DOCU-X faktury přijaté - Rozšiřující moduly

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání


Popis OCR Plugin pro HeO a propojení se systémem Helios

OCR Plugin pro Helios slouží k vytěžení údajů z přijatých faktur, včetně založení položek, a následnému exportu vytěžených údajů do systému Helios Orange.


OCR Plugin v aktuální verzi přináší především výhodu možnosti pohodlného a rychlého zpracování přijatých faktur, které se často opakují a mají stejnou podobu. Jako příklad lze uvést opakující se faktury za nájemné kanceláří, úklid či internet, tedy faktury, které chodí pravidelně a zpravidla jsou vystaveny i na stejnou částku. Pro každou takovou fakturu je možné vytvořit tzv. typ dokladu (pro každého dodavatele) a nastavit, v jaké podobě budou faktury tohoto typu (dokladu) přímo v HeO automaticky zakládány. Typ dokladu tedy jinak řečeno slouží k tomu, aby bylo zřejmé, který doklad z minulosti se má kopírovat (jde tak v podstatě o simulaci práce účetního).

Nový typ dokladu je možné založit buď přímo v OCR Pluginu, nebo také v konfiguraci pro OCR Plugin přímo v systému HeO – více viz kapitola 2.3 Založení nového typu dokladu.


Pokud je u faktury, která byla zpracovávána jako konkrétní typ dokladu, nalezena nějaká odlišnost od naposledy schválené faktury v rámci daného typu dokladu nebo se jedná o zcela nový typ dokladu, je možné v OCR této faktuře ručně nastavit příznak Nutná kontrola. Takováto faktura musí být poté v HeO ručně zkontrolována a případně opravena. Použití tohoto příznaku má význam v okamžiku, kdy doklad v OCR zpracovává někdo jiný, než potom pracuje s dokladem v HeO. Případy, kdy je vhodné příznak nastavit, včetně postupu zpracování takovéto faktury, jsou popsány v kapitole 2.6 Nutná kontrola faktury .


Informace o typu dokladu a příznaku Nutná kontrola jsou k dispozici v HeO v detailu faktury na záložce DOCU-X faktury přijaté. Je možné je rovněž přidat pro přehlednost jako sloupce do sestavy. Pro příznak Nutná kontrola je možné nastavit do sestavy také barvený indikátor nastavené hodnoty (semafor).


Obrázek 1 - Záložka DOCU-X faktury přijaté


Pracovní postupy

Instalace a konfigurace DOCU-X OCR Plugin pro HeO

Instalace a nastavení DOCU-X OCR Plugin

DOCU-X OCR nainstalujte podle standardních zde popsaných postupů:


Pro získání přístupových údajů kontaktujte vašeho obchodního zástupce.


Z přidělené licence je automaticky rozpoznáno, zda máte oprávnění instalovat kromě klasického DOCU-X OCR také Plugin pro HeO. Po provedení standardní instalace DOCU-X OCR Server postupujte následovně:

  1. Vypněte aplikaci (DOCU-X OCR Server) a znovu ji spusťte a přihlaste se.
  2. V nově zobrazené sekci DOCU-X Helios Orange Plugin klikněte na Instalovat aktualizaci. Tím dojde k nainstalování DOCU-X OCR Plugin pro HeO do databáze a zobrazí se volba Seznam databází.
  3. Klikněte na volbu Seznam databází. Zobrazí se dialog Helios databáze.
  4. V zobrazeném dialogu Helios databáze klikněte na volbu Najít nové DB HeO. Nyní dojde k prohledání SQL serveru a budou nalezeny HeO databáze, ke kterým má daný SQL uživatel přístup.
  5. Pro požadované nalezené DB označte zatržítko ve sloupci Aktivní.
  6. Dále zde můžete nastavit označením zatržítka v příslušném sloupci, zda požadujete, aby byly údaje Bankovní spojení nebo Objednávka pro vytěžený dokument povinné. Pokud toto nastavení provedete, nebude možné z OCR vyexportovat do HeO dokumenty, které nebudou mít vyplněny položky Bankovní účet a nebo Návazná objednávka.
    Obrázek 2 - Dialog Helios databáze
  7. Uložte provedené změny kliknutím na tlačítko Uložit změny.
  8. Nyní přejděte do sekce Nastavení systému a klikněte na tlačítko Pracovní prostory. Zobrazí se tak dialog Seznam pracovních prostorů.
  9. V dialogu Seznam pracovních prostorů najděte a rozklikněte pracovní prostor s názvem Faktury přijaté HeO a přejděte na záložku Profil. Zde rozklikněte položku Faktury přijaté a nadefinujte Vstupní složku a Výstupní složku. Potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit.
Obrázek 3 - Pracovní prostor - Nastavení vstupní a výstupní složky

Po nainstalování a nastavení DOCU-X OCR Plugin proveďte konfiguraci v HeO.


Konfigurace v HeO

Konfigurace pro OCR Plugin je k dispozici v HeO v levém menu v sekci DOCU-X Faktury přijaté – konfigurace. Požadovaná nastavení provedete následovně:

  1. Přejděte v HeO v levém menu do sekce DOCU-X Faktury přijaté – konfigurace a vyberte možnost Konfigurace.
  2. Založte novou položku konfigurace kliknutím na Nový – zobrazí se tak dialog Konfigurace s níže popsanými možnostmi pro nastavení. Nastavené změny vždy uložte kliknutím na tlačítko OK.


Upozornění: Vždy musí existovat pouze jedna položka konfigurace!!!


Obecné

  • Automaticky realizovat fakturu – pokud označíte toto zatržítko, budou se faktury exportované z OCR v HeO zakládat rovnou jako realizované. Výjimkou jsou faktury, které mají nastaven příznak Nutná kontrola.
  • Poznámku z OCR vložit do pole - slouží pro výběr poznámky na faktuře v HeO, do které bude uložena případně zadaná poznámka v OCR.
  • Úložiště dokumentů – slouží pro výběr umístění, do kterého se budou ukládat vytěžené dokumenty.
  • Složka úložiště – v případě, že byla v položce Úložiště dokumentů vybrána možnost disk/lokální sdílená složka, slouží tato položka k upřesnění složky, do které budou vytěžené dokumenty ukládány.
  • Období od kterého kopírovat faktury – slouží k výběru data, od kterého budou vytvářeny kopie faktur dle typu dokladu. Zde zadané datum je porovnáváno s datem pořízení předchozí realizované faktury daného typu dokladu bez označení Nutná kontrola (faktury, ze které má být vytvořena kopie). Pokud je toto datum menší než zde nastavené datum, nebude se faktura kopírovat a bude vytvořena faktura s nedohledanými položkami, které je nutno dále upravit.


Obrázek 4 - Konfigurace OCR Plugin


Custom procedura spouštěná po založení faktury

Custom procedura je procedura, která se spustí vždy po exportu faktury z OCR a jejím finálním založení v HeO. Požadované chování je třeba zadat v kódu předpřipravené stored procedury hpx_docux_HeliosInsert_FP_local_custom.


Vytěžení a načtení dokumentu – automatické kontroly

Po vytěžení a načtení dokumentu v OCR jsou automaticky provedeny kontroly vytěžených údajů proti databázi HeO a je vyhodnoceno, zda může být dokument exportován do HeO. V případě zjištění nesrovnalostí jsou potom jednotlivé chybné položky označeny barevně.

  • Červeně - jsou označeny položky s chybou, která brání exportu dokumentu z OCR do HeO a je potřeba údaj opravit.
  • Oranžově - jsou zvýrazněny položky s upozorněním pro uživatele, které však nebrání následnému exportu dokumentu do HeO.
  • Zeleně – jsou podbarveny položky, u kterých proběhly veškeré kontroly bez problému.


Kontroly pro jednotlivé položky jsou následující:

Informace o odběrateli

DIČ/IČ odběratele

  • Ověření, že je zadán odběratel – v případě nevyplnění či vyplnění IČ/DIČ jiné organizace, než je odběratel uvedený v tabulce seznamu databází v administraci DOCU-X OCR, je zobrazena červená chyba.
  • Pokud se tento atribut nastaví jako skrytý, je validace vypnuta.


Název odběratele

  • Automatické doplnění dle hodnoty položky DIČ/IČ odběratele


Informace o dodavateli

DIČ/IČ dodavatele

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola na existenci údaje v HeO – pokud není organizace nalezena v HeO, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola ověření DIČ organizace vůči VIES - pokud vytěžené DIČ nebylo zkontrolováno či kontrola proběhla, ale DIČ bylo označeno jako neplatné, zobrazí se přímo v OCR oranžové upozornění, že DIČ nebylo ověřeno VIES.
  • Kontrola na duplicitu DIČ/IČ – pokud je vytěžené DIČ/IČ zadáno v HeO u více organizací, zobrazí se červená chyba a současně se aktivuje položka Výběr dodavatele. Uživatel pak musí v této položce vybrat konkrétní organizaci.
  • Kontrola na existenci více DIČ pro zadané IČ – pokud existuje pro zadané IČ v HeO více DIČ, zobrazí se červená chyba a uživatel musí vytěžit DIČ.
  • Kontrola na existenci DIČ – pokud je vytěženo IČ a nebylo k němu nalezeno DIČ organizace, zobrazí se oranžové upozornění.
  • Kontrola, že odběratel není stejný, jako dodavatel – pokud je odběratel stejný jako dodavatel, zobrazí se červená chyba.


Výběr dodavatele

  • Položka je zobrazena pouze v případě, že byla nalezena duplicita pole DIČ/IČ dodavatele. Obsahuje seznam organizací odpovídajících hodnotě zadané do položky DIČ/IČ dodavatele. V seznamu jsou zobrazeny hodnoty ze sloupce Místo z tabulky organizací.


Název dodavatele

  • Automaticky je dotažen název dodavatele dle hodnoty atributu DIČ/IČ dodavatele, případně dle upřesnění v položce Výběr dodavatele.
  • Vyhodnocení zahraniční faktury – pokud je faktura vyhodnocena jako zahraniční, je zobrazeno oranžové upozornění (Pokud má organizace DIČ, je faktura vyhodnocena jako zahraniční v případě, že ISO kód země v tabulce DIČ je odlišný od CZ. Pokud organizace DIČ nemá, je faktura vyhodnocena jako zahraniční v případě, že má organizace nastavenu jinou zemi než ČR).


Bankovní účet a Kód banky

  • Kontrola hodnoty oproti HeO – pokud číslo účtu včetně kódu banky není evidováno u organizace v HeO, zobrazí se červená chyba a je nutné provést opravu. Pokud je hodnota prázdná a není nastavena „Kontrola bankovního spojení“ v administraci DOCU-X-OCR, pak je atribut v pořádku (zelený).
  • Kontrola na blokaci účtu – pokud je účet v HeO blokovaný, je zobrazena červená chyba.
  • Pokud bude nastaven v administrátorském modulu jako povinný, bude probíhat kontrola vyplnění položky – pokud nebude položka vyplněna, bude zobrazena červená chyba.


IBAN

  • Kontrola hodnoty oproti HeO – pokud IBAN není evidováno u organizace v HeO, zobrazí se červená chyba a je nutné provést opravu.


Informace o dokladu

Evidenční číslo

  • Kontrola na duplicitu evidenčního čísla a roku DUZP pro danou organizaci – pokud již v daném roce DUZP evidenční číslo pro danou organizaci existuje, je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola na duplicitu evidenčního čísla pro danou organizaci – pokud již evidenční číslo pro danou organizaci bylo v minulosti použito, je zobrazena oranžové upozornění.
  • Kontrola délky – maximálně může být zadáno 32 znaků, pokud je zadáno znaků více, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola vyplnění položky - pokud nebude položka vyplněna, bude zobrazena červená chyba.


Variabilní symbol

  • Kontrola na duplicitu variabilního symbolu a roku DUZP pro danou organizaci – pokud již v daném roce DUZP variabilní symbol pro danou organizaci existuje, je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Automatické doplnění hodnoty z položky Evidenční číslo, pokud nebyla hodnota vytěžena/zadána. Z hodnoty v poli Evidenční číslo jsou odstraněna písmena a ukládají se pouze číslice.
  • Kontrola délky – maximálně může být zadáno 20 znaků, pokud je zadáno znaků více, zobrazí se červená chyba.


Popis dodávky

  • Kontrola délky – maximálně může být zadáno 40 znaků, pokud je zadáno znaků více, zobrazí se červená chyba.


Parametry dokladu

Řada dokladu

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola na existenci řady dokladu – pokud v HeO řada dokladu neexistuje, zobrazí se červená chyba.


Vstupní cena

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola vstupní ceny oproti řadě dokladu – pokud vybraná vstupní cena neodpovídá vstupní ceně na řadě dokladu, je zobrazena oranžové upozornění.
  • Kontrola na existenci vstupní ceny – pokud v HeO vstupní cena neexistuje, zobrazí se červená chyba.
  • Pokud se změní řada dokladu, automaticky se nastaví výchozí vstupní cena této řady, která lze ručně uživatelem změnit.

Tuzemská v CM

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Hodnota se pamatuje podle posledního vyexportovaného dokladu dané šablony.


Přenesená daňová povinnost

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Hodnota se pamatuje podle posledního vyexportovaného dokladu dané šablony.


Přechozí doklad

Typ dokladu

  • Možnost výběru již existujícího typu dokladu nebo založení nového typu dokladu – více viz kapitola 2.3 Založení nového typu dokladu a 2.4 Nastavení existujícího typu dokladu.
  • Pokud je položka prázdná, bude následně založena do HeO faktura bez typu dokladu.
  • Hodnota se pamatuje podle posledního použitého typu dokladu dané šablony.


Pořadové číslo

  • Doplňuje se automaticky podle hodnoty zadané v položce Typ dokladu.
  • U položky se zobrazuje červená chyba v případě, že dosud pro fakturu nebyly vygenerovány položky. Pokud nebyl nalezen předchozí doklad a položky jsou již vygenerovány, zobrazuje se oranžové upozornění, že se doklad nebude kopírovat.
  • Kritéria pro hledání předchozího dokladu:
    • Druh pohybu zboží musí být 18.
    • Doklad musí být realizován.
    • Musí se rovnat řada dokladu.
    • Stejný dodavatel.
    • Pouze doklady, kde není zaškrtnuto Nutná kontrola.
    • Datum pořízení z předchozí faktury musí být větší než nebo rovno Období z konfigu Helios Plugin.
    • Musí být stejný typ dokladu.
    • Musí se rovnat vstupní cena a měna.


Datumy

Datum případu

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola rozsahu data – datum nesmí být větší než aktuální a nesmí být starší než 365 dní od aktuálního data, jinak se zobrazí červená chyba.
  • Kontrola existence období – pokud datum spadá do období, které v HeO není zadáno nebo je uzavřeno, zobrazí se červená chyba.
  • Oproti tomuto datu jsou dohledávány platné sazby DPH.


Datum přijetí

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se oranžové upozornění.
  • Kontrola rozsahu data – datum nesmí být větší než aktuální a nesmí být starší než 365 dní od aktuálního data, jinak se objeví oranžové upozornění.


Datum vystavení

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola rozsahu data – datum nesmí být větší než aktuální a nesmí být starší než 365 dní od aktuálního data, jinak se objeví oranžové upozornění.


DUZP

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba. Pokud je vybraná řada dokladu zálohová, tak se zobrazí oranžové upozornění.
  • Kontrola rozsahu data – datum nesmí být větší než aktuální a nesmí být starší než 365 dní od aktuálního data, jinak se objeví oranžové upozornění.


Datum splatnosti

  • Kontrola vyplnění položky – pokud není položka vyplněna, zobrazí se červená chyba. Pokud je vybraná řada dokladu zálohová, je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Kontrola oproti datu vystavení – datum splatnosti nesmí být menší než datum vystavení, jinak se zobrazí červená chyba.
  • Kontrola počtu dní splatnosti – pokud vypočítaný počet dnů splatnosti neodpovídá počtu dnů splatnosti nastavených u organizace v HeO, je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Kontrola splatnosti delší než 365 dní – pokud je vypočítaný počet dnů splatnosti vyšší než 365 dní, je zobrazeno oranžové upozornění.


DS – počet dnů

  • Může být volitelně zadán počet dnů splatnosti – na základě tohoto údaje je dopočítáno datum do položky Datum splatnosti.


Objednávky

Návazná objednávka

  • Kontrola existence objednávky - pokud je v DOCU-X OCR zadáno číslo objednávky a v HeO tato objednávka neexistuje, zobrazí se červená chyba. Pokud číslo objednávky není zadáno (hodnota atributu je prázdná) a současně je v administrátorském modulu nastavena objednávka jako povinná, je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Kontrola délky - maximálně může být zadáno 30 znaků, pokud je zadáno znaků více, zobrazí se červená chyba.



Rekapitulace DPH – společné pro všechny sazby DPH kromě není a 0

  • Kontrola DPH u PDP a zahraniční faktury - pokud jde o PDP nebo zahraniční fakturu, musí být hodnota DPH 0, v opačném případě je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola zadání Data případu pro tuzemskou fakturu – pokud není zadáno, je zobrazeno oranžové upozornění (kontrola sazby DPH oproti HeO).
  • Kontrola vytěžené částky DPH oproti sazbě DPH v HeO – pokud vytěžená částka DPH nesouhlasí s vypočtenou částkou DPH podle platné sazby DPH v HeO dle Data případu, je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Kontrola částek (základů i DPH) oproti částkám v položkách – pokud nesouhlasí částky s částkami v položkách faktury, je zobrazeno oranžové upozornění.



Dobropis

Evidenční číslo původního dokladu

  • Kontrola délky – pokud je zadáno více než 32 znaků, je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola existence původního dokladu v HeO – pokud doklad nenalezen, je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola na existenci více původních dokladů – pokud je nalezeno více odpovídajících původních dokladů, je zobrazena červená chyba.



Zálohy

Řada zálohy

  • Kontrola zadání, pokud je zadáno Ev. č. zálohové faktury – pokud je zadáno Ev. č. zálohové faktury a není vybrána řada zálohy, je zobrazena červená chyba.


Ev. č. zálohové faktury

  • Kontrola uplatnění zálohové faktury
    • Pokud je zálohová faktura kompletně uplatněna, vypíše se červená hláška.
    • Pokud je zálohová faktura částečně uplatněna a tato částka je menší než Celkem k úhradě, zobrazí se oranžové upozornění a do položky Odečet zálohy se dosadí hodnota výše zbývající částky ze zálohy.
    • Pokud je zálohová faktura částečně uplatněna a zbylá částka je větší než nebo rovno Celkem k úhradě, zobrazí se oranžové upozornění a do položky Odečet zálohy se dosadí hodnota Celkem k úhradě.
    • Pokud není zálohová faktura nijak uplatněna a zároveň je tato částka menší než Celkem k úhradě, dosadí se částka zálohové faktury do položky Odečet zálohy.
    • Pokud není zálohová faktura nijak uplatněna a zároveň je tato částka větší než nebo rovno Celkem k úhradě, dosadí se částka Celkem k úhradě do položky Odečet záloh.
  • Kontrola existence zálohové faktury – pokud zálohová faktura není dohledána v HeO, zobrazí se červená chyba.
  • Kontrola, zda zálohová faktura z jiného období – pokud je zálohová faktura z jiného období, zobrazí se červená chyba.


Odečet zálohy

  • Do této položky se vždy dosadí částka zálohové faktury podle výsledku validace pro položku Ev. č. zálohové faktury. Pokud je atribut Ev. č. zálohové faktury prázdný, lze do této položky dosadit/vytěžit jakoukoliv částku.


K úhradě

Zaokrouhlení

  • Pouze typová kontrola.


Celkem k úhradě

  • Kontrola zadané celkové částky k úhradě – pokud zadaná částka neodpovídá vypočtené celkové částce, zobrazí se červená chyba včetně vypočítaného rozdílu. V hlášce je uveden součet za položky faktury, součet za položky rekapitulace a v závorce je vždy uveden rozdíl oproti částce Celkem k úhradě. Pokud se jedná o tuzemskou fakturu v cizí měně, tak očekává validace v této položce částku ve valutách podle měny.


Kurz

  • Kontrola zadání hodnoty odlišné od 0 – pokud je zadána hodnota 0, je zobrazena červená chyba.
  • Automatické vložení hodnoty 1, pokud měna je CZK.
  • Kontrola hodnoty, pokud měna je jiná než CZK – pokud je zadána jiná měna než CZK, nesmí být zadána hodnota kurzu 1, jinak je zobrazena červená chyba.
  • Automatické doplnění kurzu u tuzemské faktury v CM, kdy nevyplněn kurz ani CM celkem k úhradě v CZK – pokud u tuzemské faktury v cizí měně není vyplněn kurz ani CM celkem k úhradě v CZK, je automaticky doplněn odpovídající kurz z kurzovního lístku dle Data případu či nejbližšího předchozího data v kurzovním lístku a je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Automatické doplnění kurzu u zahraniční faktury, kdy nevyplněn kurz ani CM celkem k úhradě v CZK – pokud u tuzemské faktury v cizí měně není vyplněn kurz ani CM celkem k úhradě v CZK, je automaticky doplněn odpovídající kurz z kurzovního lístku dle Data případu či nejbližšího předchozího data v kurzovním lístku a je zobrazeno oranžové upozornění.
  • Automatický dopočet kurzu při zadání CM celkem k úhradě v CZK – zobrazí se oranžové upozornění.
  • Kurz větší než 100 – pokud je v případě měn EUR, USD a GBP kurz vyšší než 100, je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola vyplněného kurzu vzhledem k Datu případu - pokud je kurz vyplněn a dojde ke změně Data případu nebo zadaný kurz Datu případu neodpovídá, zobrazí se oranžové upozornění.


Datum kurzu

  • Automatické doplnění - pokud je kurz dohledán v kurzovním lístku.


CM celkem k úhradě v CZK

  • Pouze typová kontrola

Měna

  • Kontrola existence měny v HeO – pokud není v HeO měna nalezena, je zobrazena červená chyba.
  • Kontrola nastavené měny oproti hodnotě v položce Tuzemská v CM – pokud je v položce Tuzemská v CM nastavena hodnota Ano a v této položce měna CZK, zobrazí se červená chyba.
  • Automaticky se nahrazují hodnoty „EU“, „eu“, €“ a podobné tvary za „EUR“. Obdobně bude nastaveno pro zahraniční měny. Další úpravy mohou být doplněny v případě potřeby.
  • Hodnoty – možný výskyt a záměna na trojmístný tvar:
    • CZK – kč, kc, (kč), (kc)
    • EUR – EURO, €, Eur, eur, Euro, euro
    • USD – $
    • GBP – £
    • PLN – zł
    • HUF - Ft

Poznámka

  • Bez kontroly

Založení nového typu dokladu

Nový typ dokladu je možné založit dvěma způsoby – přímo v DOCU-X OCR při vytěžování dokumentu nebo v HeO. Při založení v DOCU-X OCR je daný typ dokladu v HeO založen až v okamžiku exportu faktury do HeO.


Založení nového typu dokladu přes DOCU-X OCR

Pokud si přejte založit nový typ dokladu přímo pro vytěžený dokument, postupujte následovně:

  1. U vytěženého a zkontrolovaného dokumentu (faktury) přejděte v seznamu atributů do sekce Předchozí doklad.
  2. Klikněte do položky Typ dokladu, vepište požadovaný název typu dokladu a přejděte na další položku (použijte klávesu Tab).
  3. Protože se jedná o zcela nový typ dokladu, zobrazí se nyní oranžové upozornění, že typ dokladu neexistuje a bude založen nový. Současně se nastaví v položce Pořadové číslo hodnota 0. Pro položku Pořadové číslo je rovněž zobrazeno upozornění, že se doklad nebude kopírovat. Až do vygenerování položek faktury bude rovněž zobrazena červená hláška, že nejsou vygenerovány žádné položky.
    Obrázek 5 - Typ dokladu v OCR Plugin
  4. Dále proveďte kontrolu vytěžených údajů a vygenerujte položky faktury. Více o vygenerování a nastavení položek viz kapitola 2.5 Práce s položkami v OCR.
  5. Pokud doklad v HeO bude zpracovávat někdo jiný a nejste si jisti, zda jste založili položky faktury správně, nastavte ještě v pravém sloupci s atributy v poli Nutná kontrola hodnotu na Ano. Tento příznak zajistí, že fakturu zkontroluje odpovědná osoba v HeO a v případě, že je nastavena v konfiguraci OCR Plugin automatická realizace faktur, nebude tato faktura bez kontroly automaticky zrealizována.
  6. Po kontrole vytěžených údajů a nastavení položek faktury do požadovaného stavu proveďte export dokumentu do HeO kliknutím na Exportovat.
  7. V HeO si nyní vyhledejte nově založenou fakturu. Tato faktura bude mít nastaven vámi zadaný typ dokladu. Položky faktury jsou vytvořeny tak, jak byly nastaveny v OCR Plugin. Pokud byl v OCR zpracovávajícím uživatelem nastaven příznak Nutná kontrola na Ano, bude rovněž v HeO mít faktura tento příznak. Takto označená faktura musí být zkontrolována a případně opravena. Více viz kapitola 2.6 Nutná kontrola faktury.


Obrázek 6 - Faktura s novým typem dokladu v HeO


Obrázek 7 - Nový typ dokladu - nastavená položka na faktuře


Založení nového typu dokladu v HeO

Pokud si přejte založit nový typ dokladu přes HeO, postupujte následovně:

  1. V HeO přejděte v levém menu do sekce DOCU-X Faktury přijaté – Konfigurace a klikněte na volbu Typy dokladů.
    Obrázek 8 - Založení typu dokladu přes konfiguraci v HeO
  2. V číselníku typů dokladů klikněte na Nový a v nově otevřeném v dialogu Přidat typ dokladu vyplňte do položky Typ dokladu požadovaný název typu dokladu, v položce Číslo organizace vyberte požadovaného dodavatele a v položce Řada dokladu nastavte řadu dokladu pro faktury přijaté.
  3. Nový typ dokladu uložte kliknutím na tlačítko OK. Nyní již bude tento typ dokladu nabízen pro nově vytěžené faktury od daného dodavatele přímo v DOCU-X OCR.


Obrázek 9 - Dialog Přidat typ dokladu




Nastavení existujícího typu dokladu

Pokud již požadovaný typ dokladu existuje, stačí jej pouze v OCR Pluginu přiřadit vytěžené faktuře. Provedete to tak, že přejdete v atributech do sekce Předchozí doklad a v položce Typ dokladu vyberete z nabídky typů dokladů vámi požadovaný.

Pokud v HeO zatím pro daný typ dokladu neexistuje žádná realizovaná a zkontrolovaná faktura bez označeného příznaku Nutná kontrola, bude zobrazeno upozornění, předchozí doklad nebude dohledán a v položce Pořadové číslo bude hodnota 0. V tomto případě je potřeba vytvořit položky faktury - viz kapitola 2.5. Práce s položkami faktury v OCR a poté fakturu exportovat do HeO.


Pokud již v HeO existuje pro daný typ dokladu realizovaná a zkontrolovaná faktura (tzn. faktura bez označeného zatržítka Nutná kontrola), automaticky se do položky Pořadové číslo doplní údaj o tomto dokladu. V tomto případě je třeba k faktuře načíst položky z předchozí faktury z HeO (tlačítko Načíst položky z HeO - viz kapitola 2.5. Práce s položkami faktury v OCR – Kopie položek z předchozího dokladu) a až poté fakturu exportovat do HeO. Faktura se v HeO potom založí se správnými položkami dle předchozí faktury a již nemusí být kontrolována.


Poznámka: Pokud si přejete, aby faktura byla zkontrolována odpovědnou osobu v HeO (např. si nejste jisti správností nastavení položek), můžete v levém sloupci s atributy nastavit do pole Nutná kontrola hodnotu Ano. Tento příznak zajistí, že fakturu zkontroluje odpovědná osoba v HeO a v případě, že je nastavena v konfiguraci OCR Plugin automatická realizace faktur, nebude tato faktura bez kontroly automaticky zrealizována.

Obrázek 10 - OCR - dohledána předchozí faktura stejného typu dokladu


Obrázek 11 - Kopie faktury v HeO



Práce s položkami faktury v OCR

Pokud již existuje pro daný typ dokladu předchozí doklad, je možné z něj položky pouze zkopírovat. Pokud se jedná o nový typ dokladu, je možné položky automaticky vygenerovat pro jednotlivé vytěžené sazby DPH nebo položky založit ručně, případně kombinovat oba postupy.


Automatické vygenerování položek faktury pro nový typ dokladu

Pokud ještě k danému typu dokladu neexistuje žádný předchozí doklad a není tedy z čeho vytvářet kopii faktury a jejích položek, je možné přímo v OCR tyto položky vygenerovat a nastavit. Po vytěžení údajů na faktuře proveďte jejich kontrolu, nastavte typ dokladu (viz kap. 2.3 Založení nového typu dokladu ) a postupujte následovně:

  1. Přejděte v OCR v seznamu atributů do sekce Předchozí doklad a klikněte na tlačítko Načíst položky z HeO.
  2. Protože dosud neexistuje předchozí doklad, ze kterého by byly položky zkopírovány, zobrazí se nyní hláška, že nebyl nalezen předchozí dokument a budou vygenerovány položky pro vytěžené sazby DPH. Klikněte na tlačítko OK. Tím dojde ve spodní části pod fakturou k automatickému vytvoření položek.
  3. Protože se jedná o zcela nové položky pro nový typ dokladu, budou tyto položky vytvořeny jako Nedohledaná položka. Vygenerované položky je proto třeba ručně upravit tak, aby odpovídaly skutečnosti a pro další fakturu je již bylo možné pouze zkopírovat.
    Obrázek 12 - Nedohledaná položka
  4. Pokud si přejete, aby se na faktuře v HeO položka vytvořila jako konkrétní skladová položka, přejděte v položce dvojklikem do pole Reg. číslo a v nově otevřeném číselníku vyberte požadovanou skladovou položku. Poté smažte v poli Poznámka text Nedohledaná položka. Pokud má být položka v HeO založena jako textová, nahraďte v poli Poznámka text Nedohledaná položka požadovaným textem, případně vyberte v poli Číslo účtu požadovaný účet.
    Obrázek 13 - Uživatelem nastavená položka v OCR
  5. Vyplňte další potřebné údaje (např. Útvar, Nákladový okruh, Vozidlo apod.) a zkontrolujte částky v položkách.
  6. Pokud potřebujete pro jednu sazbu DPH rozdělit vytěženou částku do více položek, můžete vytvořit další položku ručně – viz kapitola 2.5.2 Ruční vytvoření položek faktury.
  7. Po zadání a kontrole všech potřebných údajů můžete provést Export faktury do HeO (viz kapitola 2.3.1. Založení nového typu dokladu přes DOCU-X OCR) a tam zkontrolovat, že se položky vytvořily tak, jak byly v OCR založeny.


Ruční vytvoření položek faktury

Pokud potřebujete vytvořit položku faktury v OCR ručně, postupujte následovně:

  1. Přejděte pod scan faktury a klikněte na modrý řádek s popiskem Seznam položek.
  2. Klikněte na tlačítko Přidat řádek a zvolte umístění řádku. Vytvoří se tak nový prázdný řádek, do kterého je třeba veškeré potřebné údaje vyplnit ručně.
  3. Pokud si přejete, aby se na faktuře v HeO položka vytvořila jako konkrétní skladová položka, přejděte v položce dvojklikem do pole Reg. číslo a v nově otevřeném číselníku vyberte požadovanou skladovou položku. Poté smažte v poli Poznámka text Nedohledaná položka. Pokud má být položka v HeO založena jako textová, nahraďte v poli Poznámka text Nedohledaná položka požadovaným textem, případně vyberte v poli Číslo účtu konkrétní účet.
  4. Vyplňte požadované částky a další potřebné údaje (např. Útvar, Nákladový okruh, Vozidlo apod. ).


Kopie položek z předchozího dokladu

Pokud již existuje k vybranému typu dokladu v HeO předchozí schválený doklad, je možné vytvořit kopii položek tohoto předchozího dokladu. U nově vytěženého dokladu postupujte následovně:

  1. Přejděte v OCR v seznamu atributů do sekce Předchozí doklad a klikněte na tlačítko Načíst položky z HeO.
    Obrázek 14 - Nalezen předchozí doklad
  2. V dolní části pod fakturou se nyní vygenerují položky podle předchozího dokladu a dosadí se do nich vytěžené částky.
    Obrázek 15 - Kopie položky faktury dle předchozího dokladu
  3. Proveďte kontrolu a následně export do HeO.


Upozornění: Pokud by na nové faktuře byla vytěžena částka pro sazbu DPH, která se na předchozí schválené faktuře nenacházela, bude pro tuto sazbu DPH vytvořena „Nedohledaná položka“. Pokud naopak na předchozí faktuře byla položka pro sazbu DPH, pro kterou nebyla na nové faktuře vytěžena částka, bude položka dle předchozí faktury vytvořena a bude naplněna nulovými částkami. Pokud pro konkrétní sazbu DPH existuje na faktuře více položek a vytěžená částka neodpovídá částce, která byla na předchozí schválené faktuře, do jednotlivých položek se zapíší nulové částky. V těchto případech je třeba fakturu posoudit a opravit dle skutečnosti. Nejste-li si provedenými úpravami jisti a potřebujete, aby odpovědná osoba v HeO fakturu ještě zkontrolovala, můžete v pravém sloupci s atributy nastavit hodnotu atributu Nutná kontrola na Ano. Faktura tak bude zkontrolována a v případě, že je nastavena v konfiguraci OCR Plugin automatická realizace faktur, nebude tato faktura bez kontroly automaticky zrealizována.

Poznámka: Pokud je na faktuře zadáno množství (např. množství 3, JC bez DPH 500 Kč, tedy celkem bez DPH 1500 Kč), je množství na kopii faktury zkopírováno pouze v případě, že se vytěžená částka bez DPH pro danou sazbu DPH shoduje s částkou, která byla na předchozí faktuře (faktuře, ze které je kopie vytvořena). V tomto případě tedy 1500 Kč bez DPH. Pokud se částka liší, je množství nahrazováno hodnotou 1).


Odstranění položek

Pokud potřebujete některou z položek odstranit, označte příslušný řádek/řádky a stiskněte klávesu Delete nebo klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte volbu Označit ke smazání. Řádky se označí červeně. Poté klikněte na tlačítko Smazat označené řádky.

Pokud chcete červené označení řádku pro smazání zrušit, označte tento řádek a znovu stiskněte klávesu Delete nebo klikněte pravým tlačítkem myši a použijte volbu Označit ke smazání. Výběr položky pro smazání se tak deaktivuje.



Nutná kontrola faktury

Nutná kontrola faktury je příznak, který je upozorněním pro odpovědnou osobu zpracovávající doklady v HeO, že faktura musí být zkontrolována. Tento příznak je možné nastavit ručně v hlavičce faktury v OCR v případě, že si pracovník, který vytěžil a nastavil položky na faktuře, není jistý správností údajů.


Může se jednat o následující případy:

  1. Jedná se o první založenou fakturu pro daný typ dokladu a není jisté, zda byly položky vytvořeny správně (správný typ položky, útvar, nákladové středisko atd.).
  2. Jde o kopii faktury konkrétního typu dokladu, kdy u faktury byl nalezen nějaký rozdíl oproti vzorové faktuře - tedy poslední realizované faktuře daného typu dokladu, která nemá označeno zatržítko Nutná kontrola, např:
    • Na předchozí faktuře se nachází položka, která na nové faktuře chybí (např. původní faktura má položku pro sazbu DPH 21 % a sazbu DPH 15 %, ale na nové faktuře částka pro DPH 15 % nebyla vytěžena, a tudíž jsou v položce nulové částky).
    • Na předchozí faktuře chybí položka, která byla vytěžena na faktuře nové (např. původní faktura má pouze položku pro sazbu DPH 21 %, pro novou fakturu byla vytěžena částka pro sazbu DPH 21 % a navíc ještě částka pro sazbu DPH 15 %. V tomto případě je pro částku pro sazbu DPH 15 % založena na faktuře „nedohledaná textová položka“).
    • Na předchozí faktuře existuje více položek pro jednu sazbu DPH. Na nové faktuře byla vytěžena pro danou sazbu odlišná celková částka oproti původní faktuře (např. na předchozí faktuře existují dvě položky pro sazbu DPH 21 % a mezi tyto položky byla rozdělena částka 1500 Kč bez DPH, na nové faktuře byla pro sazbu DPH 21 % vytěžena celková částka 2000 Kč bez DPH. V tomto případě je oběma položkám na faktuře nastavena částka 0 Kč a vytěženou částku je třeba rozdělit ručně).


Upozornění: Jako rozdíl ve faktuře není vyhodnocována situace, kdy pro sazbu DPH existuje na faktuře pouze jedna položka a na nové faktuře se liší výše částky pro tuto sazbu (např. na původní faktuře jedna položka pro DPH 21 % ve výši 1000 Kč, na nové faktuře vytěžena částka pro sazbu DPH 21 % ve výši 1500 Kč).


Pokud je tedy na faktuře v HeO nataven příznak Nutná kontrola, postupujte při jejím zpracování následovně:

  1. Přejděte do detailu faktury a fakturu zkontrolujte a opravte.
  2. V okamžiku, kdy máte fakturu správně nastavenu, přejděte na záložku DOCU-X Faktury přijaté a zrušte označení zatržítka Nutná kontrola.
  3. Dále již můžete fakturu realizovat.


Upozornění: Pokud byste zrealizovali fakturu bez zrušení označení zatržítka Nutná kontrola, nebyla by tato faktura následně dohledána v OCR jako faktura, ze které je možné vytvořit pro daný typ dokladu kopii.

Pravidla pro zadávání zahraničních faktur

Pokud chcete založit přes OCR Plugin zahraniční fakturu, je třeba dodržet následující podmínky:

  • Vstupní cena pro zahraniční fakturu musí být ve valutách.
  • Měna musí být odlišná od CZK.
  • U zahraniční faktury musí být v hlavičce fakturovaná částka zadána výhradně do položek Základ DPH 21%, případně Základ DPH 15%, částka v položce DPH 21% (případně DPH 15%) musí být 0 (nula).
  • Pokud vytváříte položky zahraniční faktury ručně, sazba DPH (21, případně 15) musí být v položce zadávána výhradně do sloupce Sazba DPH samovyměření.


Příklady

Pro ukázku celého postupu včetně možnosti použití nastavení příznaku „Nutná kontrola“ uvažujeme, že v OCR vytěžuje faktury jiný pracovník, než následně faktury zpracovává v HeO.


Příklad 1 - Založení faktury s novým typem dokladu "Nájemné - parkování" přes DOCU-X OCR

V této kapitole bude ukázán příklad, jak postupovat při založení zcela nového typu dokladu přímo z faktury přes DOCU-X OCR. V DOCU-X OCR vytěžíme nový dokument pro organizaci, která nám fakturuje každý měsíc nájemné za parkovací stání ve výši 1500 Kč bez DPH. Sazba DPH je 21 %. Protože se faktura každý měsíc opakuje a chceme, aby se vytvářela její kopie bez nutnosti dalšího ručního zásahu, vytvoříme si pro tento typ faktury nový typ dokladu s názvem Nájemné – parkování s textovou položkou následovně:

  1. Vytěžíme fakturu a zkontrolujeme vytěžené hodnoty.
  2. V sekci Předchozí doklad nyní vepíšeme do položky Typ dokladu Nájemné - parkování a klávesou Tab se přesuneme na další položku. Protože se jedná o pro dodavatele dosud neexistující typ dokladu, vidíme, že u položky Typ dokladu se zobrazilo upozornění, že typ dokladu dosud neexistuje a bude založen nový, v položce Pořadové číslo je hodnota 0, neboť nebyl dohledán žádný předchozí doklad, jehož kopie by se vytvářela. U položky Pořadové číslo je navíc zobrazeno upozornění, že se doklad nebude kopírovat. Až do vygenerování položek faktury zde bude rovněž zobrazena červená hláška, že nejsou vygenerovány žádné položky.
    Obrázek 16 - Příklad 1 - Nový typ dokladu v OCR
  3. Klikneme na tlačítko Načíst položky z HeO umístěné pod položkou Pořadové číslo.
  4. Nyní se zobrazí upozornění, že nebyl nalezen předchozí dokument a budou vygenerovány položky pro vytěžené sazby DPH. V upozornění klikněte na tlačítko OK.
  5. V dolní části pod fakturou došlo k vytvoření jedné nedohledané textové položky. Přejdeme na tuto položku, a protože chceme vytvořit textovou položku pro nájemné za parkování, přepíšeme v poli Poznámka hodnotu z „Nedohledaná položka“ např. na Nájemné – parkování. Můžeme vyplnit i další údaje jako Útvar, Nákladové středisko, Zaměstnanec apod. Zkontrolujeme správnost částek v jednotlivých sloupcích.
    Obrázek 17 - Příklad 1 - Uživatelem nastavená položka faktury
  6. Protože se jedná o nový typ dokladu a nejsme si jisti, zda jsme položku faktury nastavili správně, nastavíme pro jistotu v hlavičce faktury do položky Nutná kontrola hodnotu Ano. Tím zajistíme, že odpovědný pracovník v HeO tuto fakturu zkontroluje a případně opraví.
  7. Dále již vyexportujeme dokument do HeO.
  8. V HeO si vyhledáme nově založenou fakturu a zobrazíme si její detail. Na záložce DOCU-X faktury přijaté vidíme, že je označeno zatržítko „Nutná kontrola“ a vyplněno přidělené Číslo typu dokladu. Přes navázaný číselník si můžeme zkontrolovat, že se jedná o námi založené Nájemné - parkování. Samotný název typu dokladu i stav příznaku „Nutná kontrola“ je možné také zobrazit v sestavě přehledu faktur jako samostatný sloupec.
    Obrázek 18 - Příklad 1 - Faktura s novým typem dokladu v HeO - Záložka DOCU-X Faktury přijaté
    Obrázek 19 - Příklad 1 - Faktura s novým typem dokladu v HeO
  9. Přejdeme na záložku Položky. Zde vidíme, že v oddílu pro textové položky byla vytvořena jedna položka s názvem Nájemné - parkování pro sazbu DPH 21 % a JC bez DPH ve výši 1500. V detailu položky potom případně vidíme další zadané údaje (Zaměstnanec, Útvar, Nákladový okruh apod.).
    Obrázek 20 - Příklad 1 - Položka faktury vytvořené přes OCR
  10. Zkontrolujeme zbytek údajů na faktuře, přejdeme na záložku DOCU-X faktury přijaté a zrušíme označení zatržítka Nutná kontrola.
  11. Fakturu zrealizujeme. Tím jsme vytvořili první fakturu typu Nájemné - parkování. Pokud nyní nastavíme další vytěžené faktuře na toto nájemné v OCR typ dokladu Nájemné - parkování, vytvoří se nám kopie této faktury v podobě, jak jsme ji nastavili v předešlých krocích (viz Příklad 2 - Založení kopie faktury - nová faktura odpovídá původní faktuře).


Poznámka: Pokud v OCR i HeO zpracovává doklady ten samý uživatel, není nutné příznak Nutná kontrola používat. Je-li v konfiguraci OCR Plugin nastavena možnost Automaticky realizovat fakturu, faktura bez příznaku „Nutná kontrola“ se pak zrealizuje automaticky bez nutnosti ručního zásahu.


Příklad 2 - Založení kopie faktury - nová faktura odpovídá původní faktuře

V příkladu 1 jsme si založili zcela nový typ dokladu a upravili, vyexportovali a schválili pro něj fakturu. Nyní nám přišla další faktura za nájemné za parkovací stání na další měsíc. Budeme tedy postupovat následovně:

  1. V DOCU-X OCR vytěžíme a načteme tuto fakturu. Provedeme kontrolu správnosti vytěžených údajů.
  2. V sekci Předchozí doklad nyní vybereme v položce Typ dokladu již existující typ dokladu Nájemné – parkování a přejdeme klávesou Tab na další položku. Vidíme že v položce Pořadové číslo je vyplněno pořadové číslo faktury, kterou jsme vytvořili v Příkladu 1.
    Obrázek 21 - Příklad 2 - OCR - dohledána předchozí faktura pro typ dokladu.
  3. Klikneme na tlačítko Načíst položky z HeO umístěné pod položkou Pořadové číslo. V dolní části pod fakturou se nyní vygeneruje zkopírovaná textová položka z předchozí faktury (včetně dříve zadaných údajů jako např. Útvar, Zaměstnanec, Nákladový okruh atd.) a doplní se vytěžená částka. Provedeme kontrolu založené položky.
  4. Vyexportujeme dokument do HeO.
  5. V HeO si vyhledáme nově založenou fakturu a vidíme (v sestavě či v detailu faktury na záložce DOCU-X faktury přijaté), že se nám založila faktura s typem dokladu Nájemné – parkování.
    Obrázek 22 - Příklad 2 - HeO - Vytvořená kopie faktury podle typu dokladu.
  6. Přejdeme na záložku Položky – zde vidíme, že se podle předchozí faktury rovnou vytvořila textová položka Nájemné – parkování včetně dalších zadaných údajů (např. Útvar, Zaměstnanec, Nákladový okruh atd.) a byla doplněna vytěžená částka z faktury a DPH pro sazbu 21 %.
  7. Po realizaci této faktury bude následně tato faktura dohledána v OCR jako předchozí faktura pro typ dokladu Nájemné – parkování.


Příklad 3 - Založení kopie faktury - nová faktura neodpovídá původní faktuře

V Příkladu 2 jsme vytvořili kopii faktury, která měla shodnou podobu, jako faktura z příkladu 1. V tomto příkladu si ukážeme situaci, kdy se z nějakého důvodu nově příchozí faktura liší (např. obsahuje navíc položku, která na minulé faktuře nebyla).


Na předešlé faktuře jsme tedy měli předpis nájemného ve výši 1500 Kč bez DPH, sazba DPH činila 21 %.

  1. Vytěžíme novou fakturu, kdy bude kromě nájemného ve výši 1500 Kč bez DPH pro sazbu DPH 21 % navíc ještě vytěžena částka 300 Kč bez DPH pro sazbu DPH 15 %.
  2. V položce Typ dokladu nastavíme typ dokladu Nájemné – parkování. Vidíme, že se jako předchozí faktura dohledala faktura z příkladu 2.
    Obrázek 23 - Příklad 3 - OCR - dohledána předchozí faktura pro typ dokladu.
  3. Klikneme na tlačítko Načíst položky z HeO.
  4. V dolní části pod fakturou se nyní vygeneruje zkopírovaná textová položka z předchozí faktury (včetně dříve zadaných údajů jako např. Útvar, Zaměstnanec, Nákladový okruh atd.) a doplní se vytěžená částka. Současně je ale vytvořena nová „Nedohledaná položka“ pro navíc vytěženou částku pro sazbu DPH 15%. Položku je proto potřeba upravit dle údajů na dokladu. Předpokládejme, že bylo navíc fakturována likvidace odpadu ve výši 300 Kč bez DPH. V poli Poznámka tedy přepíšeme text Nedohledaná položka na Likvidace odpadu, případně vyplníme další potřebné údaje. Zkontrolujeme částky v položkách.
    Obrázek 24 - Příklad 3 - HeO - Nedohledaná položka v kopii faktury.
    Obrázek 25 - Příklad 3 - HeO - Ručně opravená položka v kopii faktury.
  5. Protože si nejsme jisti, zda jsme novou položku opravili správně, nastavíme ještě pro jistotu v pravém sloupci položku Nutná kontrola na Ano a následně provedeme export faktury do HeO.
  6. V HeO vyhledáme nově založenou fakturu. Vidíme, že tato faktura má nastaven příznak Nutná kontrola (protože byl nastaven ručně v OCR před exportem do HeO).
    Obrázek 26 - Příklad 3 - HeO - Vytvořená kopie faktury podle typu dokladu s nastaveným příznakem Nutná kontrola
  7. Přejdeme do detailu faktury na záložku Položky. Zde vidíme, že byla založena textová položka Nájemné – parkování a doplněna vytěžená částka 1500 Kč bez DPH pro sazbu DPH 21 %. Dále však byla ještě vytvořena textová položka Likvidace odpadu s částkou 300 Kč bez DPH pro sazbu DPH 15 %. Zkontrolujeme správnost nastavených údajů. Následně je možné zrušit na záložce DOCU-X faktury přijaté označení Nutná kontrola a fakturu zrealizovat.
    Obrázek 27 - Příklad 3 - HeO - Nová položka v kopii faktury.


Tip: Pokud se v tomto případě jednalo o výjimku, kdy na faktuře skutečně byla navíc položka pro sazbu DPH 15 % a víte, že další faktury na nájemné za parkovací stání budou opět bez této položky, je možné ještě před realizací faktury na záložce DOCU-X faktury přijaté odstranit této faktuře typ dokladu (smazat hodnotu v položce Číslo typu dokladu). Tím zajistíte, že pro další fakturu na nájemné za parkovací stání bude použita jako předchozí faktura ta faktura, na které byla pouze položka pro DPH 21 % (tedy v našem případě faktura z Příkladu 2). V opačném případě by bylo u další faktury typu Nájemné – parkování opět nutné provést v OCR opravu položek – konkrétně odstranění nadbytečné položky pro sazbu DPH 15%, neboť by byla jako předchozí faktura dohledána faktura s položkou DPH 15 % navíc a provedena kopie této faktury (v našem případě tedy kopie faktury vytvořené v tomto příkladu).


Důležitá upozornění

  • Pokud je na faktuře použita JC bez daní a zadáno množství (např. množství 3, JC bez DPH 500 Kč, tedy celkem bez DPH 1500 Kč), je množství na kopii faktury zkopírováno pouze v případě, že se vytěžená částka bez DPH pro danou sazbu DPH shoduje s částkou, která byla na předchozí faktuře (faktuře, ze které je kopie vytvořena). Pokud se částka liší, je množství nahrazováno hodnotou 1.


  • Jako rozdíl ve faktuře není vyhodnocována situace, kdy pro sazbu DPH existuje na faktuře pouze jedna položka a na nové faktuře se liší výše částky pro tuto sazbu (např. na původní faktuře jedna položka pro DPH 21% ve výši 1000 Kč, na nové faktuře vytěžena částka pro sazbu DPH 21 % ve výši 1500 Kč).


  • V OCR je předchozí faktura pro daný typ dokladu dohledávana mezi fakturami, které mají stejný typ dokladu a současně jsou realizovány a nemají označeno zatržítko Nutná kontrola. Pokud byste zrealizovali fakturu bez zrušení označení zatržítka Nutná kontrola, nebyla by tato faktura následně dohledána v OCR jako faktura, ze které je možné vytvořit pro daný typ dokladu kopii.