Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



ECS Vývoz - Celní případy

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

Postup práce deklaranta v systému ECS (sled celních úkonů) se musí řídit tzv. scénáři. Jedná se o pravidla určující sled zpráv a úkonů od vydání deklarace až po její ukončení. Podrobnější informace o scénářích včetně obrázků najdete zde.

Jednoduchým scénářem se řídil i starý způsob podání vývozního JSD. Dal se popsat následujícími kroky :

  1. vyplnění a vytištění JSD
  2. odeslání obsahu JSD elektronicky (soubor VAW nebo VAS bez el. podpisu)
  3. čekání na odpověď nebo na kontrolu
  4. odeslání auta na hranice EU
  5. zjišťování ukončení – výstupu ze společenství (a shánění potvrzeného listu 3 JSD)

V systému ECS je definováno několik scénářů, z nichž nejčastější bude mít následující kroky:

  1. vyplnění obsahu ECS deklarace
  2. odeslání podepsané a zašifrované zprávy CÚ
  3. příjem informace o přijetí nebo o chybách
  4. příjem oznámení o propuštění nebo o kontrole
  5. v případě propuštění deklarace tisk VDD s čárovým kódem
  6. odeslání auta do zahraničí
  7. čekání na zprávu o výstupu zboží z EU

Program Vás v každém okamžiku informuje o stavu deklarace, tedy o tom, v kterém kroku se deklarace nachází.


Vyplnění obsahu ECS deklarace

Práce s přehledem vydaných ECS deklarací je stejná jako práce s přehledem jakýchkoli jiných celních deklarací. Obsah přehledu můžete upravit pomocí funkce Nastav, kdykoli můžete použít Opis nebo export do MS Office. Program umí ECS deklarace převádět na jiné typy deklarací.

Novou deklaraci vytvoříte tlačítkem Nový, můžete použít i funkci Nová z aktuální nebo použít mechanizmu vzorů (akce Nová ze vzoru).

Na rozdíl od ostatních celních deklarací musí být obsah ECS deklarací přísně strukturovaný. Každý údaj musí mít přesně stanovené místo, typ a rozsah. Jediným volným políčkem je odstavec 31 – popis zboží. Ostatní údaje jsou zapisovány podle daných pravidel nebo vybírány z celních číselníků. Jen tak lze zajistit, aby deklarace vytvořená v ČR byla jasně srozumitelná i v Portugalsku nebo Řecku.

Přísná musí být i kontrola vyplněné deklarace. Každá i drobná chyba způsobí odmítnutí deklarace. Využívejte proto tlačítko OK+kontrola.

Doklad ECS Vývoz má několik záložek, které je nutno správně vyplnit:


Záložka 1-Hlavička

viz obr.

Hlavičkové údaje ECS deklarace

MRN

Evidenční číslo deklarace deklarant nevyplňuje. Obdrží je v odpovědi o přijetí deklarace.

LRN

Referenční číslo, které program přidělí automaticky nebo po poklepnutí na tlačítko v pravé části políčka. Akce Nový, Nová z aktuální, Nová ze vzoru přiřazuje LRN automaticky. Nastavení konstanty a pořadového čísla provedete v Nastavení parametrů. Vpravo se uvádí, zda je deklarace podávána ve zjednodušeném postupu.

V seznamu SPZ uveďte na první místo SPZ aktivního dopravního prostředku (tahače), jednotlivé SPZ uvádějte bez mezer, pomlček či jiných interpunkčních znamének. Pomocí tlačítka s šipkou zkopírujete „SPZ při odjezdu“ do kolonky „SPZ při přestupu“.

Kód schváleného a sjednaného umístění

Tyto údaje dohodnete s vaším CÚ. Při zjednodušeném postupu se vyplňuje pouze Kód schváleného umístění. Pokud bude kontrolu zboží provádět pracovník celní správy, uvede se Sjednané umístění zboží nebo Celní úřad při odjezdu, nikoli však obojí současně.

Celní úřad při odjezdu

Uvádí se v případě, kdy tento celní úřad provádí kontrolu. Pokud kontrolu provádí schválený odesílatel, nevyplňuje se.

Záložka 2-Organizace

viz obr.

Údaje o organizacích

Povinně se uvádí Vývozce, Příjemce a Deklarant, dále pak Jméno zástupce (zaměstnance) a jeho Funkce zástupce.

Údaje se vyplňují převzetím z číselníku organizací. Dávejte proto pozor na správnost údajů v tomto číselníku. V případě elektronického podání deklarace musí mít deklarant, případně jeho zástupce, vyplněn TIN.

Záložka 3-Položky

viz obr.

Údaje o položce zboží – Běžné údaje

Popis zboží, celní zařazení, množství, hmotnosti a cena se vyplňují jako u „starého“ vývozu.

Ostatní údaje jsou vlastně strukturovaným rozložením odstavce 40 a 44. Údaj „Druh“ můžete vyplnit převodem z číselníků.

Povinně je nutné vyplnit v Předložených podkladech/osvědčeních číslo licence, dále je nutné uvést alespoň jeden údaj o nákladových kusech do kolonky Nákladové kusy.

Předchozí doklady jsou povinné pouze u režimů s ekonomickým účinkem, kdy je nutné vyplnit všechny sloupečky kromě doplňujících údajů. Řádků s předchozími doklady můžete vyplnit až 99 (na VDD se vytiskne prvních devět) a poslouží pro automatický odpis z evidence ekonomického režimu. Není proto nutné předávat spolu s ECS deklarací zvlášť i odpisový soubor (B30, U3O, SIO).

Tip Pokud je více položek zboží zabaleno v jednom nákladovém kusu, uveďte k první takové položce Druh, značku a počet, k ostatním společně zabaleným položkám pouze druh a značku shodné s první společně zabalenou položkou.

Údaje o ceně zboží se zapisují do odstavců Hodnota zboží (statistická hodnota v Kč). Fakturovanou částku lze zapisovat ve fakturované měně do kolonky označené Cena ve fak.měně. Program ji pak přepočte na Kč kurzem uvedeným v hlavičce a zapíše do kolonky Fakturovaná cena jen pro vaši lepší orientaci. Tiskne se pouze Hodnota zboží.

Pokud ve fakturované hodnotě není započteno žádné dopravné (např. dodací podmínka EXW), zapište hodnotu dopravného po území ČR do kolonky PONT a program toto dopravné přičte k fakturované hodnotě a výsledek zapíše do kolonky Hodnota zboží.

Pokud je ve fakturované hodnotě zboží zahrnuto celé dopravné (např. dodací podmínka DDU), zapište hodnotu dopravného po území EU mimo ČR do kolonky PONEU a hodnotu dopravného mimo EU do kolonky PONZ. Program toto dopravné odečte od fakturované hodnoty a výsledek zapíše do kolonky Hodnota zboží.

Pokud dopravné neznáte za každou položku deklarace zvlášť, můžete je v přehledu položek přes tlačítko Akce - Rozpočet PONx zadat v celkové výši pro celou zásilku a program je bude rozdělovat do jednotlivých položek podle hmotnosti nebo ceny položky.

viz obr.

Údaje o položce zboží – Ostatní údaje

Pokud víte, že celní úřad výstupu není zapojen v systému ECS, můžete do Zvláštních záznamů uvést kód RET-EXP, který se pak vytiskne do odstavce 44 VDD.

Pokud by zásilka byla určena více příjemcům, vyplňte u každé položky údaje odesílatele a příjemce. Najdete je pod záložkou Ostatní údaje

Pokud je zboží dopravováno v kontejnerech, zapište čísla kontejnerů, opět v záložce Ostatní údaje, stejně jako údaje o odpadech nebo citlivém zboží.

Volby místní nabídky

Předložené doklady a osvědčení
Tip Kopie podkladů/osvědčení z 1.pol

Tato volba umožňuje zkopírování všech předložených dokladů a osvědčení do druhé a další položky ICS dovoz z 1. položky,

Tip Doplnění dokumentů dovozce

Umožňuje zkopírování všech dokumentů, které jsou označeny jako celní a jsou dále navázány k organizaci, která na ICS dovoz vystupuje jako dovozce.

Tip Doplnění dokumentů z osvědčení

Pokud Helios dohledá v číselníku Celní sazebník/Osvědčení shodnou celní nomenklaturu s nomenklaturou dané položky ICS dovoz, zkopíruje na danou položku všechny doklady, které k dané celní nomenklatuře v přehledu Osvědčení najde.

Import dat ze schránky (MS Excel) - položky ECS vývozu

Položky ECS vývozu lze importovat z připravené tabulky ve formátu MS Excel prostřednictvím funkce Import ze schránky (Ctrl+Alt+V), případně pravé tlačítko myši nad daným seznamem. Tu si lze velmi jednoduchým způsobem připravit na úrovni položek ECS vývozu prostřednictvím funkce Nastav (F4) a exportem takto vytvořené sestavy do MS Excel.

Příklad importní tabulky MS Excel:

ECS vývoz - příklad importní tabulky položek


Hromadné změny

Nad označeným položkami ECS vývozu lze prostřednictvím funkce Akce/Hromadné změny provádět hromadné změny údajů:

1. Běžné údaje

  • Celní nomenklatura,
  • Doplňkový kód,
  • Země původu,
  • Odstavec 37 - CV,
  • Region.

2. Souhrnná deklarace

  • Typ opravy,
  • Původní položka,
  • Místo nakládky,
  • Místo vykládky,
  • Region.

3. Nákladové kusy

  • Druh,
  • Značky a čísla nákladových kusů,
  • Počet nákladových kusů,
  • Počet kusů.

4. Předložené doklady a osvědčení

  • Kód,
  • Popis,
  • Označení,
  • Země.

5. Předchozí doklady

  • Kód,
  • Označení,
  • Doplňující údaje,
  • Č.pov. RHU,
  • Země,
  • Číslo položky,
  • Datum propuštění,
  • Typ,
  • MJ,
  • Množství,
  • Part Number,
  • Zaplacené clo.

6. Zvláštní záznamy

  • Kód,
  • Text.

Záložka 4-Závěrečné údaje

viz obr.

Závěrečné údaje o NCTS deklaraci

V závěrečních údajích stojí za zmínku především možnost vybrat předpis pro automatické zasílání zpráv o změně stavu deklarace emailem. Podrobnosti najdete v samostatné kapitole zde.

Pokud nepoužijete žádné závěry, do kolonky „Závěry“ nepište nic (žádné slůvko Osvobozeno ani žádné proškrtnutí).

Datum podání deklarace

Datum podání deklarace se aktualizuje automaticky po stavových kontrolách, po kontrolách vyplněnosti - stisknutí tlačítka OK+Kontrola a před vlastním generováním zprávy na celní úřad ve formátu XML. Při chybě nebo přerušení se údaj Datum podání neaktualizuje

viz obr.

Ostatní údaje o NCTS deklaraci


Záložka 5-Ostatní údaje

Do záložky Ostatní údaje budete vstupovat jen výjimečně.

Výsledek kontroly

U zjednodušeného postupu zde program předvyplní kód A3 (CÚ při odjezdu na hlavičce musí být prázdný). U obyčejného postupu nechte kolonku prázdnou.

Lhůta

Musí být vyplněna lhůta k výstupu ze společenství. Pokud je v Nastavení parametrů v záložce NCTS/ECS zadán počet dnů, program údaj vyplní sám.

Po úspěšném vyplnění všech potřebných údajů se deklarace dostane do stavu Pořízeno.

Odeslání ECS deklarace

Po vyplnění a zkontrolování ECS deklarace následuje její odeslání. Máte-li v definici zpráv správně přiřazeny el. podpis a šifrovací certifikát, odeslání zprávy je stejné jako u obyčejných deklarací. Stačí stisknout CTRL ALT G nebo jít přes akci místní nabídky Zprávy - Generování zpráv a poklepnout na zprávu D_N_PODV. Program již automaticky deklaraci převede do XML, podepíše, zašifruje a uloží do adresáře VAN operátora nastaveného v definici zprávy.

Po odeslání se změní stav deklarace z Pořízeno na Podáno na CÚ.


Příjem informací o přijetí nebo o chybách

Po odeslání deklarace Vám během několika minut přijde odpověď. Načtení odpovědí provedete v přehledu Celní případy, Doručenky a odpovědi.

Obvykle přijde zpráva o přijetí deklarace. Tím je potvrzena formální správnost Vaší ECS deklarace a je jí přiřazeno MRN (celní evidenční číslo), které program doplní do hlavičky deklarace. Stav deklarace se změní z Podáno na CÚ na Přijato CÚ.

Pokud počítač celní správy našel v podané deklaraci chyby, pošle Vám informaci o chybách. Stav deklarace se změní na Chyba. V takovém případě stiskněte na chybné deklaraci pravé tlačítko myši, vyberte z místní nabídky akci Zprávy - Přehled zpráv k aktuálnímu záznamu a poklepněte na řádku „Odpovědi NCTS“. Chybovou zprávu ve formátu XML můžete Otevřít, můžete také použít tlačítko Analýza chyb, kde se program pokusí „přeložit“ chybovou zprávu do srozumitelného textu.

Pokud chcete poslat opravenou deklaraci, stačí v chybné deklaraci chyby opravit a poslat znovu.

Přijetím deklarace končí scénář pro obyčejný postup. Deklarant se dostaví na CÚ vývozu a předloží zboží ke kontrole. Celník následně vytiskne VDD a zboží může odjet.

Níže popsané pokračování ve výměně dat platí pouze pro zjednodušený postup.


Příjem informací o propuštění nebo o kontrole

Od zaslání informace o příjmu začíná běžet lhůta, během které se mohou celní orgány rozhodnout, zda provedou kontrolu zboží.

Pokud bude zásilka bez kontroly, obdrží deklarant informaci o propuštění. Stav deklarace se změní z Přijato CÚ na Propuštěno. Následuje výtisk VDD a odjezd nákladu z areálu vývozce.

Upozornění Dokud nebudou všechny země EU v systému zapojeny, bude součástí zprávy o propuštění i informace, zda je celní úřad výstupu v ECS zapojen. Pokud není zapojen, objeví se v přehledu ECS vývoz ve sloupečku „B“ indikace, že je vhodné vytisknout jeden výtisk VDD navíc pro papírové potvrzení výstupu na hranicích EU. S tímto potvrzením se pak vývozce nebo jeho zástupce dostaví na celní úřad vývozu, kde celník vývoz ukončí elektronicky.

Pokud bude rozhodnuto o kontrole, obdrží deklarant informaci o kontrole. Stav deklarace se změní z Přijato CÚ na Kontrola. V tomto případě musíte přes akci Zprávy - Přehled zpráv k aktuálnímu záznamu zprávu o kontrole otevřít (Oprava - Otevřít) a přečíst si text zprávy. Po provedení kontroly Vám bude zaslána informace, zda je zásilka propuštěna či nikoli. Stav deklarace se změní z Kontrola na Propuštěno nebo Nepropuštěno. V případě Propuštěno následuje výtisk VDD a odjezd nákladu z areálu vývozce.


Tisk VDD

Tisk VDD (vývozního doprovodného dokladu) a Seznamu položek probíhá stejně jako tisk obyčejných deklarací. Stačí stisknout F8 a v seznamu tiskových formulářů vybrat VDD. Seznam položek se tiskne vždy, tedy i v případě deklarování jediné položky.

Tisk probíhá na čistý papír, není proto nutné nastavovat levý a horní okraj formuláře. Protože součástí tisku VDD je i čárový kód, je nutné tisk směrovat na laserovou nebo na kvalitní inkoustovou tiskárnu.

Zajímavou možností je odeslání tiskového výstupu VDD emailem a jeho fyzické vytištění mimo objekt deklaranta. Pokud např. bude expedice zboží v jiném místě než celní deklarace, může celní deklarace vyřídit všechny úkony až po tisk. Tiskový výstup odešle poklepnutím na ikonku Emailu expedici, která VDD vytiskne a předá řidiči.


Příjem informací o ukončení

Po úspěšném ukončení na celním úřadě výstupu dostanete zprávu o ukončení. Stav deklarace se změní z Propuštěno na Ukončeno. Pokud by při kontrole na CÚ výstupu bylo zjištěno, že vystoupí méně zboží, než bylo deklarováno, vrátí se zprávy o částečném ukončení a stav deklarace se změní na Ukončeno částečně.


Žádost o storno

Podanou ECS deklaraci lze v odůvodněných případech stornovat. Stačí stisknout CTRL ALT G nebo jít přes akci Zprávy - Generování zpráv a poklepnout na zprávu D_N_STOV. Program Vám umožní zapsat důvod stornování a žádost převede do XML, podepíše, zašifruje a uloží do adresáře VAN operátora.

Po odeslání žádosti se změní stav deklarace z Pořízeno na Storno - žádost.

Pokud CÚ žádosti o storno vyhoví, pošle Vám příslušnou zprávu a stav deklarace se změní z Storno – žádost na Storno.

Důvod stornování se nezapisuje do deklarace. Pokud si odůvodnění storna budete chtít v budoucnu přečíst, musíte přes akci Zpráva - Přehled zpráv k aktuálnímu záznamu poklepnout na zprávu D_N_STOV a stisknout tlačítko Otevřít.


Pátrání po zboží

Pokud uplyne dostatečně dlouhá doba a zboží nedorazí na CÚ výstupu, bude zahájeno pátrání po zboží. Deklarant obdrží zprávu C_I_PATV a stav deklarace se přepne na Pátrání – žádost CÚ. Deklarant buďto doloží, na kterém CÚ zboží vystoupilo z EU (např. orazítkovaným VDD) nebo podá žádost o storno výše uvedeným způsobem. Pokud deklarant na zprávu o pátrání nebude reagovat, stornuje se po určitém čase deklarace automaticky.


Zpracování formuláře CMR

Pokud potřebujete k ECS vytisknout i formulář CMR, stiskněte na řádku daného ECS pravé tlačítko myši a vyberte akci Převod na jiný typ - CMR. Program založí nový doklad CMR a předvyplní jej údaji z ECS. Takto vytvořený CMR najdete v přehledu Celní případy, CMR a pomocí Oprava jej můžete dále doplnit. CMR si také pamatuje, z jaké ECS deklarace byl vytvořen. Tuto informaci si můžete pomocí Nastav zařadit do přehledu CMR.


Převod na jiný doklad

Doklad ECS vývoz lze převést prostřednictvím funkce Akce/Převod na jiný typ do dokladů:

  1. ICS dovoz
  2. ICS dovoz - Neúplné celní prohlášení
  3. NCTS tranzit vydaný
  4. ECS výstup
  5. Ukončení před tranzitem
  6. CMR
  7. CIM
  8. EUR
ECS vývoz - převod dokladů

Helios Orange založí nový doklad dle výběru a předvyplní jej údaji z ECS. Takto vytvořený doklad najdete v daném přehledu a pomocí funkce Oprava jej můžete dále doplnit.

Zpracování formuláře CIM

Pokud potřebujete k ECS vytisknout i formulář CIM, stiskněte na řádku daného ECS pravé tlačítko myši a vyberte akci Převod na jiný typ - CIM. Program založí nový doklad CIM a předvyplní jej údaji z ECS. Takto vytvořený CIM najdete v přehledu Celní případy, CIM a pomocí Oprava jej můžete dále doplnit. CIM si také pamatuje, z jaké ECS deklarace byl vytvořen. Tuto informaci si můžete pomocí Nastav zařadit do přehledu CIM.

Zpracování formulářů EUR.1 a ATR

Pokud potřebujete k ECS vytisknout i formulář EUR.1 nebo ATR, stiskněte na řádku daného ECS pravé tlačítko myši a vyberte akci Převod na jiný typ - EUR.1. Program založí nový doklad EUR.1 a předvyplní jej údaji z ECS. Takto vytvořený EUR.1 najdete v přehledu Celní případy, EUR.1 a pomocí Oprava jej můžete dále doplnit nebo změnit na ATR. Doklad si také pamatuje, z jaké ECS deklarace byl vytvořen. Tuto informaci si můžete pomocí Nastav zařadit do přehledu EUR.1.


Připojení dokumentů k ECS deklaraci

Pomocí pravého tlačítka myši a nabídky Dokumenty lze ke každé deklaraci připojit libovolný dokument, např. plnou moc k zastupování nebo protokol o kontrole.

Má smysl připojovat pouze doklady, které můžete ve vašem systému otevřít. To platí hlavně o naskenovaných dokumentech, kde je nutné zvolit vhodný grafický formát.

Dokumenty lze připojit dvěma způsoby:

  • pouze odkazem
  • uložit dokument do databáze

Připojení odkazem znamená, že program Helios Orange udržuje pouze adresu dokumentu, který fyzicky leží v nějaké složce na vašem PC nebo na síti. Pokud jej někdo smaže nebo přesune, odkaz přestane fungovat.

Uložení dokumentu do databáze umožní otevřít dokument každému uživateli a především nedojde ke ztrátě dokumentu při smazání či přesunutí zdrojového souboru, navyšuje se ale velikost databáze.


Daňový doklad - potvrzení o výstupu

Po úspěšném celkovém nebo částečném výstupu zboží z EU dostanete elektronicky podepsané potvrzení o výstupu. Toto potvrzení slouží jako daňový doklad a finanční úřady je budou akceptovat.

Doklad si můžete vytisknout dvěma způsoby :

a) Tisknout přímo zprávu o výstupu tak, jak ji celníci poslali, tedy v XML formátu. Tento formát je ale pro laiky dosti nepřehledný a výtisk může mít i několik stránek. K tisku se dostanete pomocí pravého tlačítka přes akci Zprávy, Přehled zpráv k aktuálnímu záznamu, dále otevřete přes Opravu poslední (nejnovější) odpověď NCTS a dále stisknete tlačítko Otevřít. Pak již můžete tisknout.

b) Vytisknout „Pomocnou evidenci“, což je formulář doporučený celní správou. Tisk provedete obvyklým způsobem pomocí klávesy F8 a to jednotlivě, nebo i pro označenou skupinu deklarací.

Finanční úřady od 1.2.2007 dostávají od celní správy pravidelné informace o výstupech zboží z EU a těchto informací budou využívat při daňových kontrolách.

Přechodný stav při nasazování systému ECS v zemích EU

Pokud CÚ výstupu ještě není zapojen do projektu ECS, potvrdí výstup zboží služebním razítkem na VDD. Deklarant se dostaví k úřadu vývozu a předloží písemné potvrzení z úřadu výstupu (VDD s potvrzením výstupu zboží). Úřad vývozu na základě tohoto potvrzení zašle deklarantovi elektronický daňový doklad.


Archivace a distribuce zpráv

Program Helios Orange umožňuje další práci se zprávami, které posíláte celnímu úřadu nebo které celní správa posílá vám. Pomocí chytrých funkcí tak můžete zálohovat zprávy mimo hlavní databázi, např. na CD nebo na serveru. Pokud pracujete jako zástupci, můžete zprávy předávat zastoupenému vývozci a ten si je může archivovat podle svých pravidel. Můžete si též nastavit automatické posílání zpráv emailem při změně stavu deklarace.


Archivace zpráv mimo databázi

Program Helios Orange všechny odchozí i příchozí zprávy ponechává v databázi a lze si je prohlédnout či vytisknout pomocí pravého tlačítka pomocí akce Zprávy - Přehled zpráv k aktuálnímu záznamu. Pokud si přejete archivovat zprávy i mimo databázi nebo je předávat vámi zastupovaným firmám, postupujte následovně.

Založení definice zprávy „Archivace zpráv“:

Na libovolné ECS deklaraci stiskněte pravé tlačítko myši a dále vyberte Zprávy - Generování zpráv. Pak stiskněte tlačítko Nový a v kolonce Formát zprávy vyberte Archivace zpráv. Dále si zprávu nějak pojmenujte v kolonce Název zprávy a nakonec určete adresář, kam se mají archivované zprávy ukládat a napište jej do kolonky Adresa místa určení zpráv. Nic dalšího nevyplňujte.

Vlastní archivace :

Archivovat lze vždy všechny zprávy k jednotlivé deklaraci nebo k označené skupině deklarací. Stačí na požadované deklaraci (nebo na označených deklaracích) stisknout pravé tlačítko myši a vybrat akci Zprávy - Generování zpráv a pokliknout na zprávu, kterou jste si nadefinovali dle předchozího bodu (případně stisknout tlačítko Přenos). Program v adresáři pro archivaci vytvoří následující strukturu složek:

DIČ \ ECSMRN

To znamená, že pro každého vývozce program vytvoří samostatnou složku, kam bude ukládat pouze jeho zprávy do podsložek pojmenovaných podle MRN deklarací. Tento systém umožňuje přehledné a snadné ukládání zpráv a hlavně jejich následné předání zastupovaným firmám. Stačí každé firmě předat obsah složky pojmenované jejím DIČ.

Příklad Příklad

Pokud jako složku pro archivaci uvedete C:\Work a necháte archivovat zprávy dvou ECS deklarací stejného vývozce, vytvoří program následující strukturu složek a souborů:

  • ve složce C:\Work\CZ60647612\ECS06CZ1778ED109R67 soubory DN_PODV_375
  • ve složce C:\Work\CZ60647612\ECS07CZ1778AG1076T1 soubory DN_PODV_376

Obdobně tento systém pracuje i v NCTS.

Automatické zasílání zpráv při změně stavu - celní workflow

Tento mechanizmus umožní volně konfigurovat požadavky na automatické zasílání informací o změně stavu ICS, NCP, ECS nebo NCTS deklarace emailem. Informační email může obsahovat i přílohu – zprávu, která změnu stavu způsobila. Dále tato funkcionalita umožňuje odeslání až dvou formulářů v definovaném formátu (např.PDF) prostřednictvím e-mailu nebo uložení formulářů v daném formátu do definovaného úložiště, např. v PDF na FTP server, případně přímý tisk na tiskárnu.

Pokud v celním řízení zastupujete např. dovozce, můžete se s ním domluvit, že mu každé ukončení deklarace (příchod zprávy o propuštění) oznámíte emailem a případně mu jako přílohu pošlete i příslušnou zprávu – daňový doklad. A to vše automaticky. Podobně můžete oznamovat přijetí deklarace, nařízenou kontrolu, atd…


Předpis pro odesílání informací o stavu

Nejprve je třeba založit předpis pro automatické zasílání informací, které provedete v přehledu Celní případy / Odesílání informací o stavu. Zde je možné definovat libovolné množství předpisů, např. pro každou zastupovanou firmu a pro příslušný typ režimu.


Nový předpis založíte tlačítkem „Nový“.

Odeslaní informace o stavu - nový předpis


Druh dokladu - umožňuje výběr typu deklarace, pro které lze definovat automatické odesílání informací o stavu. Výběr lze provést pro "Všechny deklarace" nebo pouze pro samostatné deklarace „ICS Dovoz“, „NCP Dovoz“, “ECS Vývoz“ a „NCTS Vydaný“.

Název - předpis pro odeslání informací si pojmenujte tak, aby to usnadnilo vaši orientaci, dále si určete stavy, na které chcete reagovat, a případně určete, zda se má poslat přílohou i soubor (zpráva od CÚ, která způsobila změnu stavu deklarace).

Pojmenování souboru - volba umožňuje pojmenování posílaného souboru podle MRN, LRN nebo Referenčního čísla dokladu. Pokud bude zaškrtnuto, název souboru bude: MRN_TypZpravy.xml, resp. MRN_TypZpravy.signed.xml nebo LRN_TypZpravy.xml, resp. LRN_TypZpravy.signed.xml popřípadě RefCislo_TypZpravy.xml, resp. RefCislo_TypZpravy.signed.xml.

Tip sloupeček „xml“ - označuje zprávu v čitelném tvaru,
Tip sloupeček „el.podpis“ - označuje zprávu elektronicky podepsanou.

Dále určete, na kterou emailovou adresu se má informace poslat (můžete určit až tři adresy) a nakonec můžete zadat i text emailu. Předmětem bude vždy MRN dané deklarace.

Pokud chcete pro každý typ stavu odeslat jiný text emailu, předpisy těchto textů můžete nastavit na záložce č. 2 – Texty

Odeslaní informace o stavu - texty

Odeslání/export tiskových formulářů e-mailem s XML zprávou

Pro ICS, NCP, ECS a NCTS deklarace a stav „Propuštěno“ a stav „Ukončeno“ lze v definici odeslání informací o stavu stanovit také automatické emailové odeslání dvou vybraných tiskových formulářů společně s XML zprávou a popřípadě jejich paralelní uložení do definovaného úložiště nebo přímý tisk na tiskárnu (viz Nastavení tiskového formuláře).


Nejprve vyberete z přehledu tiskových formulářů pro příslušnou deklaraci (dle nastavení “Druhu dokladu“) konkrétní tiskovou sestavu.

Zahrnout do emailu – tato volba zabezpečí automatické odeslání vybraného tiskového formuláře společně s XML zprávou v daném formátu (PDF, JPG, ..) zákazníkovi – dle nastavení tiskového formuláře.

Smazat po odeslání – tato volba zabezpečí po odeslání tiskového formuláře automatické smazání souboru z definovaného úložiště – dle nastavení tiskového formuláře.

Nastavení tiskových formulářů

Po výběru tiskových formulářů do předpisu odeslání informace o stavu je nutné definovat vlastnosti/nastavení vybraných tiskových formulářů. Nastavení provedete prostřednictvím výběru formuláře (F8) nad daným přehledem (např. ICS dovoz) a volbou Nastavení.

Odeslaní informace o stavu - výběr formuláře

Nastavení lze definovat buď globálně pro všechny uživatele (Ctrl+F2) nebo lokálně pouze pro přihlášeného uživatele (F2).

Na obrázku níže je zobrazeno požadované nastavení pro export souboru do definovaného úložiště.

Odeslaní informace o stavu - nastavení formuláře


Název - libovolný uživatelský popis, slouží pouze pro orientaci.

Implicitní nastavení - vypnutí pole umožní zadat vlastní velikost stránky a okrajů a umožní též nastavit jinou tiskovou frontu pro daný formulář. Zadávané hodnoty pro Velikost stránky a Okraje jsou v milimetrech (například pro A4 bude šířka 210 a výška 297). 0 (nula) ponechá výchozí hodnotu z formuláře.

Tisk do souboru - zapněte v případě, že chcete tisk exportovat do souboru, místo tisku na tiskárnu. je třeba také nastavit cestu (adresář) kam se budou soubory ukládat a jaký typ souboru bude použit (JPG, GIF, PDF ...).

Oboustranný tisk (duplex) - chování duplexu může být nastaveno formulářem, vypnuto, vertikální nebo horizontální.

Počet kopií - celkový počet kopií tištěného dokumentu.

Kompletovat kopie - nejprve se vytisknou všechny strany jedné kopie, pak druhé, třetí atd.

Delegovat kopie - tato funkce předá (deleguje) tvorbu kopií tiskárně. Helios vytvoří pouze jednu kopii tisku a všechny ostatní nechá vytvořit na tiskárně (v ovladači). Pokud je funkce vypnutá, všechny stránky se generují v Heliosu a teprve poté jsou předány tiskárně. Delegování kopií může u specifických (např. u štítkových) tiskáren značně zkrátit dobu tisku.

Zobrazit tisk. dialog - dialog tiskárny. Může být vypnut, může být zobrazen před vygenerováním náhledu, po něm, nebo obojí.

Zobrazit náhled - je možné náhled vypnout a provádět tisk rovnou a pouze na tiskárnu.

Jméno písma - pomocí Nastavení je možné vybrat jiný styl písma (velikosti grafických fontů budou zachovány dle formuláře), například místo fontu Arial můžete tisknout vše v Times New Roman. Pokud má výchozí tiskárna v počítači své vlastní fonty (v seznamu mají ikonu tiskárny) je možné použít i tyto, ale zde dojde k deformaci a ke změnám velikosti písma. Pro využití HW fontů tiskáren je většinou potřeba mít upravené formuláře.

Tisk bez diakritiky - je možné vypnout tisk diakritických znamének.

Zobrazit el.podpis – je možné vytvořit otisk el.podpisu a definovat jeho umístění na formuláři - osa x a y (lze využít pouze při zakoupení submodulu El.podpis PDF).


Více o nastavení tiskových formulářů naleznete v příručce na webu, v článku Definice tiskových formulářů - Nástroje přizpůsobení


Celní případy – nastavení a odeslání „informací o stavu“

V samotné ICS/NCP/ECS/NCTS deklaraci provedete nastavení příslušného předpisu pro odeslání informací o stavu na „záložce 4 – Závěrečné údaje„.

Příslušný předpis vyberete prostřednictvím funkčního tlačítka Tritecky.jpg a výběrem příslušného předpisu z návazného číselníku „Odeslání informací o stavu“.

Odeslaní informace o stavu - výběr předpisu


Odeslaní informace o stavu - přiřazení předpisu


Jakmile program Helios Orange načte od VAN operátora zprávu, která změní stav deklarace, vytvoří program podle příslušného předpisu email nebo PDF soubor a podle nastavení vašeho emailového klienta se XML zpráva včetně tiskového formuláře ve stanoveném formátu odešle nebo uloží do definovaného úložiště nebo vytiskne na tiskárnu .

Upozornění Program Helios Orange posílá email pomocí MAPI rozhraní, případně Extended MAPI (je-li v adresáři, kde je Helios.exe přítomen soubor HeMail.exe). Posílání by tedy mělo fungovat, máte-li jako poštovní program MS Outlook či MS Outlook Expres nebo i většinu ostatních standardních poštovních klientů. Způsob odesílání lze změnit v Možnosti/Uživatelské konstanty lokální/Nastavení pro e-mail a fax, Typ rozhraní.