Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



Faktury přijaté - Pás karet - Fakturace

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

Obsah

BID134

Obecné vlastnosti pásu karet

Karta Přehled a karta Systém obsahují volby, které jsou společné pro všechny přehledy. Podrobnější popis těchto karet je uveden v kapitole Pás karet (Ribbon).


Karta Přehled

Oprava

Tato funkce v přehledu přijatých faktur vyvolá formulář přijaté faktury. Podle stavu dokladu (vystaven, realizován, zaúčtován) je nebo není možné provádět změny údajů. Např. po realizaci přijaté faktury nelze opravovat žádné údaje přijaté faktury, kromě kódu zaúčtování.

Zrušit

Zrušit, tzn. vymazat záznam přijaté faktury z přehledu, je možné pouze u vystavené faktury. Pokud je faktura realizována či zaúčtována, záznam přijaté faktury nelze smazat.

Při pokusu o zrušení přijaté faktury, která je realizována nebo zaúčtována, systém upozorní hlášením:

Nelze smazat doklad, který je realizován nebo účtován.

Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do přehledu. Je třeba vybrat volbu Zrušení realizace, potvrdit tuto akci systémovým heslem a fakturu odblokovat. Faktura bude ve stavu vystavení.

Pokud je přijatá faktura pouze vystavená, systém zobrazí dotaz:

Opravdu si přejete smazat aktuální záznam ?

Stiskem tlačítka Ano záznam zrušíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne nebo Storno akci přerušíte.

Tisk

Doklad, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem, vytisknete přímo stiskem klávesy <F8> (volba Tisk, Tisk…). Z přehledu druhů definovaných formulářů pro tisk dokladu vybíráte, jak se doklad vytiskne.

Seznam dokladů v přehledu ("knihu" faktur) vytisknete příkazem Tisk, Opis přehledu (klávesová zkratka <Ctrl><P>) nebo Opis přehledu s nastavením (klávesová zkratka <Shift><Ctrl><P>). Příkaz vytiskne všechny doklady v přehledu.

Požadovaný obsah sestavy docílíte kombinací funkcí Povolit seskupování a Nastav (viz kap. Pás karet (Ribbon)). Nastavení přehledu si uložte jako sestavu pro pozdější použití při dalším tisku. Jestliže zvolíte některý ze sloupců jako sumační, vytisknete funkcí Tisk, Opis přehledu jednotlivé doklady i mezisoučty. Je možné volbou Tisk, Opis jen skupin nebo Opis jen skupin s nastavením vytisknout pouze mezisoučty za skupiny vytvořené Seskupením.

Pro tisk je možné použít také volby Tisk, Definovaný opis a Tisk, Definovaný opis s nastavením, které umožňují tzv. vnořování údajů v tisku (např. opis přijatých faktur s detailním rozpisem položek na jednotlivých fakturách).

Více informací k tisku viz kap. Pás karet (Ribbon).

Zprávy

Volba v přehledu Přijaté faktury, která umožňuje přenos dat (záznamů) buď mezi dvěma databázemi systému HELIOS Orange nebo při komunikaci s jinými programy v následujících formátech:

  • EDITEL
  • interní XML formát HELIOS-XML

Generování zpráv

Volba umožňuje vytvářet z označených faktur exportní soubory ve zvoleném formátu.

  • Formát HELIOS-XML generuje XML soubor přijaté faktury v interním formátu Helios-XML.

Přehled zpráv k akt. záznamu

Historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem.

Přehled ostatních zpráv

Historie zpráv vytvořených v přehledu Přijaté faktury (nejen k aktuálnímu záznamu).

Načtení zpráv

Umožňuje načíst zvolenou zprávu ze souboru. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Přijaté faktury. Volbou Stažení vybíráte soubor, který chcete načíst do přijaté faktury.

  • Formát HELIOS-XML načte přijatou fakturu z XML souboru interního formátu systému Helios Orange. Ve zprávě se přenáší i informace o zaúčtování a realizaci jednotlivých dokladů. Proto lze v Definici zprávy na záložce 6 - Dodatky potlačit přenos informace o zaúčtování a určit, zda má proběhnout Import bez realizace nebo Import s realizací, případně zda se má před každým importem zobrazit Dotaz na realizaci při importu.

Další specifika pro jednotlivé formáty najdete zde

Obecné informace o definici zpráv naleznete zde

Karta Akce

Skupina Základní

Realizace

Realizací zablokujete vystavenou fakturu proti změnám. Nejčastěji je to okamžik, kdy faktura "opouští" firmu a dostává se jako daňový doklad do rukou odběratele.

Zrušení realizace

Jestliže jste nastaveni v přehledu na realizované faktuře, je možné realizaci zrušit. Vyberete volbu Zrušení realizace a po zadání hesla (viz kap. Možnosti - Společné kapitoly) systém vystavenou fakturu odblokuje.

Upozornění Pokud je faktura i zaúčtována, je nutné ji nejprve odúčtovat.

Generuj DDPP/Real.

  • Volba umožňuje rychlé vystavení daňového dokladu o přijaté platbě / realizační faktury.
  • Volba funguje pro jeden i pro více označených dokladů.
  • Na realizační fakturu se přenesou všechny údaje označených dokladů kromě údajů, které vložíte do formuláře Parametry realizační faktury.
  • Zálohová faktura se přenese na záložku 5-Sum. slevy, zálohy a rekap. DPH, podzáložka Zálohy, Rekapitulace DPH. Částka k úhradě na realizační faktuře bude 0.
  • V číselníku Řady dokladů lze na číselné řadě faktur zaškrtnout, že se jedná o realizační fakturu.
  • Pro zálohy existují tyto sloupce nad hlavičkou dokladů: zálohy uplatněné, zálohy neuplatněné a úhrady včetně záloh - všechny sloupce i ve variantě pro cizí měnu.
  • Doklady DDPP neplní atribut "množství z faktur" na došlých objednávkách.

Generovat dobropis

Tato volba vám umožní ze zrealizované faktury automaticky vytvořit dobropis. Po potvrzení se zobrazí seznam typů dokladů pro dobropis. Vybíráte, do které číselné řady se má dobropis vystavit. Původní faktura se převede dokladově na dobropis. To znamená, že v dobropise již nelze položky upravovat. Na vygenerovaném dobropisu, na záložce 6-Dodatky, vidíte hlavičku původní faktury, ze které byl dobropis vytvořen. Pokud chcete dobropisovat pouze část faktury, je nutné dobropis vystavit ručně, volbou Nový v přehledu Faktury přijaté a výběrem dokladové řady pro dobropis.

Upozornění Volba se objeví pouze v případě, že faktura je realizovaná!

Generování příjemky

Volba umožňuje rychlé vystavení příjemky z přijaté faktury. Nastavte se na příslušnou přijatou fakturu a potvrďte volbu Generování příjemky.

V číselníku Řady dokladů lze na číselné řadě faktur nastavit řadu, do které se má příjemka vygenerovat. Pokud není řada nastavena, vybíráte řadu při generování příjemky.

Kopie

Volba umožňuje rychlé vystavení dokladu vybráním vzorového dokladu z přehledu a jeho kopírováním do nově vznikajícího dokladu. Nový doklad bude identický s dokladem vzorovým kromě údajů, které vložíte do formuláře Parametry kopie.

Kopírování dokladů - parametry kopie

PF PasKaret Kopie.png

Návazné doklady - strom

Volba zobrazí celý strom návazných dokladů k dokladu, na kterém stojíte kurzorem. V okně máte možnost zobrazit některý z dokladů, příp. jeho položky.

Faktura je zdrojem DSN

Pokud faktura vznikla položkovým převodem z příjemky, je možné volbou Generování dokladu DSN vygenerovat tzv. Rozdílový (diferenciální) doklad dodatečných souvisejících nákladů. Volbou Faktura je zdrojem DSN si zobrazíte takto vygenerované doklady. Pomocí dokladu DSN se dají řešit dodatečně zjištěné cenové rozdíly mezi příjemkou a fakturou. K rozdílům může dojít např. tehdy, když přijímáte zboží/materiál a ještě k němu nemáte fakturu. Viz též dokumentace k Dodatečným souvisejícím nákladům, popis volby Položky dle faktur zde

Skupina Položky

Nabídka Položky

Textové položky

Možnost zobrazení textových položek označených faktur.

Přehled skladových karet

Možnost zobrazení skladových karet položek zadaných na aktuálním dokladu (označených dokladech). Pomocí tlačítek se šipkami se lze pohybovat po jednotlivých dokladech v přehledu dokladů a zobrazí se vám vždy položky aktuálního dokladu.

Změna sazby DPH

Možnost změny sazby DPH a sazby DPH pro PDP.

Výrobní čísla

Touto volbou lze zobrazit výrobní čísla zadaná na konkrétní přijaté faktuře nebo na označených fakturách. Kromě nového záznamu, opravy a rušení záznamu můžete v tomto přehledu použít všechny volby přehledu Výrobní čísla.

Přehled položek

Na seznam (přehled) položek přijaté faktury, na které jste právě nastaveni kurzorovým řádkem, se dostanete výběrem funkce Přehled položek. Otevře se nové okno s přehledem položek zařazených na faktuře.

Jestliže chcete vidět i položky z jiných přijatých faktur, použijte kombinaci kláves <Ctrl><Kurzorová šipka doprava/doleva> k pohybu dolu a nahoru v původním okně, tedy v přehledu přijatých faktur. Okno s přehledem položek bude stále aktivní, systém zobrazí vždy položky k aktuální přijaté faktuře.

Přehled položek k přijaté faktuře.

PF PasKaret Polozky.png


Přehled položek je "plnohodnotný". Máte stejné možnosti jako v ostatních přehledech. Využijte funkcí Nastav, Povolit seskupování, Tisk apod. pro práci v přehledu.

Skupina Úhrady

Nabídka Úhrady

Úhrady

Tato funkce umožňuje sledovat základní "saldokontní" údaje k přijaté faktuře. Přijatá faktura nemusí být zaúčtována v modulu Účetnictví. Informace o tom, kdy a kolik bylo uhrazeno, kolik dní před nebo po splatnosti má přijatá faktura, tak sledujete přímo v přehledu přijatých faktur z údajů zadávaných přímo v přehledu. Zápisy do přehledu lze zadávat buď ručně, bez vazby na ostatní agendy nebo jsou generovány automaticky systémem v okamžiku zadání platebního příkazu nebo generování pokladního dokladu.

Úhrady přijaté faktury

PF PasKaret Uhrady.png


Úhrady faktur mohou vzniknout následujícími způsoby:

  • vystavením platebního příkazu z modulu Fakturace – částka se započítává pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením platebního příkazu z modulu Účetnictví, Saldokonto (pouze v případě, že faktura byla automaticky zaúčtována z fakturace do účetnictví) – započítává se pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením pokladního dokladu v modulu Fakturace nebo připojením pokladního dokladu k faktuře v přehledu faktur volbou Připojit odpovídající pokladní doklad
  • volbou Automatické přiřazení úhrad na bankovním výpisu v modulu Banka
  • vystavením Vzájemného zápočtu z modulu Fakturace
  • volbou Úhrady, Dorovnání úhrad v přehledu faktur
  • ručním zadáním úhrady volbou Úhrady, Úhrady, Nový v přehledu faktur
Upozornění Úhrada faktury v modulu Fakturace nevzniká importem nebo pořízením bankovního výpisu do modulu Banka, ani jeho zaúčtováním nebo pořízením do modulu Účetnictví.

Ruční zadání provádíte funkcí Úhrady, Úhrady, Nový. Otevřete se formulář pro zadání údajů:

Popis

Uživatelský popis

Párovat s bankou

U ručně zadané úhrady je možno pracovat s příznakem "Párovat s bankou". Tento příznak říká, jestli se má úhrada z bankovního výpisu pokusit spárovat s danou ruční úhradou. Příznak lze kdykoliv přepnout. Pokud máte u ruční úhrady zaškrtnuto a na fakturu přiřadíte úhradu z bankovního výpisu, do celkových úhrad se započítá jen jednou. Např. pro případ, kdy víte, že faktura bude uhrazena, ale bankovní výpis ještě nemáte k dispozici.

V přípravě

Zaškrtávací pole. Pokud je zaškrtnuto, načítá se úhrada do sloupce Saldo v přípravě, ale ne do sloupce Saldo které ovlivňuje, zda se úhrada bude nasčítávat do sloupce Saldo v přehledu Přijaté faktury. Pole je zaškrtnuto u automaticky vygenerované úhrady tapu Platební příkaz (tj. u té, která vznikne vystavením platebního příkazu).

Datum úhrady

Zadáváte datum, kdy byla zaplacena částka faktury. Tlačítkem Kalendar.jpg otevřete kalendář. Také můžete použít kombinaci <Ctrl><D>, vložíte dnešní datum.

Částka úhrady

Zadáváte částku úhrady přijaté faktury. Lze zadávat i částečnou úhradu.

Např. částku úhrady 12500,- Kč zaplatí odběratel dvěma částkami (nejprve 3000,- Kč, potom 9500,- Kč). Vyberete volbu Úhrady a do pole Částka úhrady vyplníte nejprve 3000,- Kč. Při zápisu druhé částečné úhrady je už ve formuláři přednabídnuta zbývající částka 9500,- Kč.

Celková částka

Zobrazuje částku k úhradě z faktury. Částka k úhradě = Částka celkem - Záloha. Informativní údaj pro Vaši orientaci.

Zadané údaje potvrdíte tlačítkem Ok nebo akci přerušíte tlačítkem Storno.

Sloupce pro Nastav

  • Částka po bance - sloupec v tabulce úhrad. Jedná se o částku v měně faktury poníženou o částku z bankovního výpisu. Ponížení se děje pouze v případě, že částka z bankovního výpisu se spáruje s ručně zadanými úhradami nebo úhradami vzniklými při generování platebních příkazů, a to jak z fakturace, tak i ze saldokonta. Z této částky se pak počítají atributy týkající se úhrad na faktuře – Suma úhrad, Úhrady realizované, Saldo, Saldo v přípravě.

V přehledu Přijaté faktury lze volbou Nastav zobrazit následující sloupce týkající se úhrad a salda faktur:

  • Úhrady celkem – suma úhrad bez ohledu na to, jak je u nich nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se Částka po bance (viz výše) ze všech úhrad.
  • Platební příkazy celkem – suma všech vygenerovaných platebních příkazů bez ohledu na to, jak je nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se z částky v měně faktury.
  • Úhrady realizované – suma všech realizovaných úhrad, tj. nasčítá se Částka po bance (viz výše) z úhrad, které nemají zaškrtnuto pole V přípravě.
  • Saldo v přípravě – rozdíl částky faktury a sumy úhrad. Jedná se vlastně o částku, na kterou nebyla ještě vygenerována nebo zadána žádná úhrada.
  • Saldo – rozdíl částky faktury a realizovaných úhrad
Dorovnání úhrad v měně faktury

Tato akce se dotáže na Datum úhrady a Popis. Pak vytvoří v seznamu úhrad aktuální faktury nový záznam typu Dorovnání, dá na něj částku v měně faktury, kterou zbývá uhradit, a přepočte jí kurzem k datu úrady na hlavní měnu. Pokud je vše uhrazeno, nový záznam nevznikne. Na akci lze uživateli nastavit samostatné právo v definici práv.

Dorovnání úhrad v měně faktury i hlavní měně

Vytvoří v seznamu úhrad záznam, kterým dorovná částky jak v měně faktury tak v hlavní měně.

Nabídka Pokladní doklady

K přijatým fakturám v přehledu lze ručně nebo generováním vytvořit a připojit pokladní doklad. Tuto možnost lze použít pokud máte zakoupen modul Pokladna. Dále je zapotřebí k jednotlivým řadám přijatých faktur (přehled Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží) přednastavit příslušnou pokladnu. Částka uhrazená pokladním dokladem se zobrazuje v přehledu Úhrady u jednotlivých faktur. Pokladní doklady je možné tvořit jednotlivě nebo i hromadně k více označeným fakturám, faktury nemusí být realizované.

Generování

Pokladní doklady k jednotlivým fakturám nemusíte tvořit ručně. Použijte volbu Pokladní doklady, Generování. Lze označit více přijatých faktur a vygenerovat k nim pokladní doklady. V průběhu generování se zobrazí Procesní okno s informacemi o průběhu akce.

Při generování Pokladního dokladu z Faktury se údaj Úhrada plní hodnotou částky v hlavní měně po zaokrouhlení, údaj Ostatní se plní hodnotou částky v hlavní měně před zaokrouhlením.

Generování pokladních dokladů - informace o průběhu.

PF PasKaret Pokladna.png


V průběhu generování pokladních dokladů se mohou objevit různé chybové hlášky. Je třeba nejprve chyby odstranit a pak znovu spustit generování (např. přiřadit pokladnu k fakturační řadě).

Pokud se objeví chybová hláška Faktura byla zaplacena

znamená to, že k faktuře již existuje jiný pokladní doklad se zbývající částkou k úhradě. Pokud byl k faktuře dříve vystaven pokladní doklad, ale pouze s částečnou úhradou, Generování vytvoří nový doklad na zbývající částku.

V Procesním okně můžete stiskem tlačítka Pokladní doklady zobrazit přehled všech nově vygenerovaných dokladů. V tomto přehledu lze jednotlivé záznamy prohlížet, opravovat, popřípadě rušit.

Přehled

Volba Pokladní doklady, Přehled otevře přehled pokladních dokladů navázaných k přijaté faktuře. Tento přehled je "plnohodnotný" tzn., že má stejnou funkcionalitu jako tentýž přehled v modulu Pokladna (viz kap. Pokladní doklady). Zobrazují se zde i pokladní doklady navázané hromadně, bez ohledu na způsob vzniku - jednotlivě/hromadně.

Pokud je v přehledu označena jedna faktura na kterou není navázaný pokladní doklad, lze akcí Připojit odpovídající pokladní doklad připojit k faktuře pokladní doklad nebo Připojit pokladní doklad hromadně vygenerovat z faktury položky vybraného pokladního dokladu. Pokud je na fakturu navázaný doklad, lze v tomto místě zrušit/odebrat návazné pokladní doklady, resp. položky pokladního dokladu. V případě, že je označeno více faktur, lze použít pouze akci Připojit pokladní doklad hromadně, která vygeneruje z označených faktur položky do vybraného pokladního dokladu. Taktéž zde je možnost přivázané položky odstranit.

Pokud ještě nebyl k faktuře žádný pokladní doklad vytvořen, je přehled prázdný. Volbou Nový můžete ručně vytvořit pokladní doklad k přijaté faktuře. Do formuláře nového dokladu se přetáhnou hlavičkové údaje z faktury (Organizace, Zakázka, Datum DUZP apod.) a zbývající částka k úhradě (do pole Ostatní částky bez udání sazby DPH). Údaje pokladního dokladu lze upravit. Doklad uložte a vraťte se do přehledu Přijaté faktury.

Hromadné generování

Nad přehledem faktur lze označit jednu nebo více faktur stejné organizace, přes volbu Hromadné generování... vygenerovat jeden pokladní doklad s více položkami, kde každá z faktur odpovídá jedné položce pokladního dokladu.

Nabídka Platební příkazy

Z přijaté faktury lze jednoduše tvořit platební příkazy pro modul Banka. Můžete využít automatické generování platebních příkazů, nebo platební příkaz zadat ručně. Lze tvořit jednoduché/hromadné platební příkazy, tuzemské nebo zahraniční. Je možné k faktuře připojit existující platební příkaz z modulu Banka, nebo naopak příkaz odpojit.

Generování platebních příkazů

V přehledu Přijaté faktury lze jednoduchým způsobem vytvořit automaticky jednoduchý nebo hromadný platební příkaz. Použijte volbu Generování platebních příkazů. Volba Generování platebních příkazů je funkční pouze na realizované faktuře.

Vyberte jednu z faktur nebo označte faktur více a použijte volbu pro generování příkazů. Systém rozpozná zda se bude jednat o jednoduchý nebo hromadný platební příkaz.

Datum splatnosti

Systém vám nejdříve nabídne zadání datumu splatnosti platebního příkazu. Přednastaví datum tak, že použije aktuální systémové datum a přičte k němu lhůtu splatnosti podle uživatelských konstant. Potvrďte nebo změňte lhůtu splatnosti. Pokračujte tlačítkem OK.

Bankovní spojení

Umožňuje vybrat jiný účet příkazce pro generovaný platební příkaz.

Průběh generování platebních příkazů

V další fázi generování zobrazí systém "procesní okno", ve kterém informuje o průběhu generování. Pokud narazí na chybné nebo nedostatečné údaje zobrazí chybová hlášení a ukončí generování.

Na faktuře není zadán konstantní symbol úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 1-Hlavička a vyplnit pole Konstantní symbol.

Na faktuře není zadán variabilní symbol (číslo dodavatelské faktury) úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 1-Hlavička a vyplnit pole Dodavatelská faktura.

Na faktuře není zadáno bankovní spojení příjemce úhrady (číslo dodavatelské faktury) úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 1-Hlavička a vyplnit pole Název spojení.


Pokud se objeví chybová hláška

Dotaz nebo informativní hláška Faktura byla zaplacena

znamená to, že k faktuře již existuje jiný platební příkaz se zbývající částkou k úhradě. Pokud byl na fakturu dříve vystaven platební příkaz, ale pouze s částečnou úhradou, Generování vytvoří nový příkaz na zbývající částku.

Pokud systém nenalezne žádné chyby, které by zabránily vygenerování platebních příkazů, dokončí generování a zobrazí výsledek v "procesním okně". V tomto okně můžete použít následující tlačítka:

Řádky platebních příkazů

Tlačítkem zobrazíte všechny řádky vygenerovaného platebního příkazu.

Generování platebního příkazu - řádky platebního příkazu

PF PasKaret PPRadky.png

Jednotlivé řádky lze zrušit nebo opravit, nelze přidávat další řádek.

Hlavičky platebních příkazů

Tímto tlačítkem otevřete přehled vygenerovaných platebních příkazů. Můžete provést změny v hlavičkových údajích platebního příkazu, zrušit příkaz, odebrat jej z faktury atd.

Generování platebních příkazů - hlavičky platebních příkazů

Přehled platebních příkazů

Otevřete přehled všech tuzemských/zahraničních platebních příkazů, navázaných ke konkrétnímu záznamu v přehledu přijatých faktur. Volby umožňují ruční vytvoření platebních příkazů na realizované faktuře. Pokud ještě nebyl na fakturu žádný platební příkaz vytvořen, je tento přehled prázdný. Pomocí voleb v přehledu můžete vytvořit ručně nový platební příkaz, připojit existující platební příkaz z modulu Banka, nebo příkaz z faktury odebrat.

Pomocí volby Nastav lze v přehledu Přijaté faktury zobrazit sloupec celková částka na platebních příkazech k jednotlivým fakturám (volba Nastav, záložka 1-Zobrazení, symbol Přijaté faktury - Platební příkazy celkem v Kč).

Přehled Platební příkazy tuzemské/zahraniční je "plnohodnotný" tzn., že má stejnou funkcionalitu jako tentýž přehled v modulu Banka (viz kap. Platební příkazy tuzemské, Platební příkazy zahraniční). Volbou Nový založíte platební příkaz, který bude navázán na přijatou fakturu. V hlavičce příkazu se automaticky vyplní příslušná pole z číselníků a konstant (Bankovní spojení příkazce, Místo vystavení, Údaj pro vnitřní potřebu …). Pole Datum vystavení se vyplní aktuálním systémovým datem a podle konstant se vypočítá a doplní pole Datum splatnosti.

Bankovní spojení vlastní organizace (tj. bankovní spojení příkazce na platebním příkazu) se dohledává v následujících krocích:

  • Podle dodavatele faktury (bankovní spojení zadané ve způsobu platby dodavatele)
  • Podle měny faktury (bankovní spojení zadané v číselníku měn u dané měny)
  • Přednastavené bankovní spojení vlastní organizace
  • Jediné neblokované bankovní spojení vlastní organizace

Ve všech krocích se zohledňuje příznak blokování bankovního spojení.

Řádky platebního příkazu

V přehledu řádků platebního příkazu zadáte řádek příkazu volbou Nový. Otevře se formulář Řádky platebního příkazu.

Pole se automaticky vyplní údaji z faktury (Bankovní spojení příjemce, Částka, Variabilní symbol…), ale lze je editovat i ručně. Můžete tak například změnou částky vytvořit pouze částečnou úhradu přijaté faktury. Lze také zadat více řádků příkazu (hromadný platební příkaz), například pro rozdělení úhrady jedné faktury na více bankovních účtů dodavatele apod.

Připojit odpovídající platební příkaz

Volba umožňuje připojit existující platební příkaz z modulu Banka k vybrané faktuře (např. vytvoříte platební příkaz dříve než zadáte fakturu a chcete oba záznamy navázat). Systém se snaží podle údajů Organizace (u bankovního spojení) a Variabilní symbol (číslo dodavatelské faktury) dohledat v modulu Banka záznamy odpovídající vybrané faktuře. Pokud takové záznamy existují, zobrazí je systém v přehledu Platební příkazy tuzemské/zahraniční - řádky. Zde vyberte z nabídnutých záznamů a připojte volbou Přenos k faktuře.

Odebrat z přijaté faktury

Volbou lze zrušit vztah (vazbu) mezi přijatou fakturou a vystaveným platebním příkazem. Použitím této volby nesmažete platební příkaz, pouze jej odpojíte od faktury. Platební příkaz zůstane pořízen v modulu Banka a lze jej kdykoliv znovu k faktuře připojit.

Test bankovního spojení...

Tento test zobrazí přehled faktur, které mají zadané bankovní spojení, které neodpovídá organizaci na faktuře. Akce je přístupná jen v přehledu Faktur přijatých, kontrola probíhá u Faktur přijatých a Dobropisů vydaných.

Skupina Ostatní

Nabídka Účtování

Prvotní doklad, přijatou fakturu, je možné na základě kontace (souvztažnosti, účtovacího předpisu) zaúčtovat do modulu Účetnictví. To znamená, že v přehledu Účetnictví, Účetní deník vznikne příslušný účetní zápis.

Kontace pro zaúčtování vytváříte v přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Kontace může být přiřazena jednotlivé faktuře nebo číselné řadě faktur, skupina kontací může být přiřazena skupině zboží, kmenové kartě nebo skladové kartě (viz kapitoly Vlastnosti modulu a Účetní kódy - kontace).

S účtováním vystavené faktury je spojeno několik voleb místní nabídky:

  • Účtování (F6)
  • Pohled do účetnictví
  • Odúčtování dokladu
  • Zrušení příznaku účtování
Účtování

Účtování podle kontace, kterou vytváříte v přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Průběh účtování se zobrazuje v tzv. Procesním okně. Systém zkontroluje zadanou kontaci na faktuře. V případě, že kontace chybí, nabídne se výběr kontací odpovídajícího typu. Výběrem kontace postoupíte dále v procesu zaúčtování. Pokud má kontace nastaven parametr Editovat před zaúčtováním, otevře se okno s řádky účetního dokladu tak, jak bude vypadat v přehledu Účetní deník. Vybrané údaje můžete před konečným zaúčtováním upravit (párovací znak, zakázka, středisko…). Tato fáze zaúčtování je tzv. Předdeník.

Ukázka editace před zaúčtováním

PF PasKaret Ucto1.png


Jestliže potvrdíte přenos do deníku volbou místní nabídky Účtování, provede se zápis do modulu Účetnictví. Fáze rozpracovanosti vzniklého účetního zápisu závisí na nastavení parametru Přednastavená fáze rozpracovanosti ve formuláři Druh účetního dokladu (viz kap. Formulář druhu účetního dokladu).

Během účtování dokladu se můžete setkat s různými typy chybových hlášení. Takto je zobrazena závažná chyba, účtování se přeruší.

Ukázka hlášení, po kterém nelze pokračovat v účtování

PF PasKaret Ucto2.png


Např. pokud se vyskytuje částka a účet pro základ DPH a pro částku DPH se nevyskytuje účet.

Takto je zobrazena chyba, která "nebrání" účtování. V Předdeníku systém doplní symbol "Err" (např.do pole Párovací znak apod.).

Ukázka hlášení, po kterém lze pokračovat a např. opravit chybný údaj v Předdeníku

PF PasKaret Ucto3.png


Pokud je v dané etapě účtování vše v pořádku, objeví se příslušné hlášení.

Ukázka hlášení při úspěšném účtování

PF PasKaret Ucto4.png

Kromě účtování do účetního deníku lze použít z místní nabídky volbu Účto TXT. Tato volba umožňuje zaúčtování dokladu uložit do textové souboru na disk (např. pro potřeby datových přenosů mezi více instalacemi systému Helios Orange. Pro uložené soubory jsou k dispozici standardní nástroje OS Windows. Takový soubor zaúčtování je potom možné naimportovat do modulu Účetnictví do přehledu Účetní deník. Více informací o importu účetních dokladů viz kap. Účetní deník.

Pohled do účetního deníku

Zobrazí příslušný účetní zápis.

Odúčtování dokladu

Zruší automaticky, po zadání globálního přístupového hesla, účetní zápis. Také zruší příznak o zaúčtování přijaté faktury. Fáze rozpracovanosti účetního dokladu musí mít hodnotu Pořízeno.

Zrušení příznaku účtování

Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování přijaté faktury (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u faktury je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam (taková situace může nastat jen ve vážných případech narušení konzistence dat v databázi). Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a doklad lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u faktury s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit:

V účetnictví existuje účetní doklad k tomuto dokladu, použijte funkci odúčtování!

Editace zaúčtovaného dokladu

Akce je přístupná jen u realizovaných a zaúčtovaných dokladů, musí být instalován modul "Účetnictví".
Akce je určena pouze pro opravu základních dimenzí (útvar, zakázka, nákladový okruh, vozidlo, zaměstnanec) bez nutnosti doklad odúčtovat.
Na akci lze nastavit práva.¨

Upozornění Pokud zaúčtování dokladu bylo změněno v přededitaci dokladu, tak bude změnu nutné provést znovu při editaci zaúčtovaného dokladu- tedy např. na textové položce dokladu je zadán účet 501 a středisko 100. V přededitaci před zaúčtování změníte účet na 383. Doklad se zaúčtuje. V akci editace zaúčtovaného dokladu změníte středisko na faktuře na 300. V přededitaci pak bude účet 501 středisko 300 - je třeba účet znovu opravit na 383.

Průběh opravy:

Po spuštění akce "Editace zaúčtovaného dokladu" program automaticky provede počáteční testy, zda:

  • má uživatel právo na účtování
  • existuje účetní doklad v deníku - zaúčtování dokladu (není-li zaúčtováno do TXT tvaru)
  • účetní doklad není ve fázi uzavřeno
  • účetní doklad není blokován jiným uživatelem (nemá jej otevřen jiný uživatel)
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného období a není povolena editace dimenzí v uzavřeném období
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného uživatelského období
  • účetní doklad nespadá do uzavřeného kalendářního období
  • účetní doklad nespadá do archivního salda
  • uživatel má právo na zápis do DUD účetního dokladu

Po provedení počátečních testů se otevře editor faktury, kde je umožněna editace dimenzí jak na hlavičce faktury, tak i v editorech položek a TXT položek.
Lze provést opravu dimenzí.
Editor nemá viditelné tlačítko pro Def OK a nelze se posunovat po záznamech šipkami nahoru a dolů.

Po potvrzení editoru tlačítkem OK systém vygeneruje účetní obraz faktury do dočasné tabulky úč. deníku. V případě, že je na účetním kódu faktury nastavena "Přededitace" na Ano, je případně provedena slepá procedura (ep_UCTO05) a je zobrazena přededitace. Zde je možno upravit údaje zaúčtování.
Po ukončení úprav lze použít akci "Zapsat do deníku" v sekci "Účtování".

Po použití tlačítka "Zapsat do deníku" nebo nebyla-li na účetním kódu požadována přededitace, systém se pokusí zapsat nové dimenze z dočasné tabulky deníku do deníku.
Provedou se stejné testy jako je uvedeno výše a navíc kontroly:

  • zda existuje k danému řádku v dočasné tabulce odpovídající řádek v účetním deníku (porovnáva se DUD, číslo řádku, účet, strana a částka)
  • v případě uzavřeného období zda je v konstantách povolena změna dané dimenze v uzavřeném období
  • zda je zadaná hodnota dimenze v souladu s nastavením povinností na účtu
  • zda došlo ke změně některé z dimenzí

Není-li nalezena žádná chyba, dojde k propisu nových dimenzí do účetního dokladu zaúčtování.

V případě nalezení jakékoliv překážky v průběhu celého procesu je zobrazena příslušná chybová hláška a ke změně dimenzí nedojde ani na faktuře, ani v účetním dokladu.

Základní principy:
1. stejné základní dimenze (útvar, zakázka, nákladový okruh, vozidlo, zaměstnanec) na faktuře i dokladu v deníku.
2. Pokud z nějakého důvodu nepůjde v účetním deníku některou z dimenzí opravit, zůstanou faktura i účetní záznam v původním stavu.
3. Program v některých případech není schopen jednoznačně dohledat správné řádky zaúčtovaného dokladu, když se následně v deníku změní druh účetního dokladu, číslo řádku, účet, strana a částka.
Např. změna účtu, čísla řádku, částky (provede se třebna rozúčtování na více řádků.)
V případě přededitace se porovnávají údaje v přededitaci s dokladem v deníku. Tj. např. pokud se při standardním účtování v přededitaci změní účet, musí se stejný účet nastavit i při editaci zaúčtovaného dokladu při opravě. }}

Nabídka Upomínky a Penalizační faktury

Popis práce s upomínkami a penalizačními fakturami v modulu Fakturace najdete v samostatné kapitole Saldo nad prvotními doklady

Zádržné

Zádržné je v Heliosu iNUVIO součástí modulu Fakturace. U faktur umožňuje evidenci zádržného, uvolňování zádržného a účtování o zádržném.

Zádržné k vybraným dokladům

Volba zobrazí přehled záznamů zádržného k označeným fakturám. V případě, že si zobrazujete přehled zádržného pouze k jediné faktuře, máte přístupné i volby Nový a Zrušit. Jinak je přístupná pouze volba Oprava

Nový

Volbou Nový zadáváte nový záznam zádržného k faktuře. Objeví se formulář, ve kterém jsou pole.

Ve formuláři jsou pole

Částka

Částka zádržného

Sazba(%)

Sazba zádržného v procentech. Tlačítkem Přepočítat částku přepočtete procento na částku

Částka celkem bez DPH (Faktura), Celkem po zaokrouhlení (Faktura)

Údaje z faktury

Přepočítat částku

Ze sazby zádržného v procentech a částky z faktury vypočte částku zádržného. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku, které je vedle pole Částka celkem bez DPH (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka bez DPH. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku, které je vedle pole Celkem po zaokrouhlení (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka včetně DPH po zaokrouhlení.

Párovací znak

Je předvyplněno číslem faktury. V případě potřeby lze přepsat

Splatnost

Předpokládaný termín splnění podmínek pro uvolnění zádržného.

Uvolněno celkem

Částka, která se automaticky napočítává ze záznamů uvolněného zádržného v dolní části obrazovky.

Účetní kód - zádržné

Kontace pro zaúčtování zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

Účetní kód - uvolnění

Kontace pro zaúčtování uvolnění zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

V dolní části obrazovky vidíte přehled uvolněných částek zádržného. Zde lze tlačítkem Nový postupně zádržné uvolňovat.

Zádržné ke všem dokladům

Volba zobrazí přehled všech záznamů zádržného pro faktury ze všech období. V tomto přehledu lze záznamy pouze opravovat, volby Nový a Zrušit jsou přístupné pouze při zobrazení zádržného k jedné konkrétní faktuře.

Příklad zadání zádržného k došlé faktuře

Mezi odběratelem a dodavatelem je ve stavební smlouvě definováno tzv. zádržné 10% celkem, které odběratel zaplatí až v okamžiku splnění podmínek stanovených ve smlouvě (např. kolaudace, splnění podmínek garance apod.). Tato částka je na dodavatelské faktuře vyčíslena. Zádržné se pak uvolňuje ve dvou částech (5% + 5%).
Konkrétní dodavatelská faktura je na 1 000 000 + DPH 19%, zádržné 10% je 100 000, uvolňuje se 2 x 50 000 Kč.

Postup zadání faktury v HELIOS Orange:

  • pořídit v prvním kroku fakturu dodavatelskou standardním způsobem v celkové částce 1 190 000,- Kč.
  • zadat položku prvního zádržného (zádržné k přejímce díla): na faktuře pravá myš Zádržné - Zádržné k vybraným dokladům - Nový; vyplnit přesnou částku nebo zadat 10% a tlačítko Přepočítat částku, v případě potřeby zadat PZ, splatnost, vyplnit záložku dodatky a vyplnit účetní kód pro zádržné.
  • zaúčtovat fakturu standardní kontací, kde zádržné se přiúčtuje jako další řádky z kontace zádržného, nebo připravenou kontací faktury dodavatelské se zádržným, v tomto případě není třeba vyplňovat účetní kód pro zádržné.

Postup uvolnění zádržného:

  • zobrazit zádržné k vybranému dokladu, ve spodní části zádržného Nový a vyplnit částku uvolněného zádržného 50 000 Kč, vyplnit datum uvolnění. Na tomto záznamu je umožněno generovat platební příkaz a v případě potřeby účtovat.
Upozornění V případě, že k faktuře je zadáno zádržné, je povinnost o něm účtovat. Pokud nebude v takovém případě nastavena zvláštní kontace pro zádržné a ani kontace faktury nebude obsahovat řádky o zádržném, dojde při účtování faktury k chybě "Doklad nemá vyplněn správný účetní kód pro zádržné."

Skonta

Skonta jsou rozšířením modulu Fakturace a umožňují zadávat a účtovat finanční slevy, které mohou být uplatněny, pokud je faktura uhrazena ještě před datem splatnosti. Podrobnosti k tomuto rozšíření se dozvíte v samostatné kapitole Skonta.

Návazné doklady

Nabídka Návazné doklady obsahuje:

  • Přehledy vazeb mezi doklady vzniklé položkovými a dokladovými přenosy v modulech Sklady, Nákup a prodej a Fakturace
  • Přehledy návazných dokladů z modulu Firemní aktivity

Ukázka vazeb vzniklých z přenosů.

PF PasKaret NavazDokl.png


V zobrazeném přehledu například uvidíte vazbu mezi vydanou objednávkou, přijatou fakturou a příjemkou.

Dokumenty

Zobrazí dokumenty navázané k faktuře. Může se jednat např. o elektronickou formu faktury dodavatele. Práce s dokumenty je popsána v samostatné kapitole Dokumenty.

Nabídka Další akce

Účetní fakturační saldo

Pohled do účetního fakturačního salda. Funkcionalita je popsána v kapitole Účetní fakturační saldo.

Náhradní plnění

Funkcionalita je popsána v kapitole Náhradní plnění.

Rekapitulace DPH

Sumovaný přehled DPH za jednotlivé doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Přehled rekapitulace DPH

PF PasKaret RekapDPH.png
Rekapitulace spotř. daně

Sumovaný přehled spotřební daně za označené doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Odeslaná pošta

K přijaté faktuře lze připojit, event. vygenerovat, záznam došlé pošty (přehled Evidence pošty, Došlá pošta). V nabídce jsou akce:

Připojit k došlé poště

Umožňuje připojit k přijaté faktuře již existující záznam došlé pošty. Po potvrzení volby se objeví ty záznamy došlé pošty, které mají stejné pořadové číslo faktury a které dosud nejsou s žádnou fakturou svázány. Volbou Přenos připojíte došlou poštu k přijaté faktuře.

Došlá pošta

Pokud je k přijaté faktuře připojena došlá pošta, otevře se touto volbou její záznam v editačním okně. Jinak je volba nepřístupná.

Odebrat z pošty

Umožňuje zrušit vazbu mezi přijatou fakturou a došlou poštou.

Generování pošty

Tato akce vygeneruje pro označené přijaté faktury, které nemají navázanou došlou poštu, odpovídající záznam v evidenci došlé pošty. Podmínkou je správné nastavení řady dokladů na schránce pošty. Při generování pošty se z faktury převezme její číslo (pokud již v poště existuje, najde se první volné) a číslo organizace (doplní se adresa).

Generuj doklad DSN

Pokud faktura vznikla položkovým převodem z příjemky, je možné volbou Generuj doklad DSN vygenerovat tzv. Rozdílový (diferenciální) doklad dodatečných souvisejících nákladů. Pomocí dokladu DSN se dají řešit dodatečně zjištěné cenové rozdíly mezi příjemkou a fakturou. K rozdílům může dojít např. tehdy, když přijímáte zboží/materiál a ještě k němu nemáte fakturu. Viz též dokumentace k Dodatečným souvisejícím nákladům, popis volby Položky dle faktur zde

Kontrola celistvosti číselné řady

Zkontroluje, zda je číselná řada vystavených dokladů souvislá, a vypíše čísla chybějících dokladů.

Za obsah tohoto článku odpovídá Jan Žoček, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail