Účetní deník - Účetnictví

Z WikiOrange
Přejít na: navigace, hledání


Úvod

BID2


Účetní deník slouží zejména k pořizování účetních dokladů, které lze rozčlenit a uložit do přehledů podle jednotlivých druhů účetních dokladů., V těchto přehledech si účetní doklady můžete prohlížet, případně je v závislosti na stavu pořízení dokladů můžete opravovat nebo rušit. V účetním deníku jsou zobrazeny i doklady, které jsou pořízeny automatickým účtováním prvotních dokladů z jiných agend nebo které jsou naimportovány z textového souboru ve speciálním formátu.
Z přehledu Účetní deník se tisknou sestavy přehledu účetních dokladů (účetní deník), lze tisknout i formuláře jednotlivých účetních dokladů. Zobrazený přehled Účetní deník si můžete přizpůsobit dle vašich potřeb (viz kapitola Nastav).

Přehled Účetní deník

Přehled Účetní deník otevřete z volby hlavní nabídky - Účetnictví - Účetní deník. Druh dokladu se vám nabídne podle toho, který máte přednastaven v přehledu Druhů dokladů pomocí volby místní nabídky Přednastavení tohoto druhu dokladu (viz kapitola Číselník druhů účetních dokladů). Pokud druh účetního dokladu nebude přednastaven, nabídne se vám přehled všech Druhů účetních dokladů. Zde vyberete požadovaný druh účetního dokladu a přenesete stiskem tlačítka Výběr druhu účetního dokladu nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>.

V tomto přehledu jsou zobrazeny doklady aktuálního období. Pokud budete chtít zobrazit přehled účetních dokladů jiného období, poklepete na ikonu období ve stavovém řádku, otevře se přehled Období (viz kapitola Období) a poklepáním na řádek přehledu s požadovaným obdobím nebo tlačítkem Výběr období dané období zaktivujete. Tímto se otevře přehled Účetní deník v daném období.

Přehled Účetní deník


V přehledu Účetní deník vidíte jednotlivé řádky přehledu. Každý řádek přehledu je jeden řádek účetního zápisu (jeden řádek účetního zápisu představuje veškeré účetní údaje - číslo účtu, strana účetního zápisu, částka, datumy, útvar, zakázka, organizace atd.), které se vztahují k jednomu účtu.


Na formuláři pro pořízení účetního dokladu se pořizuje postupně každá strana účetního zápisu – Má dáti a Dal – zvlášť. Pro jednoduchý podvojný zápis, kdy je účtováno na straně Má dáti stejná částka jako na straně Dal, je třeba v programu Helios Orange pořídit dva řádky - pro každou stranu zvlášť.

Pro práci s přehledem používáte volby dostupné v Pásu karet a to na kartě Přehled nebo Akce.

Pás karet - Akce

Přehled Účetní deník - Pás karet

Smazat doklad

Pokud chcete zrušit celý doklad, případně více dokladů, označíte rušený doklad (rušené doklady) v přehledu účetních dokladů a kliknutím na volbu Smazat doklad (zrušení celého dokladu). Další možností ke spuštění této akce je stisk kombinace kláves <Ctrl><Alt><D>. Objeví se okno s dotazem:


Opravdu si přejete smazat všechny vybrané doklady?

Nebo v případě výběru jediného dokladu:


Opravdu si přejete smazat aktuální doklad?

Pro zrušení označeného dokladu (označených dokladů) potvrdíte dotaz stiskem tlačítka Ano, stiskem tlačítka Ne nebo Storno se zrušení neprovede.

Změna rozpracovanosti

Z hlediska chování účetních dokladů se rozlišují 3 fáze rozpracovanosti. Jednotlivé fáze rozpracovanosti se liší tím, zda se doklady promítají do stavů účtů a saldokonta, a zda je možno je editovat, případně rušit.

    • Fáze rozpracovanosti pořízeno - nejnižší fází rozpracovanosti je stav pořízeno. Účetní zápisy na těchto dokladech se nepromítají do salda, stavů účtů a do DPH. Účetní doklady lze opravovat a rušit. Účetní doklad nemusí být vyrovnaný.
    • Fáze rozpracovanosti účtováno - prostřední fází rozpracovanosti je stav účtováno. Účetní zápisy na těchto dokladech se promítají do salda, stavů účtů a DPH. Účetní doklady lze opravovat. Nelze rušit (mazat) jednotlivé řádky účetních dokladů. Účetní doklad musí být vyrovnaný z hlediska obratů stran Má dáti a Dal, pokud není povoleno v Konfiguraci účetnictví ve fázi účtováno mít i nevyrovnané účetní zápisy.
    • Fáze rozpracovanosti uzavřeno - nejvyšší fází rozpracovanosti je stav uzavřeno. Účetní zápisy na těchto dokladech se promítají do salda, stavů účtů a do DPH. Účetní doklady nelze opravovat a rušit. (Je-li třeba doklad opravit, je nutno ho převést do nižší fáze - tj. min. do fáze účtováno.)

Změna fáze rozpracovanosti se provádí následujícím způsobem:
Označíte doklad (doklady), u kterých chcete změnit fázi rozpracovanosti. Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete menu místní nabídky a vyberete volbu Změna rozpracovanosti. Otevře se dialogové okno Změna rozpracovanosti:

Zmena rozpracovanosti2.png

V levé části okna zatržením označíte fáze rozpracovanosti, ze které chcete převádět (jednu nebo dvě, tj.původní výchozí fáze) a v pravé části označíte požadovanou fázi rozpracovanosti, do které chcete doklady převést. (Pokud měníte rozpracovanost jen na jednom dokladu, levou stranu okna neměníte.) Volbu potvrdíte stiskem klávesy OK. Průběh změny rozpracovanosti bude dokumentován v procesním oknu, kde budou vypsány případné chyby. Potvrzením tlačítka Konec akci změny fáze rozpracovanosti dokončíte.

Hromadné změny

Touto volbou můžete změnit údaje hromadně u označených řádků. V prvním sloupci je název položky, která se má změnit (nutno zaškrtnout). Je možno změnit tyto položky:

  • Datum případu
  • Datum salda
  • Datum splatnosti
  • Účet
  • Účet DPH
  • DUZP
  • Datum doručení
  • Uplatnění DPH
  • Číslo organizace
  • Párovací znak
  • Útvar
  • Číslo zakázky
  • Zaměstnanec
  • Nákladový okruh
  • Vozidlo
  • Text
  • Organizace 2 (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace)
  • Typ změny (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace)
  • Údaj příjmy a výdaje (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace)
  • Daňový klíč (při použití funkcionality Daňových klíčů)
  • Země DPH (při použití funkcionality Daňových klíčů)

V druhém sloupci je potřeba zadat nové hodnoty daných položek. U většiny položek máte možnost použít návazný číselník, případně kalendář.


Pouze aktuální řádek - toto zaškrtávací pole určuje, zda se má změna provést pro všechny označené řádky nebo pouze pro řádek, na kterém je nastaven kurzor.

Potvrzením tlačítka OK bude provedena změna dle zadaných podmínek, potvrzením tlačítka Storno budete vráceni zpět do přehledu dokladů beze změny.

Při změně je prováděna kontrola na:

  • období
  • období stavu
  • kalendářní období
  • blokování záznamu (někdo jiný edituje daný záznam)
  • uzavřenost dokladu
Upozornění V případě, že řádek tvoří zaarchivované saldo nebo spadá do zápočtu, lze měnit pouze pole, které nemají na saldo/zápočet vliv.

Hromadné změny podléhají těmto pravidlům :

  • je-li požadována změna účtu, musí být účet zadán
  • je-li požadována změna druhu datumu na splatno/uhrazeno, musí být zadáno datum splatnosti
  • je-li požadována změna druhu datumu na "není", nesmí být zadáno datum splatnosti (na řádku s datumem musí být označena volba Změnit na "ANO")
  • je-li požadována pouze změna z druhu data "splatno" na druh data "uhrazeno" (nebo obráceně), ale datum ponechat původní, stačí provést pouze změnu druhu data
  • je-li požadována změna uplatnění DPH "není" na konkrétní období, musí být zadáno DUZP
  • je-li požadována změna uplatnění DPH na "není", nesmí být zadáno DUZP
UD hrom zmeny.png

Zobrazení zdrojového dokladu

Pokud účetní doklad vznikl zaúčtováním z jiného modulu - např. Fakturace, Majetek, Leasing, Sklady touto volbou zobrazíte doklad, ze kterého zaúčtování vzniklo.

Kopie, storno, oprava pro SH nebo KH

Kopie dokladu

Pomocí této funkce můžete vygenerovat kopii, storno nebo kopii a storno zároveň. Kopie se bude vytvářet podle dokladu a řádku, na kterém je nastaven kurzor. Budou vytvořeny všechny řádky dokladu.

Kopie ucdokl.png


Nejprve bude zobrazena obrazovka s parametry pro nový doklad, které jsou přednabídnuty podle výchozího dokladu, můžete změnit. V parametru Změna organizace můžete vybírat z voleb: "Neměnit" ... organizace na kopii zůstává zachována původní "Změnit" ... organizace na kopii je nahrazena zadanou organizací včetně DIČ "Zrušit" ... organizace na kopii je zrušena Výchozí nastavení : Neměnit Při nastavení "Změnit" je zadání organizace povinné. Při nastavení "Neměnit" a "Zrušit" jsou pole pro zadání organizace a DIČ prázdná a nepřístupná. Platí pouze pro kopii jednoho účetního dokladu.

Po potvrzení tlačítkem OK bude vytvořen nový doklad.

Pokud na nabídnuté obrazovce vyberete Storno, bude vygenerován doklad, kde částky původního dokladu budou záporné.

Pokud vyberete Kopie a storno vytvoří se jeden doklad v němž budou řádky storna (původní doklad mínusem) a nové řádky kladné.

Pokud bude označeno více dokladů, bude provedena hromadná kopie dokladů. V nabídnuté obrazovce pro zadání parametrů kopie bude navíc přístupné zaškrtávací pole Časový posun dokladů. Po jeho zaškrtnutí budou ve spodní části přístupné údaje, podle kterých se následně vygenerují nové doklady. Časově můžete kopie odsunout dle počtu dnů nebo dle počtu měsíců, popř. jejich kombinací.

Oprava dokladu pro kontrolní hlášení

Akci je možné spustit jen z řádku dokladu obsahující DUZP a vstupujícího do uzavřeného Kontrolního hlášení. Akce vyžaduje potvrzení heslem. V následném editoru lze zadat datum případu, vybrat období DPH a určit, zda se jedná o kopii a storno nebo jen storno. Jestliže není zaškrtnuta volba "Storno", je zobrazen další editor, který umožňuje zadání údajů pro KH DPH do nové části dokladu.

KH opr dokl.png

Systém zkopíruje zdrojový doklad a vytvoří Storno část (částky mínusem) a případně i novou část (částky plusem). Doklad je otevřen do editace (pokud není přehled zafiltrován). V rámci vytvoření kopie je i rozkopírování údajů pro kontrolní hlášení (organizace + DIČ, evidenční číslo daň.dokladu a kontaktní osoby) na jednotlivé daňové řádky doklady (kde nejsou údaje zadány) pro jednodušší následné úpravy.

Oprava dokladu pro SH (souhrnné hlášení)

Volbu je možné spustit jen z řádku účetního dokladu obsahujícím DUZP (aby systém mohl nabídnout vhodné nové období DPH). Po potvrzení heslem je nabídnuto nové (dodatečné) období DPH. Akce vytvoří kopii dokladu, na kterém je nastaven kurzor. Tento nový doklad obsahuje současně kopii i storno původního dokladu. Storno dokladu slouží ke zrušení původního stavu dokladu. Kopie slouží pro opravu dokladu pro SH. Storno dokladu se tedy nesmí opravovat a mělo by se zachovat ve stavu, jak ho systém vygeneroval. V kopii dokladu lze provádět požadované opravy pro SH - tedy opravy : Organizace, DIČ, účtu a částky.

Storno (zrušení) dokladu se provede také pomocí akce "Oprava dokladu pro SH". V editační obrazovce akce se navíc zatrhne příznak Storno. Akci je možné spustit jen z řádku účetního dokladu obsahujícím DUZP (aby systém mohl nabídnout vhodné nové období DPH). Po potvrzení heslem je nabídnuto nové (dodatečné) období DPH. Akce vytvoří storno dokladu. Storno dokladu slouží ke zrušení původního stavu dokladu.Storno dokladu se tedy neopravuje a mělo by se zachovat ve stavu, jak ho systém vygeneroval. Doklad musí být minimálně ve fázi účtováno.


Změny

V nabídce jsou sdruženy akce, pomocí kterých je možno provádět změny na dokladech, aniž by se musel doklad otevírat a opravovat ručně. Ve většině případů tyto akce využijete pro změny na více označených dokladech.

Přiřazení období DPH ve vybraných záznamech

Akce je neaktivní, je-li nastaveno, že nejsem plátcem DPH.

Po potvrzení této nabídky je nutno zadat heslo a následně je zobrazena tabulka, kde vyplňujete způsob přiřazení.

Přiřazení období DPH

Prirazeni obd DPH.png


Pokud vyberete volbu Období DPH dle účetních pravidel, systém dosazuje období DPH sám. Zvolíte -li volbu Přepsat období DPH, můžete si vybrat sami konkrétní období.

Po ukončení akce je zobrazeno okno s výsledky, mohou nastat následující chybové stavy:

Nelze přiřadit období DPH - chybí DUZP nebo daň.účet nebo není k dispozici vhodné období DPH Období DPH již zadáno - v případě bez přepisu Původní období DPH uzavřeno - v případě s přepisem

Hromadná změna údajů pro kontrolní hlášení

U označených dokladů lze hromadně doplnit údaje týkající se kontrolního hlášení:

Opr ucdokl KH.png

Platí tato pravidla:

Změna DIČ
a) změnu DIČ je možné zadat pouze při současně zadané organizaci (je zaškrtnuto Organizace)
b) DIČ lze vybrat jen patřící zadané organizaci
c) je-li zadáno DIČ, musí být zadána organizace, jinak systém zahlásí chybu
d) není-li zadáno DIČ a je zadána organizace, systém zároveň mění DIČ - buď doplní DIČ, které je přímo zadáno na organizaci nebo jednoznačné ze seznamu DIČ k dané organizaci s nastavením příznaku "Aktuální" nebo "Aktuální pro neplátce" (původní funkcionalita)
e) současným zadáním organizace a DIČ lze tedy určit, které DIČ bude zapsáno na účetní doklady

Párovací znak
Pokud je zaškrtnuto Evidenční číslo daňového dokladu zpřístupní se řádek:
Vyplnit PZ dle evidenčního čísla - s výběrem voleb:

  • Neměnit - výchozí, PZ ponechá beze změny bez ohledu, zda je PZ vyplněn nebo ne
  • Doplnit podle evid.čísla daň.dokladu - když bude PZ nevyplněn, doplní se podle evid.čísla daň.dokladu
  • Přepsat podle evid.čísla daň.dokladu - bez ohledu, zda je PZ vyplněn nebo ne, do PZ doplni podle evid.čísla daň.dokladu

Aktualizace daňových dokladů dle kurzů

Akce přepočítá hodnoty DPH na účetních dokladech spadajících do daného období DPH dle aktuálně vyplněného kurzovního lístku a DUZP.


Změna kurzu DPH

Spuštění této akce je podmíněno zadáním hesla. Provede změnu kurzu pro výpočet DPH na vybraných záznamech.

Hromadná změna údajů pro výkaz MOSS

Nad označenými řádky lze doplnit údaje pro MOSS:

Hr zm moss.png

Přiřazení období stavu ve vybraných záznamech

Po potvrzení této nabídky je nutno zadat heslo a následně je zobrazena tabulka, kde vyplňujete způsob přiřazení.

Zm obd stavu.png

Změna čísla dokladu

Pokud chcete změnit číslo dokladu v účetním deníku, vyberete tuto volbu. Zobrazí se okno, kde se vám nabídne první volné číslo dokladu v daném druhu účetních dokladů. Toto číslo můžete dle potřeby přepsat. Pokud budete chtít sloučit dva doklady do jednoho čísla, zadáte číslo dokladu, ke kterému se má doklad přiřadit, řádky budou přečíslovány dle nového dokladu. Je také umožněno rozdělení dokladů.

- není-li označen žádný řádek, akce je provedena pro celý doklad
- jsou-li označeny řádky z jednoho dokladu, je akce provedena pro tyto řádky
- jsou-li označeny řádky z více dokladů, není akce provedena
- je-li zadáno stejné číslo dokladu jako bylo původní, není akce provedena
- je-li zadáno chybné číslo dokladu (<0 nebo znaky], není akce provedena
- vzniká-li nový doklad, řádky nejsou přečíslovány

Akci lze provést jen ve fázi Pořízeno.

Příklad Doklad číslo 10 s řádky 1,2,3 chcete sloučit s dokladem číslo 9 s řádky 1,2. Akci Změna čísla dokladu spustíte nad dokladem 10, do zobrazeného okna zadáte číslo 9. Výsledný doklad bude mít číslo 9 a řádky 1,2,3,4,5.

Doplnění datumu párování

Po potvrzení této nabídky se zobrazí formulář pro zadání podmínek doplnění datumu:

  • Datum párování salda - možno zadat pouze při nezaškrtnuté volbě Automatem
  • Automatem - zda-li doplnit datum párování automaticky systémem nebo zadat ručně.

Automaticky znamená:

    • pokud má účetní řádek vyplněn druh data = datum splatnosti (tzn.pro faktury) - do datumu párování se vyplní datum splatnosti
    • pokud má účetní řádek vyplněn druh data = datum úhrady (tzn.pro úhrady) - systém dohledé odpovídající nezaplacenou fakturu a z ní datum párování přenese (stejná funkce jako v editoru zadání datumu párování v editoru deníku, tlačítko Přenos ze Salda)
  • Přepsat - zda pouze doplnit nevyplněné datumy párování nebo přepsat všechny. Akce doplní nebo přepíše příslušné datum párování na označené účetní řádky.

Doplnění se neprovede pokud :
- účetní doklad je uzavřen
- uzavřeno období
- uzavřeno období stavu
- uzavřeno kalendářní období
- účetní řádek je navázán na archivní saldo
- účetní řádek je navázán na zápočet nad saldem
- uživatel nemá právo zápisu do DUD
- účetní řádek není saldokontní
- účetní řádek nespadá do žádného salda, které je párováno dle datumu
- datum párování je již zadáno (pouze při nezatržené volbě Přepsat)
- nenalezena odpovídající faktura (pouze pro úhrady a při zvolené volbě Automatem)


Setřesení čísel řádků dokladů

Tato funkce se používá, pokud v řadě řádků daného dokladu jsou mezery. (např. 2, 4, 5, 8). Dojde ke srovnání číselné řady řádků dokladu od 1 dále. Např. na dokladu s řádky č. 2, 4, 5, 8, se setřesením přečíslují na 1, 2, 3, 4.


Přesun dokladů do jiného DUD

Pomocí této nabídky máte možnost přesunout označené doklady z aktuálního DUD (druhu účetního dokladu) do jiného. Po potvrzení této nabídky se zobrazí formulář pro zadání podmínek přesunu.

Cílový druh dokladu - určení, do které druhu dokladu budou doklady přesunuty. Pomocným tlačítkem máte možnost vstoupit do číselníku a vybraný DUD přenést.

Přečíslovat doklady - volba, zda se mají doklady v cílovém DUD přečíslovat.

Změnit rozpracovanost dle cílového DUD - volba, zda se mají doklady v cílovém DUD nastavit dle typu rozpracovanosti určeném v typu druhu dokladu.

Vyplněné podmínky potvrdíte tlačítkem OK a doklady budou přeneseny. Potvrzením tlačítka Storno doklady přeneseny nebudou a budete vráceni zpět do přehledu.

Pás karet - Přehled

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Jana Půrová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail