Dovolená 2021 - Poradna (CZ)

Od 1.1.2021 dochází k zásadním změnám ve výpočtu nároku na dovolenou a jejímu čerpání. Na tuto změnu se intenzivně připravujeme. Některé úpravy jsou již zahrnuty v aktuální verzi (viz Mzdy (CZ) - Změny 2020), další úpravy připravujeme do prosincové verze. Informace budeme postupně doplňovat a aktualizovat.

Základní informace

• Dovolená bude nově evidována v hodinách, nikoliv ve dnech.
• Nejkratší jednotkou pro čerpání dovolené je půl dne (půl směny) (výjimka je při ukončení PP, kdy je možné dočerpat zbývající hodiny). Za dobu dovolené se zaměstnanci odečte tolik hodin dovolené, kolik připadlo na konkrétní směnu.
• Od ledna 2021 bude existovat pouze dovolená za kalendářní rok nebo za poměrnou část kalendářního roku (již nebude existovat dovolená za odpracované dny).
• Nebude docházet ke krácení za omluvenou absenci (nejčastěji krácení za nemoc). Nově lze krátit dovolenou (není povinnost) pouze za neomluvenou absenci (o počet neomluveně zameškaných hodin, hodiny za jednotlivé směny se sčítají)
• Nově bude možné písemně požádat o převedení nevybrané dovolené nad 4 týdny (nebo nad 6 týdnů u pedagogických pracovníků) do následujícího roku.
• Nevybranou dovolenou je možné proplácet pouze při odchodu, nikdy jindy, neexistují výjimky.
• Zůstává zachována možnost „refundovat“ dovolenou (komunikace mezi starým a novým zaměstnavatelem).

Vznik a výše nároku na dovolenou

Nárok na dovolenou za kalendářní rok vznikne tehdy, pokud:

• Pracovní poměr trval celý kalendářní rok

..... A zároveň

• Zaměstnanec „vykonával“ práci 52 týdnů v roce

Předpokládáme, že pracovní poměr zaměstnance trval celý rok a zaměstnanec "pracoval" celý rok. Zjednodušený vzorec pro výpočet nároku na dovolenou bude Týdenní úvazek x Výměra.

V případě plného úvazku bude při 40ti hodinové týdenní pracovní době a výměře 5 týdnů dovolené nárok na dovolenou ve výši 40 x 5 = 200 hodin. V případě částečného úvazku bude při 20ti hodinové týdenní pracovní době a výměře 5 týdnů dovolené nárok na dovolenou ve výši 20 x 5 = 100 hodin.

Nárok na dovolenou za poměrnou část kalendářního roku vznikne tehdy, pokud:

• Pracovní poměr trval alespoň 4 týdny

..... A zároveň

• Zaměstnanec „vykonával“ práci alespoň 4 týdny v roce

Obecný vzorec pro výpočet nároku je (Odpracované hodiny / Týdenní úvazek) x (Týdenní úvazek / 52) x Výměra, kde:

• (Odpracované hodiny / Týdenní úvazek) - jedná se o celé násobky týdenního úvazku (podíl zaokrouhlujeme dolů - viz příklad níže)
• Odpracované hodiny zahrnují:
  • Skutečně odpracované hodiny
  • Hodiny výkonu práce
  • Hodiny, které nejsou výkonem práce
• Týdenní úvazek (TÚ) – týdenní úvazek zadaný ve Mzdových údajích
• Výměra – počet týdnů dovolené, na kterou má zaměstnanec v roce nárok

Zaměstnanec nastoupil do PP 30.9.2021 a jeho týdenní úvazek je 40 hodin týdně. Odpracoval 529 hodin. Výměra činí 5 týdnů. Nárok na dovolenou bude: 529 / 40 * 40 / 52 * 5 = 50. Zaměstnanec má nárok na 50 hodin dovolené. Rozpad výpočtu z hlediska zaokrouhlování: 529 / 40 = 13,225 = 13 (výslednou hodnotu zaokrouhlujeme vždy na celé dolu, zohledňují se celé odpracované týdny) 40 / 52 * 5 = 0,7692307692307692 * 5 = 3,846153846153846 (zde žádnou z hodnot nezaokrouhlujeme) 13 * 3,846153846153846 = 50 (výslednou hodnotu zaokrouhlujeme vždy na celé nahoru)

Dny výkonu práce

• situace, kdy zaměstnanec práci nekoná, ale přesto je jeho nepřítomnost posuzována jako výkon práce (Překážky v práci, Dovolená, Mateřská dovolená, Neplacené volno za přesčas, Neplacené volno za svátek, Svátek, za který se mzda nekrátí)
• hodiny výkonu práce jsou do „odpracovaných“ hodin započítávány v plném rozsahu

Dny NEvýkonu práce

• jedná se o doby, které se doposud nezapočítávaly jako výkon práce
• situace, kdy zaměstnanec práci nekoná, ale přesto je jeho nepřítomnost posuzována jako „odpracovaná“ (Nemocenská (mimo pracovního úrazu), Karanténa, Rodičovská dovolená, Jiné důležité osobní překážky v práci, např. neplacené volno na žádost zaměstnance)
• hodiny NEvýkonu práce jsou do „odpracovaných“ hodin započítávány do výše 20ti násobku TÚ, ale pouze tehdy, jestliže mimo tyto doby zaměstnanec odpracoval alespoň 12ti násobek TÚ (skutečně odpracovaná doba nebo doby výkonu práce)

Změna týdenního úvazku v průběhu roku

Pokud dojde ke změně týdenního úvazku v průběhu roku, je nutné nárok na dovolenou přepočítat poměrně k tomuto rozložení týdenních úvazků - přepočítáváme na průměrný počet týdnů, který dále používáme pro výpočet (rozhodující pro určení poměru jsou kalendářní dny).

Zaměstnanec pracoval: od 1.1. – 30.4. na 40ti hodinový týdenní úvazek = 120 kalendářní dnů x 40 = 4 800 od 1.5. – 31.12. na 30ti hodinový týdenní úvazek = 245 kalendářních dnů x 30 = 7 350 Celkem: 365 kalendářních dnů a 12 150 hodin Průměrný TÚ je pak 12 150 / 365 = 33, 287

Dovolená 2021 v HELIOS Orange

Podrobné informace k nastavení v systému HELIOS Orange a vysvětlení jednotlivých položek najdete v dokumentu Dovolena_zmeny_2021.docx.

V dokumentu Dovolena_2021_priklady.docx nejdete některé konkrétní příklady k dovolené převedené z roku 2020 a k nové dovolené v roce 2021.

Změny v editorech a přehledech

Editor Mzdové údaje

Byly provedeny změny na záložce 4 - Dovolená:

• došlo ke změně vybraných atributů a ke vzniku nových atributů, některé atributy byly odstraněny
• atributy, které nově obsahují hodiny místo dnů, se zobrazují na 2 desetinná místa místo původního 1 desetinného místa
• atributy jsou opatřeny řádnými hinty (tj. bublinovou nápovědou, která se zobrazí poté, co se na atributu zastavíte myší)

Pro kontrolu určení základního nároku na dovolenou vznikl nový kontrolní přehled Základní nárok na dovolenou, do kterého se dostanete kliknutím na tlačítko "tři tečky" u výměry dovolené určené v týdnech v části Základní nárok.

Při změně hodnot atributů se přepočítávají nároky i zůstatky dovolené.

Nově se přepočet nároku a zůstatku dovolené aktivuje i po změně údajů v sekci Vynětí z ES.

V souvislosti s úpravou dovolené pro rok 2021 byly provedeny změny i v dalších přehledech a akcích systému HELIOS Orange. Popis příslušných změn najde v dokumentu na odkazu výše.

Převod zůstatků dovolené z roku 2020

Zůstatky dovolené z roku 2020 bude stejně jako v předchozích letech převádět prosincová uzávěrka. Převod zůstatků do roku 2021 proběhne takto:

• V lednu 2021 nastaví nový atribut Zůstatek z minulých let ve dnech (DovZustMR_DplUdaj) na hodnotu zůstatku dovolené v BR ve dnech z prosince 2020. Atribut bude možné v roce 2021 v případě potřeby editovat, v následujících letech bude jeho hodnota prázdná!
• Původní atribut Zůstatek dovolené z minulých let v hodinách (DovZustatekMR) pak naplní "zprůměrovanou" hodnotou tohoto zůstatku v hodinách.

"Zprůměrovanou" hodnotu určíme ze zůstatku ve dnech přepočtem přes týdenní úvazek a počet dnů v týdnu z osobního kalendáře zaměstnance pro rok 2021. Pokud není nalezen osobní kalendář, pokusí se program údaj dopočítat z obecného kalendáře.

Zůstatek z minulých let je 4 dny. Výpočet v hodinách bude určen takto: 40 (týdenní úvazek) / 5 (počet pracovních dnů) * 4 (zůstatek z ML) = 32 hodin''

V případě, že nemáte v roce 2020 správně nastavené mzdové kalendáře z hlediska týdenního úvazku nebo kdyby výše uvedený výpočet nepostihl všechny případy ve firmě, můžete hodnoty zůstatku v hodinách i ve dnech ručně upravit.

Čerpání dovolené a nastavení mzdového kalendáře

Zadávání čerpání dovolené ve Výpočtu mzdy (případně do předzpracování ručně i importem) se nemění a je nadále možný přes distribuční mzdové složky MS 210 Dovolená a MS 211 Dovolená – hodiny (bez ohledu na to, zda se jedná o dovolenou za minulé roky nebo dovolenou za rok 2021).

Z hlediska proplácení a čerpání dovolené se bude HELIOS Orange řídit osobním mzdovým kalendářem (podle toho, kolik hodin bude v daném intervalu nastaveno v osobním kalendáři na jednotlivých pracovních dnech, provede proplacení a čerpání dovolené v hodinách).

Je třeba dát pozor na případy, kdy používáte nepravidelné/nerovnoměrné kalendáře a není možné nebo je příliš komplikované nastavit správně hodiny na jednotlivých pracovních dnech v osobním kalendáři zaměstnanců. Od roku 2021 není možné brát pro výpočet dovolené 8mihodinový „průměrný“ denní úvazek. Zde není možné použít MS 210 Dovolená, ale bude nutné použít MS 211 Dovolená – hodiny.

Atributy v oblasti Výpočet mzdy (Proplácení ZM, Čerpání dovolené a Proplácení dovolené) v definici mzdového kalendáře již nebudou mít na čerpání a proplácení dovolené vliv.

V případě ukončení pracovního poměru je výjimka z ustanovení, že nejkratší jednotkou pro čerpání dovolené je půl dne (půl směny). V případě ukončení PP je možné dočerpat i méně hodin než odpovídá půlce dne (směny). Pokud např. zaměstnanci zbývá 13 hodin dovolené a jeho pracovní doba je 8 hodin denně, můžete zadat čerpání přes MS 210 Dovolená tak, že na 1. MS 210 den dáte celý den, tj. 8 hodin a na 2. MS 210 zadáte celý den, ale upravíte hodiny, tj. zadáte zbývajících 5 hodin. Pokud používáte MS 211 Dovolená - hodiny, zadáte celých 13 hodin.

Výplatní lístek

Na výplatním lístku je zobrazen primárné nárok v hodinách, v závorce je pak orientační nárok i ve dnech.

Na Výplatním lístku je napsáno, že se jedná o orientační výpočet! Tento výpočet provádíme tak, že bereme denní úvazek z hlavičky kalendáře, případně je tento úvazek zkrácený procentem zadaným v hlavičce kalendáře u NPD. Nezohledňujeme denní úvazky v osobním kalendáři zaměstnance (např. kdyby zaměstnanec měl každý den jiný hodinový úvazek)

Vzhledem k výše uvedenému tedy skutečně dojde k tomu, že systém k výpočtu dnů posoudí denní úvazek v hlavičce kalendáře a procento úvazku. Tuto hodnotu použije k přepočtu na dny. To, že některý den v týdnu je označen jako nepracovní den, respektive hodiny jednotlivých dnů v kalendáři neposuzuje.