Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



Faktury vydané - Pás karet - Fakturace

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

Obsah

BID29

Obecné vlastnosti pásu karet

Karta Přehled a karta Systém obsahují volby, které jsou společné pro všechny přehledy. Podrobnější popis těchto karet je uveden v kapitole Pás karet (Ribbon).

Karta Přehled

Oprava

Tato funkce v přehledu vydaných faktur vyvolá formulář vydané faktury. Podle stavu dokladu (vystaven, realizován, zaúčtován) je nebo není možné provádět změny údajů. Např. po zaúčtování vydané faktury nelze opravovat položky, finanční hodnotu vydané faktury nelze změnit.

Zrušit

Zrušit, tzn. vymazat záznam vydané faktury z přehledu, je možné pouze u vystavené vydané faktury. Pokud je vydaná faktura realizována či zaúčtována, záznam vydané faktury nelze smazat.

V tom případě je třeba k vydané faktuře vystavit storno (dobropis) volbou Generovat dobropis. V případě částečného storna použijete převod položek z původního dokladu. Pak máte možnost zvolit, které položky se převedou z původního dokladu (záložka Položky ve formuláři vydané faktury, akce Převod položek, Vydané faktury).

Při pokusu o zrušení vydané faktury, která je realizována nebo zaúčtována, systém upozorní hlášením

Nelze smazat doklad, který je realizován nebo účtován.

Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do přehledu. Pokud je vydaná faktura pouze vystavená, systém zobrazí dotaz

Opravdu si přejete smazat aktuální záznam ?

Stiskem tlačítka Ano záznam zrušíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne nebo Storno akci přerušíte.

Tisk

Doklad, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem, vytisknete přímo stiskem klávesy <F8> (volba Tisk, Tisk…). Z přehledu druhů definovaných formulářů pro tisk dokladu vybíráte, jak se doklad vytiskne.

Seznam dokladů v přehledu (sborník vydaných faktur) vytisknete příkazem Tisk, Opis přehledu (kombinace kláves <Ctrl><P>). Příkaz vytiskne všechny doklady v přehledu. Požadovaný obsah sborníku docílíte kombinací funkcí Povolit seskupování a Nastav (viz kap. Pás karet (Ribbon)). Jestliže zvolíte některý ze sloupců jako sumační, vytisknete funkcí Tisk, Opis přehledu jednotlivé doklady i mezisoučty. Pokud potřebujete, je možné také vytisknout funkcí Tisk, Opis jen skupin pouze mezisoučty. Nastavení přehledu si uložte pro pozdější použití při dalším tisku.

Zprávy

Volba v přehledu Vydané faktury, která umožňuje přenos dat (záznamů) buď mezi dvěma databázemi systému HELIOS Orange nebo při komunikaci s jinými programy v následujících formátech:

  • EDITEL
  • interní XML formát HELIOS-XML

Generování zpráv

Volba umožňuje vytvářet z označených faktur exportní soubory ve zvoleném formátu.

  • Formát HELIOS-XML generuje XML soubor vydané faktury v interním formátu Helios-XML.
  • Formát EDITEL®-XML, registered format generuje zprávu INVOIC (EDI - Faktura)
  • Formáty EDITEL®-Inhouse (export) generuje zprávu INVOIC (EDI - Faktura)
  • Formát EDITEL®-Inhouse (export) O s kurzem 2007 generuje zprávu ve formátu Edi Inhouse. Tato zpráva má částky základů DPH i samotné částky DPH uvedené v hlavní měně (CZK) i u faktur vystavených v cizí měně.

Přehled zpráv k akt. záznamu

Historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem.

Přehled ostatních zpráv

Historie zpráv vytvořených v přehledu Vydané faktury (nejen k aktuálnímu záznamu).

Načtení zpráv

Umožňuje načíst zvolenou zprávu ze souboru. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Vydané faktury. Volbou Stažení vybíráte soubor, který chcete načíst.

  • Formát HELIOS-XML načte vydanou fakturu z XML souboru interního formátu systému Helios Orange. Ve zprávě se přenáší i informace o zaúčtování a realizaci jednotlivých dokladů. Proto lze v Definici zprávy na záložce 6 - Dodatky potlačit přenos informace o zaúčtování a určit, zda má proběhnout Import bez realizace nebo Import s realizací, případně zda se má před každým importem zobrazit Dotaz na realizaci při importu.

Další specifika pro jednotlivé formáty najdete zde

Obecné informace o definici zpráv naleznete zde

Karta Akce

Skupina Základní

Realizace

Realizací zablokujete vystavenou fakturu proti změnám. Nejčastěji je to okamžik, kdy faktura "opouští" firmu a dostává se jako daňový doklad do rukou odběratele.

Zrušení realizace

Jestliže jste nastaveni v přehledu na realizované faktuře, je možné realizaci zrušit. Vyberete volbu Zrušení realizace a po zadání hesla (viz kap. Možnosti - Společné kapitoly) systém vystavenou fakturu odblokuje.

Upozornění Pokud je faktura i zaúčtována, je nutné ji nejprve odúčtovat.

Generovat dobropis

Tato volba vám umožní ze zrealizované faktury automaticky vytvořit dobropis. Po potvrzení se zobrazí seznam typů dokladů pro dobropis. Vybíráte, do které číselné řady se má dobropis vystavit. Původní faktura se převede dokladově na dobropis. To znamená, že v dobropise již nelze položky upravovat. Na vygenerovaném dobropisu, na záložce 6-Dodatky, vidíte hlavičku původní faktury, ze které byl dobropis vytvořen. Pokud chcete dobropisovat pouze část faktury, je nutné dobropis vystavit ručně, volbou Nový v přehledu Faktury vydanéa výběrem dokladové řady pro dobropis.

Upozornění Volba se objeví pouze v případě, že faktura je realizovaná!

Generuj DDPP/Real.

  • Volba umožňuje rychlé vystavení daňového dokladu o přijaté platbě / realizační faktury.
  • Volba funguje pro jeden i pro více označených dokladů.
  • Na realizační fakturu se přenesou všechny údaje označených dokladů kromě údajů, které vložíte do formuláře Parametry realizační faktury.
  • Zálohová faktura se přenese na záložku 5-Sum. slevy, zálohy a rekap. DPH, podzáložka Zálohy, Rekapitulace DPH. Částka k úhradě na realizační faktuře bude 0.
  • V číselníku Řady dokladů lze na číselné řadě faktur zaškrtnout, že se jedná o realizační fakturu.
  • Pro zálohy existují tyto sloupce nad hlavičkou dokladů: zálohy uplatněné, zálohy neuplatněné a úhrady včetně záloh - všechny sloupce i ve variantě pro cizí měnu.
  • Doklady DDPP neplní atribut "množství z faktur" na došlých objednávkách.
Přepočet daň. kurzu real. Fa

Při ukládání dokladu se kontroluje, zda suma přiřazených daňových záloh odpovídá nastaveníí Způsobu přepočtu zálohových faktur. Pokud neodpovídá, budete upozorněni hláškou. Doklad půjde uložit, ale nedojde k přepočtu. Takový doklad nepůjde zrealizovat, doklad nutno opravit a přepočíst.

O stavu provedení přepočtu informuje sloupec Přepočet daňového kurzu realizační faktury.

  • Neurčeno dříve zadané doklady, na kterých netřeba provádět přepočet nebo doklady, které mají být přepočteny, ale byly zadány do systému před aktualizací na verzi 2019.0401 a vyšší a pak je třeba je otevřít do Opravy a ručně nastavit Způsob přepočtu zálohových faktur.
  • Není vyžadováno např. faktury pouze v hlavní měně, nebo bez přiřazených záloh, země DPH není CZ
  • Vyžadováno faktury, na kterých bude třeba přepočet provést pomocí akce Přepočet daňového kurzu realizační faktury
  • Přepočteno faktury, na kterých je přepočet proveden
  • Nelze přepočíst faktury, na kterých nelze přepočet provést, protože je nastaveno Kurzem z Valuty celkem po zaokrouhlení
  • Suma záloh nižší než částka real.faktury faktury, které mají nastaven Způsob přepočtu zálohových faktur: Kurzem zálohy a suma daňových záloh nižší nebo stejná jako částka realizační faktury. V tomto případě je třeba fakturu otevřít do Opravy, na záložce 5 – Sum. slevy, zálohy a rekapitulace DPH odvázat přiřazené zálohy. Poté bude možné změnit nastavení Způsobu přepočtu zálohových faktur na hodnotu Kurzem realizační faktury a po její změně zpět navázat zálohy.
  • Suma záloh vyšší než částka real.faktury faktury, které mají nastaven Způsob přepočtu zálohových faktur: Kurzem realizační faktury a suma daňových záloh je vyšší než částka realizační faktury. V tomto případě je třeba fakturu otevřít do Opravy, na záložce 5 – Sum. slevy, zálohy a rekapitulace DPH odvázat přiřazené zálohy, aby bylo možné změnit nastavení Způsobu přepočtu zálohových faktur na hodnotu Kurzem zálohy a po její změně zpět navázat zálohy.

Kopie

Volba umožňuje rychlé vystavení dokladu vybráním vzorového dokladu z přehledu a jeho kopírováním do nově vznikajícího dokladu. Nový doklad bude identický s dokladem vzorovým kromě údajů, které vložíte do formuláře Parametry kopie.

Kopírování dokladů - parametry kopie

VF PasKaret Kopie.png

Návazné doklady - strom

Volba zobrazí celý strom návazných dokladů k dokladu, na kterém stojíte kurzorem. V okně máte možnost zobrazit některý z dokladů, příp. jeho položky.

Skupina Položky

Nabídka Položky

Textové položky

Možnost zobrazení textových položek označených faktur.

Přehled skladových karet

Možnost zobrazení skladových karet položek zadaných na aktuálním dokladu (označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu.

Změna sazby DPH

Možnost změny sazby DPH a sazby DPH pro PDP

Přehled položek

Na seznam (přehled) položek vydané faktury, na které jste právě nastaveni kurzorovým řádkem, se dostanete výběrem funkce Přehled položek. Otevře se nové okno s přehledem položek zařazených na faktuře (záhlaví - Položky-Faktura vydaná-"číslo faktury").

Jestliže chcete vidět i položky z jiných vydaných faktur, použijte kombinaci kláves <Ctrl><Kurzorová šipka doprava/doleva> k pohybu dolu a nahoru v původním okně, tedy v přehledu vydaných faktur. Okno s přehledem položek bude stále aktivní, systém zobrazí vždy položky k aktuální vydané faktuře.

Přehled položek k vydané faktuře.

VF PasKaret Polozky.png


Přehled položek je "plnohodnotný". Máte stejné možnosti jako v ostatních přehledech. Využijte funkcí Nastav, Povolit seskupování, Tisk apod. pro práci v přehledu.

Skupina Úhrady

Nabídka Úhrady

Úhrady

Tato funkce umožňuje sledovat základní "saldokontní" údaje k vydané faktuře. Vydaná faktura nemusí být zaúčtována v modulu Účetnictví. Informace o tom, kdy a kolik bylo uhrazeno, kolik dní před nebo po splatnosti má vydaná faktura, tak sledujete přímo v přehledu vydaných faktur z údajů zadávaných přímo v přehledu. Zápisy do přehledu lze zadávat buď ručně, bez vazby na ostatní agendy nebo jsou generovány automaticky systémem v okamžiku vygenerování platebního příkazu nebo generování pokladního dokladu.

Přehled úhrad k vydané faktuře

VF PasKaret Uhrady.png

Úhrady faktur mohou vzniknout následujícími způsoby:

  • vygenerováním pokladního dokladu v modulu Fakturace nebo připojením pokladního dokladu k faktuře v přehledu faktur volbou Připojit odpovídající pokladní doklad
  • volbou Automatické přiřazení úhrad na bankovním výpisu v modulu Banka
  • vystavením Vzájemného zápočtu z modulu Fakturace
  • volbou Úhrady, Dorovnání úhrad v přehledu faktur
  • ručním zadání úhrady volbou Úhrady, Úhrady, Nový v přehledu faktur
Upozornění UPOZORNĚNÍ: Úhrada faktury v modulu Fakturace nevzniká importem nebo pořízením bankovního výpisu do modulu Banka, ani jeho zaúčtováním nebo pořízením do modulu Účetnictví.

Ruční zadání provádíte funkcí Úhrady, Úhrady, Nový. Otevřete se formulář pro zadání údajů:

Popis

Uživatelský popis

Párovat s bankou

U ručně zadané úhrady je možno pracovat s příznakem "Párovat s bankou". Tento příznak říká, jestli se má úhrada z bankovního výpisu pokusit spárovat s danou ruční úhradou. Příznak lze kdykoliv přepnout. Pokud máte u ruční úhrady zaškrtnuto a na fakturu přiřadíte úhradu z bankovního výpisu, do celkových úhrad se započítá jen jednou. Např. pro případ, kdy víte, že faktura bude uhrazena, ale bankovní výpis ještě nemáte k dispozici.

V přípravě

Zaškrtávací pole. Pokud je zaškrtnuto, načítá se úhrada do sloupce Saldo v přípravě, ale ne do sloupce Saldo které ovlivňuje, zda se úhrada bude nasčítávat do sloupce Saldo v přehledu Přijaté faktury. Pole je zaškrtnuto u automaticky vygenerované úhrady tapu Platební příkaz (tj. u té, která vznikne vystavením platebního příkazu).

Datum úhrady

Zadáváte datum, kdy byla zaplacena částka faktury. Tlačítkem Kalendar.jpg otevřete kalendář. Také můžete použít kombinaci <Ctrl><D>, vložíte dnešní datum.

Částka úhrady

Zadáváte částku úhrady přijaté faktury. Lze zadávat i částečnou úhradu.

Např. částku úhrady 12500,- Kč zaplatí odběratel dvěma částkami (nejprve 3000,- Kč, potom 9500,- Kč). Vyberete volbu Úhrady a do pole Částka úhrady vyplníte nejprve 3000,- Kč. Při zápisu druhé částečné úhrady je už ve formuláři přednabídnuta zbývající částka 9500,- Kč.

Celková částka

Zobrazuje částku k úhradě z faktury. Částka k úhradě = Částka celkem - Záloha. Informativní údaj pro Vaši orientaci.

Zadané údaje potvrdíte tlačítkem Ok nebo akci přerušíte tlačítkem Storno.


Příklad Příklad vytvoření sestavy pro sledování saldokonta v přehledu vydaných faktur

Pomocí funkce Nastav vytvoříte např. tento přehled:

  • R, Ú příznak o realizaci nebo zaúčtování vydané faktury
  • Ř, Poř.č. číslo vydané faktury (druh dokladu a pořadové číslo)
  • Název název odběratele
  • Kč Celkem kolik má odběratel zaplatit
  • Úhrada celkem kolik už odběratel zaplatil
  • Saldo kolik zbývá odběrateli zaplatit
  • Splatnost kdy má odběratel zaplatit vydanou fakturu
  • Datum úhrady kdy odběratel zaplatil (poslední částečnou úhradu…)
  • Prodlení počet dnů před/po (-/+) splatnosti faktury.


S využitím dalších nástrojů přehledu jako je třídění, filtr, seskupování apod., je možné se saldokontním přehledem dále pracovat (prohlížet, tisknout, přenést do MS Excel).

Dorovnání úhrad v měně faktury

Tato akce se dotáže na Datum úhrady a Popis. Pak vytvoří v seznamu úhrad aktuální faktury nový záznam typu Dorovnání, dá na něj částku v měně faktury, kterou zbývá uhradit, a přepočte jí kurzem k datu úrady na hlavní měnu. Pokud je vše uhrazeno, nový záznam nevznikne. Na akci lze uživateli nastavit samostatné právo v definici práv.

Dorovnání úhrad v měně faktury i hlavní měně

Vytvoří v seznamu úhrad záznam, kterým dorovná částky jak v měně faktury tak v hlavní měně.

Nabídka Pokladní doklady

Tato volba umožňuje generovat pokladní doklady a zobrazit jejich seznam. Ke konkrétní řadě faktur můžete navázat přímo pokladnu, do které budou pokladní doklady generovány. Nastavení provedete v číselníku Řady dokladů, viz zde Řady dokladů - Sklady Pokud pokladnu k řadě nepřiřadíte, budete mít možnost pokladnu vybrat po spuštění funkce Generování pokladních dokladů.

Ve volbě HELIOS, Možnosti, Konfigurace, Fakturace naleznete možnost nastavení generování pokladního dokladu z faktur:

  • Automaticky po realizaci
  • Ručně z lokálního menu v přehledu faktur
Generování

Vygeneruje příjmový pokladní doklad k označeným fakturám.

Tip Při generování pokladního dokladu z faktury se atribut Bezhotovostní (Forma úhrady) u všech vybraných faktur kontroluje i v případě, že je generování Pokladního dokladu spuštěno automaticky na základě nastavení v Konfiguraci (Fakturace - Nastavení - Generování pokladních dokladů). Pokud je Forma úhrady ve faktuře označena jako Bezhotovostní, vygenerování pokladního dokladu je podmíněno potvrzením dotazu "Chcete vygenerovat PD k bezhotovostní úhradě?".

Při generování Pokladního dokladu z Faktury se údaj Úhrada plní hodnotou částky v hlavní měně po zaokrouhlení, údaj Ostatní se plní hodnotou částky v hlavní měně před zaokrouhlením.

Upozornění Generování pokladních dokladů se spustí volbou Generování pokladních dokladů. Tlačítko Konec pouze uzavře procesní okno, na vlastní proces generování pokladních dokladů nemá vliv. Pokud chcete akci zrušit, musíte pokladní doklady ručně odmazat z Přehledu pokladních dokladů.
Tip To, zda je možné pokladní doklady generovat i z nerealizovaných faktur, můžete nastavit ve volbě HELIOS, Možnosti, Konfigurace, Fakturace, Generování pokl. dokladů z nerealizovaných faktur
Přehled

Přehled pokladních dokladů slouží k zobrazení všech vystavených pokladních dokladů k dané faktuře. Pokladní doklady lze v tomto přehledu také vystavovat volbou Nový. Takto vytvořený pokladní doklad bude vyplněn údaji dostupnými ve faktuře, které lze dále editovat. V přehledu pokladních dokladů lze pokladní doklady také zaúčtovat, odúčtovat nebo mazat.

Přehled pokladních dokladů

VF PasKaret Pokladna.png


Připojit odpovídající pokladní doklad

V přehledu pokladních dokladů je volba Připojit odpovídající pokladní doklad, která umožňuje připojit k faktuře pokladní doklad, který byl pořízen v modulu Pokladna nezávisle na vydané faktuře. Po připojení dokladu se vygeneruje i odpovídající úhrada faktury do přehledu Úhrad k faktuře. Opačnou akcí je volba Odebrat z faktury/dobropisu.

Pozn.: K faktuře je možné připojit i více pokladních dokladů.

Hromadné generování

Pokud chcete vytvořit pokladní doklady k více fakturám najednou, použijete tuto funkci. Pokud označíte faktury pouze jedné organizace, bude vytvořen jeden pokladní doklad, v položkách budou jednotlivé faktury - se svým párovacím znakem. Pokud označíte faktury různých organizací budou pokladní doklady vytvořeny podle nich - a na nich v položkách jednotlivé faktury dané organizace.

Nabídka Platební příkazy

Tato volba umožní vygenerovat platební příkaz. Z agendy vydaných faktur lze generovat platební příkazy k vydaným dobropisům a přeplaceným vydaným fakturám. Podrobnosti o práci s volbou platební příkazy jsou popsány v kapitole Faktury přijaté.

Skupina Celní sklady

Nabídka Celní případy

  • Tato nabídka je zobrazena pouze pokud licence Heliosu obsahuje modul Cla.
  • Generování ECS - přehled ECS je pospán ZDE.
  • Generování CMR - přehled CMR je pospán ZDE.

Skupina Ostatní

Nabídka Účtování

Prvotní doklad, vydanou fakturu, je možné na základě kontace (souvztažnosti, účtovacího předpisu) zaúčtovat. To znamená, že v přehledu Účetnictví, Účetní deník vznikne k faktuře příslušný účetní zápis.

Kontace pro zaúčtování vytváříte v přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Kontace může být přiřazena jednotlivé faktuře nebo číselné řadě faktur, skupina kontací může být přiřazena skupině karet, kmenové kartě nebo skladové kartě (viz kapitola Účetní kódy - kontace).

Účtování

Účtování podle kontace, kterou přiřazujete z přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Průběh účtování se zobrazuje v tzv. procesním okně. Systém zkontroluje zadanou kontaci na faktuře. V případě, že kontace chybí, nabídne se výběr kontací odpovídajícího typu. Výběrem kontace postoupíte dále v procesu zaúčtování. Pokud má kontace nastaven parametr Editovat před zaúčtováním, otevře se okno s řádky účetního dokladu tak, jak budou vypadat v přehledu Účetní deník. Vybrané údaje můžete před konečným zaúčtováním upravit (párovací znak, zakázka, středisko, ...). Tato fáze zaúčtování je tzv. Předdeník.

Ukázka editace před zaúčtováním.

VF PasKaret Ucto1.png


V něm je možné zápis podle potřeby upravit nebo doplnit. Zaúčtování je možné následujícími způsoby:

  1. Účtování <F6> - dokončí zaúčtování do modulu Účetnictví. Fáze rozpracovanosti vzniklého účetního zápisu závisí na nastavení parametru Přednastavená fáze rozpracovanosti ve formuláři Druh účetního dokladu.
  2. Účtování do exportního souboru - provede zaúčtování do textového souboru pro přenos do jiné databáze.

Jestliže potvrdíte přenos do deníku volbou Účtování, provede se zápis do modulu Účetnictví.

Během účtování dokladu se můžete setkat s různými typy chybových hlášení. Takto je zobrazena závažná chyba, účtování se přeruší.

Ukázka hlášení, po kterém nelze pokračovat v účtování.

VF PasKaret Ucto2.png


Např. pokud se vyskytuje částka a účet pro základ DPH a pro částku DPH se nevyskytuje účet.

Takto je zobrazena chyba, která "nebrání" účtování. V Předdeníku systém doplní symbol "Err" (např.do pole Párovací znak apod.).

Ukázka hlášení, po kterém lze pokračovat a např. opravit chybný údaj v Předdeníku.

VF PasKaret Ucto3.png


Pokud je v dané etapě účtování vše v pořádku, objeví se příslušné hlášení.

Chybové hlášení obsahuje číslo řádku, případně popis chyby řádku kontace. Zkontrolujte a upravte řádek kontace a spusťte zaúčtování znova.

Ukázka hlášení při úspěšném účtování.

VF PasKaret Ucto4.png
Pohled do účetního deníku

Zobrazí příslušný účetní zápis v účetním deníku.

Odúčtování dokladu

Po zadání globálního přístupového hesla, smaže účetní zápis v účetním deníku. Také zruší příznak o zaúčtování vydané faktury.


Zrušení příznaku účtování

Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování faktury (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u faktury je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam. Stát se to může např. přenosem faktur z jedné databáze do jiné XML zprávou. Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a doklad lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u faktury s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit:

V účetnictví existuje účetní doklad k tomuto dokladu, použijte funkci odúčtování!

Editace zaúčtovaného dokladu

Akce je přístupná jen u realizovaných a zaúčtovaných dokladů, musí být instalován modul "Účetnictví".
Akce je určena pouze pro opravu základních dimenzí (útvar, zakázka, nákladový okruh, vozidlo, zaměstnanec) bez nutnosti doklad odúčtovat.
Na akci lze nastavit práva.¨

Upozornění Pokud zaúčtování dokladu bylo změněno v přededitaci dokladu, tak bude změnu nutné provést znovu při editaci zaúčtovaného dokladu- tedy např. na textové položce dokladu je zadán účet 501 a středisko 100. V přededitaci před zaúčtování změníte účet na 383. Doklad se zaúčtuje. V akci editace zaúčtovaného dokladu změníte středisko na faktuře na 300. V přededitaci pak bude účet 501 středisko 300 - je třeba účet znovu opravit na 383.

Průběh opravy:

Po spuštění akce "Editace zaúčtovaného dokladu" program automaticky provede počáteční testy, zda:

  • má uživatel právo na účtování
  • existuje účetní doklad v deníku - zaúčtování dokladu (není-li zaúčtováno do TXT tvaru)
  • účetní doklad není ve fázi uzavřeno
  • účetní doklad není blokován jiným uživatelem (nemá jej otevřen jiný uživatel)
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného období a není povolena editace dimenzí v uzavřeném období
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného uživatelského období
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného kalendářního období
  • účetní doklad nespadá do archivního salda
  • uživatel má právo na zápis do DUD účetního dokladu

Po provedení počátečních testů se otevře editor faktury, kde je umožněna editace dimenzí jak na hlavičce faktury, tak i v editorech položek a TXT položek.
Lze provést opravu dimenzí.
Editor nemá viditelné tlačítko pro Def OK a nelze se posunovat po záznamech šipkami nahoru a dolů.

Po potvrzení editoru tlačítkem OK systém vygeneruje účetní obraz faktury do dočasné tabulky úč. deníku. V případě, že je na účetním kódu faktury nastavena "Přededitace" na Ano, je případně provedena slepá procedura (ep_UCTO05) a je zobrazena přededitace. Zde je možno upravit údaje zaúčtování.
Po ukončení úprav lze použít akci "Zapsat do deníku" v sekci "Účtování".

Po použití tlačítka "Zapsat do deníku" nebo nebyla-li na účetním kódu požadována přededitace, systém se pokusí zapsat nové dimenze z dočasné tabulky deníku do deníku.
Provedou se stejné testy jako je uvedeno výše a navíc kontroly:

  • zda existuje k danému řádku v dočasné tabulce odpovídající řádek v účetním deníku (porovnáva se DUD, číslo řádku, účet, strana a částka)
  • v případě uzavřeného období zda je v konstantách povolena změna dané dimenze v uzavřeném období
  • zda je zadaná hodnota dimenze v souladu s nastavením povinností na účtu
  • zda došlo ke změně některé z dimenzí

Není-li nalezena žádná chyba, dojde k propisu nových dimenzí do účetního dokladu zaúčtování.

V případě nalezení jakékoliv překážky v průběhu celého procesu je zobrazena příslušná chybová hláška a ke změně dimenzí nedojde ani na faktuře, ani v účetním dokladu.

Základní principy:
1. stejné základní dimenze (útvar, zakázka, nákladový okruh, vozidlo, zaměstnanec) na faktuře i dokladu v deníku.
2. Pokud z nějakého důvodu nepůjde v účetním deníku některou z dimenzí opravit, zůstanou faktura i účetní záznam v původním stavu.
3. Program v některých případech není schopen jednoznačně dohledat správné řádky zaúčtovaného dokladu, když se následně v deníku změní druh účetního dokladu, číslo řádku, účet, strana a částka.
Např. změna účtu, čísla řádku, částky (provede se třebna rozúčtování na více řádků.)
V případě přededitace se porovnávají údaje v přededitaci s dokladem v deníku. Tj. např. pokud se při standardním účtování v přededitaci změní účet, musí se stejný účet nastavit i při editaci zaúčtovaného dokladu při opravě. }}

Nabídka Upomínky a Penalizační faktury

Popis práce s upomínkami a penalizačními fakturami v modulu Fakturace najdete v samostatné kapitole Saldo nad prvotními doklady

Zádržné

Zádržné je v Heliosu iNUVIO součástí modulu Fakturace. U faktur umožňuje evidenci zádržného, uvolňování zádržného a účtování o zádržném.

Zádržné k vybraným dokladům

Volba zobrazí přehled záznamů zádržného k označeným fakturám. V případě, že si zobrazujete přehled zádržného pouze k jediné faktuře, máte přístupné i volby Nový a Zrušit. Jinak je přístupná pouze volba Oprava

Nový

Volbou Nový zadáváte nový záznam zádržného k faktuře. Objeví se formulář, který vidíte na následujícím obrázku

Zádržné k faktuře

VF PasKaret Zadrzne.png


Ve formuláři jsou pole

Částka

Částka zádržného

Sazba(%)

Sazba zádržného v procentech. Tlačítkem Přepočítat částku přepočtete procento na částku

Částka celkem bez DPH (Faktura), Celkem po zaokrouhlení (Faktura)

Údaje z faktury

Přepočítat částku

Ze sazby zádržného v procentech a částky z faktury vypočte částku zádržného. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku, které je vedle pole Částka celkem bez DPH (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka bez DPH. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku, které je vedle pole Celkem po zaokrouhlení (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka včetně DPH po zaokrouhlení.

Párovací znak

Je předvyplněno číslem faktury. V případě potřeby lze přepsat

Splatnost

Předpokládaný termín splnění podmínek pro uvolnění zádržného.

Uvolněno celkem

Částka, která se automaticky napočítává ze záznamů uvolněného zádržného v dolní části obrazovky.

Účetní kód - zádržné

Kontace pro zaúčtování zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

Účetní kód - uvolnění

Kontace pro zaúčtování uvolnění zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

V dolní části obrazovky vidíte přehled uvolněných částek zádržného. Zde lze tlačítkem Nový postupně zádržné uvolňovat.

Zádržné ke všem dokladům

Volba zobrazí přehled všech záznamů zádržného pro faktury ze všech období. V tomto přehledu lze záznamy pouze opravovat, volby Nový a Zrušit jsou přístupné pouze při zobrazení zádržného k jedné konkrétní faktuře.

Skonta

Skonta jsou rozšířením modulu Fakturace a umožňují zadávat a účtovat finanční slevy, které se mohou uplatnit, pokud je faktura uhrazena ještě před datem splatnosti. Podrobnosti k tomuto rozšíření se dozvíte v samostatné kapitole Skonta.

Návazné doklady

Nabídka Návazné doklady obsahuje:

  • Přehledy vazeb mezi doklady vzniklé položkovými a dokladovými přenosy v modulech Sklady, Nákup a prodej a Fakturace
  • Přehledy návazných dokladů z modulu Firemní aktivity

Ukázka vazeb vzniklých z přenosů.

VF PasKaret NavazDokl.png


V zobrazeném přehledu například uvidíte, ze které výdejky a jak vznikla vydaná faktura a ze které rezervace vznikla výdejka.

Dokumenty

Zobrazí dokumenty navázané k faktuře. Může se jednat např. o elektronickou formu faktury v podobě, ve které byla zaslána odběrateli. Práce s dokumenty je popsána v samostatné kapitole Dokumenty.

Nabídka Další akce

Účetní fakturační saldo

Pohled do účetního fakturačního salda. Funkcionalita je popsána v kapitole Účetní fakturační saldo.

Náhradní plnění

Funkcionalita je popsána v kapitole Náhradní plnění.

Nastav potvrzení doručení dobropisu

Po realizaci dokladu již datum doručení není přístupné. Pomocí této akce datum na doklad doplníte. Mohou nastat následující situace

  • doklad byl pouze realizován a nebyl zaúčtován - zaúčtuje se do období DPH dle data doručení
  • doklad byl již zaúčtován - došlo k zaúčtování do období Nepotvrzené dobropisy a nebylo uplatněno v DPH. Potom přímo při akci doplnění datumu doručení dojde i ke změně období DPH na zaúčtovaném dokladu - zaúčtuje se do období dle data doručení.

Podmínkou je, že období DPH, ke kterému by se datum doručení mělo vztahovat, musí být otevřené. Případně musí k němu být vytvořeno dodatečné přiznání. Jinak se objeví hláška

Varování nebo chybová hláška Program nenalezl vhodné období DPH!
Zruš potvrzení doručení dobropisu

Zruší zadané datum doručení na dokladu. Pokud byl před tím doklad zaúčtován, změní období uplatnění DPH na zaúčtovaném dokladu - na období Nepotvrzené dobropisy. Ale to pouze v případě, že období DPH není uzavřeno. Jinak se objeví hláška

Varování nebo chybová hláška Doklad spadá do uzavřeného období DPH
Rekapitulace DPH

Sumovaný přehled DPH za jednotlivé doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Přehled rekapitulace DPH

VF PasKaret RekapDPH.png
Rekapitulace spotř. daně

Sumovaný přehled spotřební daně za označené doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Odeslaná pošta

K vydané faktuře lze připojit, event. vygenerovat, záznam odeslané pošty (přehled Evidence pošty, Odeslaná pošta). V pásu karet najdete pod volbou Odeslaná pošta další volby:

Připojit k odeslané poště

Umožňuje připojit k vydané faktuře již existující záznam odeslané pošty. Po potvrzení volby se objeví ty záznamy odeslané pošty, které mají stejné pořadové číslo faktury a které dosud nejsou s žádnou fakturou svázány. Volbou Přenos připojíte odeslanou poštu k vydané faktuře

Odeslaná pošta

Pokud je k vydané faktuře připojena odeslaná pošta, otevře se touto volbou její záznam v editačním okně. Jinak je volba nepřístupná.

Odebrat z pošty

Umožňuje zrušit vazbu mezi vydanou fakturou a odeslanou poštou.

Generování pošty

Tato akce vygeneruje pro označené vydané faktury, které nemají navázanou odeslanou poštu, odpovídající záznam v evidenci odeslané pošty. Podmínkou je správné nastavení řady dokladů na schránce pošty. Při generování pošty se z faktury převezme její číslo (pokud již v poště existuje, najde se první volné) a číslo organizace (doplní se adresa).

Kontrola celistvosti číselné řady

Zkontroluje, zda je číselná řada vystavených dokladů souvislá, a vypíše čísla chybějících dokladů.

Nápočet nákladových cen

Pokud faktura vznikla převodem z výdejky, dohledají se z výdejky evidenční (nákladové) ceny za doklad a položky dokladu. Nápočet probíhá nad označenými záznamy. Vypočtené atributy je možno zobrazit pomocí volby Nastav.


Za obsah tohoto článku odpovídá Jan Žoček, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail