovat (kontrolováno podle jednoznačného GUID každého ISDOC dokladu)
  • Doklad ISDOC musí být ve verzi, kterou plugin podporuje (tj. stejná nebo starší)
  • Musí existovat globální období pro datum případu (IssueDate) faktury
  • Musí existovat v konfiguraci nastavené cílové řady pro faktury/dobropisy
  • Při importu se kontroluje existence měny i cizí měny faktury, případně se automaticky založí do číselníku měn.
  • Musí existovat v konfiguraci nastavený sklad, kde se hledají/zakládají položky
  • Bankovní spojení – pokud k organizaci neexistuje dané bankovní spojení (dle kódu banky a čísla účtu), je založeno nové (včetně případně neexistujícího kódu peněžního ústavu)
  • Kontrola příloh faktury – pokud se jedná o doklad ISDOCX, jsou během importu ověřeny kontrolní součty jednotlivých příloh (hash, který je deklarovaný v ISDOC souboru vůči skutečné vypočítané hodnotě přiložených souborů). Jestliže kontrolní součet nesedí (u libovolné z příloh), faktura jako celek se vůbec nenaimportuje (tj. nejen přílohy, vůbec se nezaloží doklad jako takový).