Nově uvolněné mobilní aplikace nebude možné provozovat s tzv. self-signed certifikáty - více informací ZDE.



Aktivity - Pás karet - Firemní aktivity

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání

BID193

Obecné vlastnosti pásu karet

  • Karta Přehled a karta Systém obsahují volby, které jsou společné pro všechny přehledy.
  • Podrobnější popis těchto karet je uveden v kapitole Pás karet (Ribbon).


Karta Přehled

Akce přístupné pouze v modulu Firemní aktivity:

MS Office

Odeslat pozvánky do MS Outlook

  • Nad označenou aktivitou klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O).
  • Otevře se okno pozvánky v MS Outlook.
  • Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec".
  • Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook.
  • Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci.
  • Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.

Načíst kalendář z MS Outlook

  • Tato volba načte do Helios Orange do aktivit lokální přednastavený kalendář.
  • Pokud aktivita v Helios Orange neexistuje, tak se vytvoří.
  • Pokud aktivita v Helios Orange existuje a jsou různá data jednání "od-do" kontaktního jednání a záznamu v MS Outlook, tak se záznamy v Helios Orange upraví podle záznamu v MS Outlook.
  • Identifikace společného záznamu MS Outlook a Helios je tzv. EntryId MS Outlook, tj. unikátní identifikátor MS Outlook.
  • Po spuštění akce se zobrazí obrazovka, kde je možné vybrat: Přenos označených položek MS Outlook - přenesou se položky, které jsou v MS Outlook ve složce kalendář označené.
  • Vyberete datum od a datum do, tj. období, za které chcete kalendář načíst.
  • Zvolíte akci Načtení a do přehledu se zapíší rozdílová data mezi aktivitami v Helios Orange a kalendářem MS Outlook.
  • Implicitně jsou všechny záznamy označené k synchronizaci a ručně lze označit řádky, které nechcete přenášet pomocí volby Vyřadit.
  • Opětovně lze přidat řádky volbou Zahrnout.
  • Nepřenášejí se záznamy, které mají příznak soukromé.
  • V případě výběru Přenos označených položek MS Outlook a označení událostí, které jsou opakované, se objeví hlášení Opakující se události nelze načítat. Následující události nebyly načteny: . V případě výběru dle Datum od a Datum do se opakující se události rovněž nenačítají a nejsou ani identifikovány.

Odeslat do kalendáře MS Outlook

  • Tato volba přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook.
  • Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.

Načíst emaily z MS Outlook

  • Tato volba připojí na aktuální řádek aktivity doručenou poštu z MS Outlook.
  • Nepřenáší se záznamy, které mají příznak soukromé.
  • Po spuštění akce se zobrazí obrazovka, kde je možné vybrat: datum od a datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst.
  • Zvolíte akci Načtení a do přehledu se zapíší vybrané záznamy, které jsou v MS Outlook ve složce Došlá pošta a splňují podmínku datumového rozpětí.
  • Po vybrání, které položky doručené pošty chcete připojit k aktivitě, se vybrané položky došlé pošty připojí jako dokumenty ve formátu txt.
  • Přílohy došlé pošty jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu k danému dokumentu.
  • Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře ("Načíst kalendář z MS Outlook").
Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.


Zprávy

  • Zprávy umožňují komunikaci s jinou instalací systému Helios Orange v interním XML formátu HELIOS-XML.
  • Přenáší se následující údaje z karty aktivity:
    • Záložka č. 1: Číslo, Typ, Stav, Druh výstupu, Předmět, Místo konání, Začátek, Konec, Popis
    • Záložka č. 2: Jednání vedl (pokud je zaveden, při importu se naváže), Organizace, S kým se jednalo,
      • Podzáložky: Zaměstnanci (pokud je zaveden, při importu se naváže), Organizace, Kontaktní osoby, Kontakty
    • Záložka č. 3: Poznámky
    • Záložka č. 5: Útvar (pokud je zaveden, při importu se naváže), Zakázka, Nákladový okruh, Vozidlo (pokud je zavedeno, při importu se naváže), Související aktivita, Ukončeno, Úspěch, Cena zakázky

Generování zpráv

  • Volba umožňuje vytvářet z označených aktivit exportní soubory ve zvoleném formátu.

Přehled zpráv k akt. záznamu

  • Historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem.

Přehled ostatních zpráv

  • Historie zpráv vytvořených v přehledu Příjemky (nejen k aktuálnímu záznamu).

Načtení zpráv

  • Umožňuje načíst zvolenou zprávu.
  • Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Aktivit.
  • Volbou pásu karet Přehled zpráv je možné zobrazit přehled zpráv zvolené definice.
  • Volba Stažení zpráv zobrazí okno, ve kterém vybíráte zprávu, která se má načíst do aktivit.


Karta Akce

Skupina Základní

Úkoly

  • Je zobrazen seznam úkolů, které vyplynuly z vybrané aktivity.
  • Do tohoto seznamu můžete další úkoly přidávat nebo naopak je ze seznamu rušit.
  • Podrobný popis práce s úkoly naleznete v kapitole Úkoly.
  • Tento přehled je zobrazen také v editoru aktivity na Záložce 1 - Aktivity.

Zápis do plnění úkolů

  • Z této nabídky mají uživatelé možnost zadat plnění úkolů.
  • K zápisu do plnění se nabídnou úkoly dle podmínek, které jsou popsány v úvodu článku zde.
    • Zobrazené úkoly nejsou filtrovány dle toho, na jaké aktivitě je nastaven kurzor.
  • Po vybrání úkolu se otevře editor pro zadání plnění úkolu.
  • Více o zadávání plnění úkolů naleznete v kapitole Plnění úkolů - Firemní aktivity.

Vygenerování zakázky

  • Po stisknutí této volby vygenerujete zakázku - je možné zobrazit dialog (viz bod níže), ve kterém je určeno, které údaje jsou přenášeny do zakázky.
  • Na kategorii aktivity je možné nastavit, zda je při ručním generováni zobrazen dotaz na přenášené atributy - více info zde v odstavci Nezobrazovat dialog.
  • Pokud není zobrazen dialog je zakázka vygenerovaná automaticky bez jakéhokoliv dalšího upozornění.
    • Do zakázky je do názvu přeneseno pouze: Popis kategorie aktivity, Kategorie aktivity, Pořadové číslo aktivity.


Skupina Přehledy

Doklady

  • Pomocí této nabídky lze k aktivitě připojit doklady skladů, nákupu, prodeje a fakturace.
  • Také je možné zobrazit již připojený doklad.
  • Jedná se o tyto doklady:
    • Příjemky
    • Výdejky
    • Vydané objednávky
    • Expediční příkazy
    • Rezervace
    • Nabídky
    • Vydané faktury
    • Přijaté faktury
    • Položky dokladů
    • Došlé objednávky
    • Položky došlých objednávek
  • Po potvrzení nabídky (dokladů) se nejprve zobrazí přehled dokladů již připojených, po stisku Nový se objeví návazný přehled z modulů skladů, nákupu, prodeje nebo fakturace, kde vybraný doklad přenesete tlačítkem Přenos.
  • V případě, že z připojeného dokladu je položkovým nebo dokladovým převodem tvořen další doklad, je tento doklad k aktivitě připojen automaticky.
  • Pokud zvolíte volbu Položky oběhu zboží (F9), tak se zobrazí položky zboží připojené k dané aktivitě.
    • V tomto přehledu se můžete rychle přesunout na stav skladu a to tak, že vyberete požadovanou položku a v menu zvolíte možnost "Zboží".
  • Tyto přehledy jsou zobrazeny také v editoru aktivity na Záložce 8 - Doklady.

Položky

  • Přehled položek (skladových karet) přiřazených k dané aktivitě.
  • Tento přehled je zobrazen také v editoru aktivity na Záložce 7 - Položky.

Předměty

  • K aktivitě zobrazí přehled předmětů svěřených do servisu.
  • Zde lze zadat položky výběrem z přehledu stavu skladu, případně "textovou položku" bez vazby na sklad (není vyplněna skupina zboží a registrační číslo).
  • Tento přehled je zobrazen také v editoru aktivity na Záložce 6 - Předměty.

Poznámky

  • Zde se zobrazí seznam poznámek připojených k aktuální aktivitě (tj. jehož záznam je označen kurzorem).
  • Do tohoto seznamu můžete poznámky přidávat nebo naopak je ze seznamu rušit.
  • Tento přehled je zobrazen také v editoru aktivity na Záložce 3 - Poznámky.

Související aktivity

  • Tato volba zobrazí všechny související aktivity, na jejichž kartě je aktuální aktivita zadána.
  • Jedná se o časový pohled na předchozí aktivity, v chronologickém přehledu lze obdobně vidět aktivity časově následné.
  • V podstatě jde o různé časové pohledy na tzv. strom aktivit.

Strom souvisejících aktivit

  • Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech aktivit ve struktuře stromu, tj. tak, jak časově vznikaly.
  • Zvýrazněna je aktivita, na které jste nastaveni kurzorem.


Skupina Ostatní

Dokumenty

  • Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k dané aktivitě.
  • Můžete zde připojit další dokumenty (které jsou již v přehledu dokumentů založeny) tlačítkem Připojit, nebo založit a připojit nové dokumenty volbou Nový: popíšete dokument, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů.
  • Nebo můžete naopak zrušit připojení vybraného dokumentu k aktivitě pomocí tlačítka Odpojit.
  • V nabídce dokumentů jsou zobrazeny i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook.
  • Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Číselníky, Dokumenty.
  • Tento přehled je zobrazen také v editoru aktivity na Záložce 4 - Dokumenty.

Nabídka Další akce

Kopie s možností opakování
  • Po vybrání této akce se zobrazí editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie
    • Standardní kopie
      • Vytvoří jednu kopii
    • Opakovaná kopie
      • Vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování.
      • Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů.
      • Vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům, žádná řada opakovaní u aktivity neexistuje!!!).
      • Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech.
  • Pokud jsou na aktivitě připojeny položky skladu (záložka 7 - Položky), potom jsou i tyto položky zkopírovány do nové aktivity.
  • Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.
Přesun do jiné kategorie

BID194

  • Vyberete kategorii, do které chcete aktivitu přesunout. Standardně se v přehledu Kategorie aktivit nabízejí pouze kategorie firemních aktivit. Akcí Všechny kategorie (lze na ni nastavit práva) lze do přehledu zobrazit i kategorie QMS a přesunout aktivitu i do vybrané kategorie z těchto kategorií.
  • Pokud má kategorie, do které aktivitu přesouváte, nastaveno povinné generování zakázky, tak se nová zakázka vytvoří i k aktivitě, kterou přesouváte (z jiné) do této kategorie.
Odeslat e-mailem
  • Možnost odeslání mailové zprávy na kontakty uvedené v aktivitě.
  • V poli příloha lze vybrat dokumenty připojené k aktivitě.
  • Zprávu lze odeslat postupně - každému uživateli adresný mail, jako slepou kopii nebo jako adresnou kopii.
Připojené emaily
  • Tato volba umožňuje k aktivitě připojit libovolný počet emailů.
  • Pokud využijete podobnou funkci u emailu "Přehled vygenerovaných/připojených aktivit", tento email u dané aktivity uvidíte.
Podklady k fakturaci
  • K úkolům označených aktivit lze generovat podklady k fakturaci a následně vydanou fakturu.
  • Více naleznete ve článku Podklady k fakturaci.
Kalendáře vybrané a kalendáře vše
  • Pro vybrané / všechny aktivity (analogicky funguje i z přehledu úkolů) zobrazíte údaje v kalendáři (obdoba kalendáře z MS Outlook).
  • Údaje se zobrazují dle datumu a času zadaného jako začátek a konec aktivity (termínu zahájení a termínu splnění u úkolů), předmět aktivity je uveden v popisu kalendářového zobrazení.
    • Datumy jsou zobrazovány u těch aktivit (úkolů), které trvají pouze v rámci jednoho dne.
  • Dle atributů zadaných v kartě aktivity volbou Zdroje jsou záznamy v kalendáři (ne)zobrazeny / seskupeny.
    • Jsou to: Stav, Priorita, Kategorie, Řešitel-zaměstnanec, Zadavatel-zaměstnanec, Aktivity, Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo.
      • Vždy lze seskupit pouze dle jednoho vybraného zdroje - v pravé části zobrazeného kalendáře lze "odfiltrovat" události, které patří do daných typů zdroje
        • Typ zdroje - pokud je zdroj například "stav aktivity", tak typy zdroje jsou všechny stavy aktivit, které jsou pro zobrazované záznamy použity.
    • Pokud si ve firemních aktivitách zobrazíte kalendář aktivity (nebo úkolu) a zapnete si zobrazení zdrojů, tak se automaticky zatrhnou všechny typy zdroje.
      • Pokud je typů zdroje více, lze přes pravé tlačítko myši zobrazit menu s volbami: Označ všechny / Odznač všechny - pomocí těchto voleb lze zaškrtnout nebo odškrtnout všechny typy zdroje.
        • Po použití funkcionality Zdrojů jsou zobrazeny pouze takové aktivity, které jsou v označených zdrojích.
  • Přímo z kalendáře je možno zadat novou aktivitu volbou "Nový" přes pravé tlačítko myši.
  • Bližší informace o záznamu v kalendáři lze zjistit přímo z kalendáře a to tak, když nastavíte kurzor myši na událost v kalendáři.
    • Následně jsou zobrazeny informace o aktivitě/úkolu (od kdy do kdy událost trvá, kdo vedl jednání, předmět, popis a místo konání).
  • Dle nastavení v lokálních konstantách (Možnosti - Uživatelské konstanty-lokální - Firemní aktivity) v poli Maska zobrazovaných údajů v kalendáři aktivit se popis aktivity v kalendáři omezí na Vámi vybraná pole (v okně "Výběr specifikátorů vybraných polí").
    • Postupně vkládáte vybraná pole, která budou zobrazena v následujícím formátu:
      FIAKMaskaKalen.png
    • Mezi jednotlivá zobrazovaná pole lze v editoru vložit různé oddělující znaky, které zobrazení zpřehlední. Zápis může vypadat následovně:
      • <Predmet>---<IDKontaktJed>---<Autor>
  • Zobrazení v kalendáři bude vypadat takto:
    • Je použita maska zobrazení s oddělovacími znaky viz výše.
    • Je aktivováno seskupování dle zdrojů (jsou 2 rozdílné typy zdroje).
    • Je zobrazena volba pro označení / odznačení všech zdrojů.

FIAKzobrazeniKalen2.png

Plán aktivity (vybrané / vše)
  • Zobrazí přehled plánu, které jsou navázané k:
    • aktivitě, na které je kurzor {Plán aktivity...}
    • označeným aktivitám {Plán aktivity - vybrané...}
    • všem aktivitám {Plán aktivity- vše...}
  • Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.
    • Řešitel může být zaměstnanec, nebo kontaktní osoba (na jednom plánu může být uveden buď zaměstnanec, nebo kontaktní osoba - nikdy ne oba zároveň).
    • Při tvorbě plánu je nutné vybrat pro jaký úkol je plán určen (pole Úkol je nutné vyplnit, aby bylo možné plán uložit).
    • Pro plánování času jsou určeny atributy:
      • Naplánovat s hodnotami: Denně, Týdně, Měsíčně, Ročně
      • Počet hodin
      • Datum od
      • Datum do
  • V přehledu plánů je možné jednotlivé záznamy kopírovat volbou "Kopie".
Upozornění Plán může být navázaný na jinou aktivitu, než úkol, který je do plánu vybraný.
Upozornění Volba nový založí plán pro aktivitu, na které je kurzor (v případě, že jsou plány zobrazeny pro více označených aktivit).


Za obsah tohoto článku odpovídá Jan Žoček, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail